Các tính năng VOIP mà doanh nghiệp nên tận dụng

Doanh nghiệp của bạn có đang tối ưu hoá hệ thống điện thoại voip của mình? bạn có biết các tính năng khác nhau mà các nhà dịch vụ voip cung cấp? Và nhất là, bạn có đang sử dụng các tính năng này một cách hiểu quả? Nếu các thông tin liên lạc kinh doanh đều sử dụng qua voip, thì đây là những tính năng mà bạn hoàn toàn không thể bỏ qua.

Quy tắc đến/ Định tuyến cuộc gọi

Các quy tắc liên quan đến cho phép bạn định tuyến các cuộc gọi đến các vị trí cụ thể dựa trên một số yếu tố. Ví dụ: các cuộc gọi từ một số người gọi nhất định có thể được chuyển đến một máy lẻ trong khi cuộc gọi từ những người gọi khác có thể được chuyển đến một phản hồi thoại tương tác (IVR) hoặc một hàng đợi.

Sử dụng tính năng này, khách hàng doanh nghiệp có thể được chuyển đến một hệ thống nơi họ luôn nhận được hỗ trợ ưu tiên từ một đại lý trực tiếp trong khi những người dùng khác có thể được chuyển đến một hệ thống mà họ phải xử lý IVR. Điều này có nghĩa là chỉ những vấn đề khẩn cấp mới có thể được chuyển đến một agent ngoài đời thực, nghĩa là hỗ trợ có thể được cung cấp cho những người cần nó nhất.

Báo cáo và phân tích cuộc gọi

Một trong những lợi thế chính của việc sử dụng VoIP là bạn có quyền truy cập trực tiếp vào phân tích và báo cáo về các cuộc gọi được thực hiện qua hệ thống của bạn. Điều này giúp bạn giám sát hoạt động của cả cá nhân, cải thiện dịch vụ, hỗ trợ kịp thời.

Ngoài ra, doanh nghiệp hoàn toàn có thể xem lại nhiều dữ liệu bao gồm thông tin về các cuộc gọi chưa được trả lời hoặc bị bỏ qua, trung bình hội thoại, số lần gọi lại hàng đợi, thời gian chờ trung bình của khách hàng và dữ liệu phân phối cuộc gọi. Điều này cho phép bạn truy cập thông tin chi tiết về hiệu suất của các agent và cho phép bạn thực hiện các thay đổi cần thiết để nâng cao trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng.

Tương tác trả lời tự động (IVR)

Đúng như tên gọi, tương tác trả lời tự động (IVR) cho phép người gọi tương tác với hệ thống của công ty bạn bằng cách sử dụng menu thoại. Sử dụng lời chào tùy chỉnh được ghi lại trước, IVR mang đến cho người gọi cơ hội để giải quyết vấn đề của họ mà không nhất thiết phải nói chuyện trực tiếp với đại lý. Trong trường hợp IVR không thể giải quyết các vấn đề của họ, bạn có thể cung cấp cho họ tùy chọn để được chuyển cho một agent.

Sử dụng IVR làm giảm đáng kể các cuộc gọi mà nhân viên của bạn phải xử lý, IVR giúp doanh nghiệp cung cấp được cho người gọi các phương tiện thay thế để các vấn đề của họ tự động giải quyết. Nếu người dùng cần nói chuyện trực tiếp với agent, IVR cho phép bạn lọc từng cuộc gọi để người dùng được chuyển hướng đến đúng bộ phận.

Ghi âm cuộc gọi

Đôi khi, bạn không chỉ đơn giản là xem dữ liệu và “tham gia” vào một vài cuộc gọi để xem chính xác cách agent của bạn tương tác với khách hàng. Các ghi âm cuộc gọi tính năng cho phép bạn ghi lại và phân tích các cuộc gọi cá nhân để tỷ lệ và tốt hơn chỉ đạo các đại lý của bạn về cách tương tác với khách hàng.

Hàng đợi cuộc gọi

Khả năng sắp xếp hàng đợi cuộc gọi là rất cần thiết đối với một doanh nghiệp lớn hoặc một doanh nghiệp đang phát triển nhận được nhiều cuộc gọi đồng thời. Điều này làm giảm các cuộc gọi bị bỏ qua, nâng cao chất lượng cuộc gọi đối với những khách hàng gọi tới doanh nghiệp.

Nếu tổ chức của bạn nhận được nhiều cuộc gọi, bạn có thể sử dụng tính năng xếp hàng cuộc gọi để đưa người gọi vào một hàng đợi, cho đến khi cuộc gọi của họ được chuyển đến agent tiếp theo thay vì bị trả lại hoặc không được trả lời.

Trên đây là những tính năng mà các doanh nghiệp tận dụng tối đa bởi những lợi ích mà nó mang lại là cực kỳ to lớn với hệ thống hoạt động của doanh nghiệp. Để biết thêm chi tiết, hãy liên hệ đến hotline