Softphone là gì? hoạt động như thế nào? ưu, nhược điểm và lợi ích
Softphone là gì? hoạt động như thế nào? ưu, nhược điểm và lợi ích

Số liệu thống kê gần đây về dịch vụ khách hàng cho thấy việc không thể nói chuyện với nhân viên hỗ trợ trực tiếp qua điện thoại là nguyên nhân số một gây thất vọng cho người tiêu dùng.

Trong khi phản hồi bằng giọng nói tương tác của Voice over Internet Protocol (IVR) và người trả lời tự động qua điện thoại chắc chắn có giá trị của chúng, nhưng điện thoại mềm giúp tăng tính khả dụng của nhân viên trong khi cung cấp sự linh hoạt về địa lý.

Với ứng dụng softphone, nhân viên không còn phải bó buộc vào bàn làm việc khi chờ một cuộc gọi quan trọng. Thay vào đó, họ có thể kết nối với nhau và khách hàng trên nhiều thiết bị.

Softphone là gì?

Softphone là gì? hoạt động như thế nào? ưu, nhược điểm và lợi ích

Softphone là một ứng dụng độc lập, có thể tải xuống cho phép người dùng thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại qua Internet. Giao diện Softphone thường trông giống như một bàn phím quay số điện thoại truyền thống, nhưng cũng hiển thị thông tin bổ sung về danh tính của người gọi, thông tin liên hệ, lịch sử khách hàng,…

Ngoài chức năng gọi điện, softphones cho phép người dùng truy cập tất cả các tính năng khác có trong gói dịch vụ điện thoại VoIP của họ trong một bảng điều khiển duy nhất. Các tính năng này có thể bao gồm hội nghị truyền hình, công cụ nhắn tin nhóm và phân tích hoạt động cuộc gọi gần đây. Softphone không phải là một sản phẩm độc lập, nó được kết nối trực tiếp với hệ thống điện thoại doanh nghiệp VoIP của bạn.

Các nền tảng UCaaS và các nhà cung cấp hệ thống điện thoại VoIP dành cho doanh nghiệp cung cấp các tính năng softphone như một phần của gói truyền thông của họ và hầu hết đều tương thích với các thiết bị Mac, Microsoft, iOS và Android. Bạn cũng có thể thực hiện cuộc gọi VoIP qua nhiều trình duyệt web như Google Chrome, Safari và Firefox.

Các tính năng hàng đầu của Softphone

Softphone là gì? hoạt động như thế nào? ưu, nhược điểm và lợi ích

Khi đánh giá các nhà cung cấp truyền thông doanh nghiệp tiềm năng, có một số tính năng chính cần tìm để cải thiện thông tin liên lạc từ xa. Các tính năng phần mềm hàng đầu của điện thoại bao gồm:

  • Sự hiện diện (cho biết sự sẵn sàng của nhân viên)
  • Nhắn tin trò chuyện thời gian thực
  • Khả năng hội thảo âm thanh
  • Cuộc gọi điện video và chia sẻ màn hình
  • Chuyển tiếp cuộc gọi từ xa
  • Thu âm cuộc gọi
  • Ứng dụng di động
  • Chuyển hướng cuộc gọi
  • Người trả lời tự động
  • Thư thoại
  • ID người gọi
  • Định tuyến cuộc gọi đến
  • Tắt tiếng và giữ cuộc gọi
  • Thư thoại
  • Chia sẻ danh sách liên hệ
  • Thông báo trực tiếp
  • Khả năng quay số tự động
  • Tích hợp CRM
  • Kéo và thả chuyển cuộc gọi

>> XEM THÊM: 5 phần mềm Cold Calling hàng đầu thế giới

Lợi ích của việc sử dụng điện thoại mềm

Softphone là gì? hoạt động như thế nào? ưu, nhược điểm và lợi ích

Một trong những điều tốt nhất khi sử dụng điện thoại mềm là tiết kiệm chi phí.

Đặc biệt nếu bạn đã có nhà cung cấp thoại qua IP, việc thêm các tính năng của softphone vào gói của bạn (nếu chưa được bao gồm) sẽ không tốn kém và các ứng dụng softphone độc lập thường có giá không quá 50 đô la mỗi tháng.

Thêm vào đó, vì softphone được trang bị để xử lý các cuộc gọi hội nghị bằng âm thanh và trong nhiều trường hợp là hội nghị truyền hình, bạn sẽ không cần phải trả tiền cho các tính năng bổ sung và phần cứng phòng họp đắt tiền nữa.

Nhưng có những lợi ích khác ngoài tiết kiệm chi phí, đặc biệt là đối với lực lượng lao động từ xa lớn hiện nay. Những lợi ích này bao gồm:

  • Dễ sử dụng, giao diện trực quan
  • Hoạt động với phần cứng hiện có
  • Khả năng tương thích với nhiều thiết bị và nhiều trình duyệt
  • Không cần đường dây điện thoại chuyên dụng
  • Cấu trúc định giá theo tầng chi phí thấp lý tưởng cho các doanh nghiệp mới hoặc nhỏ
  • Sự linh hoạt về địa lý, kể cả khi đi công tác
  • Vị trí trung tâm cho thông tin khách hàng chính
  • Sự hiện diện của nhân viên nhiều hơn / nhất quán hơn
  • Dễ dàng nâng cấp phần mềm
  • Tích hợp ứng dụng phần mềm CRM
  • Bằng chứng trong tương lai, nâng cấp dễ dàng cài đặt
  • Loại bỏ nhu cầu về điện thoại vật lý
  • Các tính năng nâng cao cải thiện khả năng cộng tác nhóm
  • Quá trình thiết lập nhanh chóng
  • Tăng tính riêng tư cho số điện thoại (không cần cung cấp số điện thoại thông minh cá nhân)
  • Thêm đường dây điện thoại thông qua cổng trực tuyến
  • Dịch vụ khách hàng hợp lý
  • Gọi điện video từ mọi thiết bị

Nhược điểm của Softphones

Vấn đề lớn nhất là khả năng thực hiện và nhận các cuộc gọi đến và đi phụ thuộc hoàn toàn vào kết nối Internet của bạn. Điều này có nghĩa là mất điện, bão hoặc đơn giản là băng thông hiện tại của bạn sẽ ảnh hưởng đến chất lượng âm thanh và tính khả dụng tổng thể. Vì lý do này, bạn có thể muốn có một hệ thống điện thoại truyền thống dự phòng trong văn phòng của mình, mặc dù bạn cũng có thể dựa vào thiết bị di động của mình để thực hiện các cuộc gọi đi.

Khi đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ truyền thông hợp nhất, bạn sẽ phát hiện ra rằng hầu hết các nhà cung cấp Giao thức Thoại qua Internet đều cung cấp các tính năng của softphone như một phần trong gói tổng thể của họ. Tuy nhiên, điều này có nghĩa là một khoản chi phí trả trước cộng thêm. Nhưng, như đã đề cập trước đó, điện thoại ảo sẽ làm giảm chi phí hoạt động kinh doanh tổng thể trong dài hạn.

Share:
X