Hội nghị trực tuyến (teleconference) là gì?

Hội nghị trực tuyến (Teleconference) là cuộc họp thông qua các phần mềm, web hội nghị truyền hình, các thiết bị điện thoại, máy tính thông minh qua môi trường internet. Điều này giup giảm thiểu chi phí, thời gian đi lại, tổ chức so với những cuộc họp truyền thống. Bên cạnh đó, hội nghị truyền hình trực tuyến còn được ứng dụng trong các chương trình đào tạo, giảng dạy ở các trường học hoặc một số trung tâm, bệnh viện.

Những trường hợp cần đến giải pháp teleconference

Thường xuyên tổ chức hội họp

Với nhiều doanh nghiệp rất thường xuyên phải tổ chức hội họp thì giải pháp teleconference là sự lựa chọn đúng đắn dành cho bạn. Việc tổ chức cuộc họp tức nhất rất mất thời gian và phức tạp, nhưng với giải pháp teleconference thì bạn có thể ngồi tại chính văn phòng của mình vẫn có thể tham gia cuộc họp bình thường

Tiết kiệm chi phí đi lại, thời gian

Với doanh nghiệp thường xuyên làm việc với các đối tác quốc tế thì việc đi lại khá bất tiện và tốn nhiều chi phí. Thế nên, họp trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà vấn đề cũng sẽ được giải quyết hiệu quả. Với sự hỗ trợ của hệ thống mạnh mẽ hiện nay, việc kết nổi trở nên nhanh chóng, dễ dàng mà chất lượng cuộc họp cũng sẽ được đảm bảo ổn định và liền mạch.

Tổ chức phòng họp với số lượng người lớn

Có những cuộc họp có thể lên đến hàng nghìn người như trong các khu công nghiệp, nhà máy sản xuất. Do đó, việc áp dụng họp trực tuyến tạo nên sự tiên lợi mỗi khi tổ chức cuộc họp với số lượng người lớn như vậy. Điều này giúp lãnh đão hoặc các phòng ban quản lý có thể truyền tải thông tin nhanh chóng tới toàn bộ nhân viên. 

Họp trực tuyến mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Thời đại công nghệ ngày càng phát triển, cho nên các sản phẩm nhằm phục vụ việc hội họp cũng ngày trở nên hiện đại và tối ưu hơn. Với việc áp dụng các thiết bị hội nghị truyền hình mang lại cho doanh nghiệp lợi ích:

• Kết nối nhanh, chính xác với rất nhiều người ở mọi địa điểm, xoá bỏ khoảng cách địa lý.
• Tổ chức cuộc họp nhanh chóng, hiệu quả, giảm thiể chi phí, thời gian di chuyển.
• Trao đổi thông tin, xử lý vấn đề kịp thời, nhanh chóng, nâng cao sự hợp tác với khách hàng, đối tác.
• Đào tạo chuyên môn dễ dàng, hiệu quả
• Ứng dụng được rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác nhau

Nhưng giải pháp hội nghị trực tuyến được áp dụng phổ biến hiện nay

Tổ chức họp qua thiết bị hội nghị truyền hình

Giải pháp họp qua thiết bị hội nghị được sử dụng hệ thống các các thiết bị phần cứng kết hợp với phần mềm để truyền tải hình ảnh, âm thanh đến một hệ thống khác qua môi trường internet. Đây là giải pháp khá tốn kém vì doanh nghiệp phải đầu tư hệ thống thiết bị phần cứng tại các điểm cầu, nhu cầu họp bao nhiều điểm thì phải thiết lập bấy nhiêu hệ thống thiết bị riêng biệt. Mặc dù phải bỏ ra lượng chi phí cao để đầu tư nhưng hiệu quả mang lại rất cao.

• Ưu điểm: được cung cấp nhiều tính năng hiện đại, có thể họp cùng lúc nhiều điểm cầu, trình chiếu thông tin dữ liệu rõ nét, nâng cao trải nghiệm cảu người tham gia 
• Nhược điểm: chi phí đầu tư cao

>> XEM THÊM: thiết bị hội nghị truyền hình

Trao đổi trực tuyến qua phần mềm hoặc webstie

Là hình thức tổ chức cuộc họp trên các phần mềm hoặc web chat có hỗ trợ họp trực tuyến miễn phí như skype, hangout, zoom,…nhưng khi sử dụng những ứng dụng này thì chức năng hội họp lại rất hạn chế, phù hợp cho các cuộc họp tức thời, họp nhanh.

• Ưu điểm: chi phí đầu tư thấp, có tận dụng các thiết bị máy tính hoặc smart phone của mình.
• Nhược điểm: chức năng khá hạn chế, không thể trình chiếu thông tin hay

Họp qua thiết bị điện thoại hội nghị

Là dòng thiết bị điện thoại chuyên dụng cho các phòng họp. Cơ bản giống như một chiếc điện thoại thống thường nhưng được trang bị micro hiện đại hơn, có độ nhạy cao và khoảng cách có thể lên đến 5m và thu âm 360 độ. Loa ngoài phát với bán kính rộng, đáp ứng cho nhiều người nghe và có thể kết nối với nhiều điểm cùng lúc.

• Ưu điểm: chi phí rẻ, hiệu quả, đáp ứng đúng nhu cầu
• Nhược điểm: chỉ có thể trao đổi qua âm thanh, tiếng nói, không hỗ trợ hiển thị hình ảnh

Giải pháp hội nghị trực tuyến (teleconference) đang là xu hướng phát triển trong tương lai. Việc đầu tư phòng họp trực tuyến là rất cần thiết cho mỗi doanh nghiệp. Không chỉ mang lại những lợi ích khi tổ chức những cuộc hội mà bên cạnh đó còn mang lại những thuận lợi về sau.