Các khoản chi phí doanh nghiệp cần biết khi đầu tư hệ thống voip

Vấn đề lớn đối với hầu hết các chủ doanh nghiệp là việc so sánh giá giữa các nhà cung cấp VoIP. Giá quảng cáo đột nhiên không áp dụng cho gói mà bạn quan tâm hoặc giá nhãn dán thấp không bao gồm các tính năng cơ bản bạn cần cho công ty của mình. Ngoài ra, một số nhà cung cấp sẽ báo giá cho bạn dựa trên số lượng người dùng trong khi những nhà cung cấp khác căn cứ vào loại tính năng mà gói cung cấp.

Không có gì ngạc nhiên khi có được một sự so sánh về giá VoIP. Đó là lý do tại sao chúng tôi ở đây để phân tích các chi phí khác nhau liên quan đến việc chuyển sang hệ thống VoIP. Dịch vụ VoIP cloud là một loại dịch vụ thông tin và như với tất cả các dịch vụ công nghệ thông tin, chi phí thực tế khác nhau giữa các tổ chức.

Xem xét tất cả các chi phí VOIP

Sai lầm lớn nhất của nhiều công ty khi so sánh chi phí của VoIP là tập trung vào giá gói hàng tháng hoặc chỉ nghĩ đến khoản đầu tư ban đầu. Nếu nhà cung cấp A tính phí $ 10 mỗi tháng và nhà cung cấp B tính phí $ 15, thì A là dịch vụ rẻ hơn, phải không?

Câu trả lời không đơn giản như vậy. Nếu quan sát kỹ, bạn có thể thấy rằng nhà cung cấp A không bao gồm tính năng ghi âm cuộc gọi hoặc phiên âm thư thoại tự động trong giá của nó nhưng nhà cung cấp B thì có. Nếu những tính năng đó là không thể thiếu cho văn phòng của bạn, thì bạn nên trả thêm tiền.

Vì vậy, khi thực hiện so sánh giá VoIP , điều quan trọng là phải xem xét và tính đến tất cả các chi phí của bạn. Bạn không nên quên chi phí một lần, chi phí định kỳ và thậm chí cả chi phí dài hạn. Nói cách khác, hãy nghĩ về Tổng chi phí sở hữu (TCO) trong suốt thời gian sử dụng dịch vụ.

Chia nhỏ các khoản phí khác nhau

Chi phí một lần

Những chi phí này chỉ xảy ra một lần, thường là khi bạn lần đầu tiên chuyển sang hệ thống hoặc dịch vụ công nghệ mới. Khá nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi bỏ qua những chi phí ban đầu này vì bạn chỉ phải trả một lần. Nhưng những chi phí ban đầu này có thể tạo ra sự khác biệt lớn, đặc biệt là đối với một doanh nghiệp nhỏ không có nhiều tiềm lực tài chính.

Phí thiết lập

Một số nhà cung cấp tính phí ban đầu hoặc phí thiết lập khi bạn lần đầu tiên chuyển sang VoIP. Nó có thể bao gồm chi phí tham vấn hoặc chi phí hành chính. Một số nhà cung cấp chỉ cần chuyển nó thành các khoản phí khác và không tính phí riêng.

Chi phí phần cứng

So với hệ thống điện thoại doanh nghiệp truyền thống, dịch vụ điện thoại VoIP không yêu cầu nhiều thiết bị đắt tiền. Nhưng bạn cần điện thoại hoặc thiết bị có khả năng xử lý các cuộc gọi VoIP. Điều đó có nghĩa là bạn có thể phải mua điện thoại, tai nghe hoặc bộ điều hợp cho hệ thống hiện có của mình. Một số nhân viên của bạn có thể có được bằng cách sử dụng ứng dụng softphone trên thiết bị di động của họ nhưng nhiều người khác sẽ yêu cầu một điện thoại bàn VoIP chuyên dụng.

Phí chuyển số

Một trở ngại liên quan đến việc chuyển sang nhà cung cấp mới là khả năng mất số điện thoại doanh nghiệp hiện có của bạn. Nhờ chuyển số, bạn không còn phải lo lắng về khía cạnh này. Hầu hết các doanh nghiệp không phải trả bất kỳ khoản phí riêng biệt nào cho việc chuyển số của họ cho nhà cung cấp VoIP. Nhưng tùy thuộc vào mức độ phức tạp của thiết lập hiện có của bạn, các nhà cung cấp có thể tính phí chuyển số riêng.

Chi phí hàng tháng

Đây là những chi phí định kỳ mà bạn phải trả hàng tháng để sử dụng dịch vụ điện thoại VoIP. Thông thường, đây là giá nhãn dán được quảng cáo bởi các nhà cung cấp. Có nhiều loại chi phí hàng tháng và cách ước tính tổng hóa đơn của bạn. Bạn nên đặc biệt cẩn thận khi so sánh các giá VoIP này vì rất dễ bị chênh lệch khi thêm các tính năng hoặc nâng cấp lên một gói khác.

Lập kế hoạch chi phí dựa trên các tính năng

Một số nhà cung cấp gói các tính năng của họ thành gói hoặc gói. Bạn có thể có hoặc không thể thêm các tính năng cụ thể vào gói bạn chọn. Các nhà cung cấp khác không có kế hoạch riêng cho khách hàng. Tất cả các tính năng đều có sẵn cho tất cả mọi người và tổng chi phí chỉ được tính dựa trên số lượng người dùng.

Chi phí cuộc gọi

Chi phí cuộc gọi là số tiền bạn phải trả cho số phút thực tế bạn dành để thực hiện các cuộc gọi đi. Hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp một loạt các gói gọi – từ trả tiền khi bạn chuyển sang gói phút và gói gọi không giới hạn, bạn có nhiều tùy chọn để lựa chọn. Đừng chỉ so sánh các chi phí này dựa trên phí theo phút hoặc tổng chi phí gói. Trước tiên, hãy ước tính hoặc nhận báo cáo về lượng cuộc gọi trung bình của bạn, sau đó chọn loại gói tiết kiệm chi phí nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Chi phí cho mỗi người dùng

Một phương pháp định giá VoIP phổ biến là cung cấp các mức giá khác nhau dựa trên số lượng người dùng. Ví dụ: một tổ chức có ít hơn 25 người dùng có thể trả $ 20 cho mỗi người dùng mỗi tháng trong khi một công ty lớn hơn được giảm giá và chỉ trả $ 18 cho mỗi người dùng mỗi tháng. Bạn không thể làm gì nhiều để thay đổi con số này nhưng hãy ước tính chi phí dựa trên quy mô tổ chức của bạn.

Thời hạn cam kết

Các nhà cung cấp VoIP cũng tính các mức giá khác nhau dựa trên việc bạn có ký hợp đồng hay không. Hầu hết mọi nhà cung cấp sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn định giá theo tháng. Nhưng bạn sẽ được giảm giá lớn hơn nếu đăng ký trong thời gian dài hơn. Nếu bạn không chắc chắn về các dịch vụ VoIP nói chung hoặc về nhà cung cấp nói riêng, cách tháng là một cách tốt để bắt đầu.

Chi phí bổ sung

Một số chi phí dễ bị bỏ qua khi bạn so sánh giá VoIP. Những chi phí linh tinh này có thể khiến bạn không biết và nhiều doanh nghiệp hoàn toàn không cân nhắc khi quyết định nâng cấp.

Internet nhanh hơn

Điểm bán hàng chính của các dịch vụ VoIP là chúng không cần nhiều thiết bị, hệ thống dây điện hoặc chuyên môn để sử dụng. Nhưng chất lượng của các cuộc gọi VoIP phụ thuộc vào mạng dữ liệu của bạn. Bạn cần có internet nhanh để có âm thanh tốt và giảm thiểu các cuộc gọi bị rớt. Nếu bạn phải nâng cấp kết nối internet của mình cho VoIP, thì đó cũng là chi phí phải được tính vào ngân sách của bạn.

Nhiều băng thông hơn

Các tổng băng thông có sẵn cho các cuộc gọi VoIP cũng rất quan trọng để xem xét. Nếu mạng hiện tại của bạn đang gặp khó khăn trong việc xử lý lưu lượng truy cập trong giờ cao điểm, thì làm thế nào bạn có thể thêm các cuộc gọi VoIP vào hỗn hợp? Nhiều công ty nhận thấy rằng họ phải nâng cấp mạng dữ liệu của mình để có các cuộc gọi thoại chất lượng cao.

Nâng cấp thiết bị mạng

Lần cuối cùng bạn nâng cấp thiết bị Mạng như modem, bộ định tuyến và bộ chuyển mạch là khi nào? Phần cứng cũ hơn thường không được trang bị để xử lý các dịch vụ VoIP hiện đại. Trong một số tình huống, tất cả những gì bạn cần làm là cập nhật chương trình cơ sở. Đôi khi bạn phải thay thế thiết bị bằng các mô hình mới hơn. Trong cả hai trường hợp, bạn không nên quên đưa các chi phí này vào so sánh của mình.

Đào tạo

Nhân viên của bạn không cần đào tạo nhiều để bắt đầu sử dụng VoIP. Trải nghiệm thực hiện và nhận cuộc gọi không có nhiều thay đổi. Tuy nhiên, bạn có thể vẫn cần dành một chút thời gian để cập nhật tốc độ của mọi người trên hệ thống điện thoại mới. Nhân viên cần sử dụng các tính năng phức tạp hơn có thể cần được đào tạo thêm khi so sánh với những người khác. Bạn có thể không phải trả bất kỳ khoản nào cho nhà cung cấp cho việc này nhưng phải tính đến số giờ đã mất trong quá trình đào tạo.

An ninh mạng

Tương tự như hầu hết các dịch vụ công nghệ thông tin khác, VoIP cũng dễ bị tấn công bởi thư rác, gian lận, tấn công từ chối dịch vụ (DDoS) và các chiến thuật khác. Tin tặc cũng có thể nhắm mục tiêu nhân viên của bạn và đột nhập vào hệ thống điện thoại của bạn. Bảo vệ tài sản thông tin của bạn (trong trường hợp này là dữ liệu của bạn) là rất quan trọng và có thể tốn kém nếu bạn quyết định bổ sung bảo mật sau này. Nó trả tiền để xem xét chi phí an ninh mạng trước.