Video conference là gì? Những điều bạn cần biết về video conference

Hiện tại, tình hình dịch bệnh tại Việt Nam và các nước trên thế giới vẫn còn nhiều diễn biến phức tạp do đó việc trao đổi công việc kinh doanh trong doanh nghiệp gặp khá nhiều khó khăn nhất là các doanh nghiệp nhiều chi nhánh hay phải thường xuyên trao đổi làm việc với các đối tác nước ngoài. Video conference hay hội nghị truyền hình có thể xem là giải pháp hoàn hảo giúp cho các doanh nghiệp thời điểm này. Vậy video conference là gì? Những đặc tính của hội nghị truyền hình (video conference) là gì? tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây.

Video conference là gì?

Video conference hay hội nghị truyền hình là công nghệ trực tuyến cho phép người dùng ở các địa điểm khác nhau có thể tổ chức các cuộc họp như trực tiếp mà không cần phải di chuyển đến cùng một địa điểm. Một hệ thống hội nghị truyền hình hoàn chỉnh thường bao gồm cả phần mềm và phần cứng hội nghị truyền hình. Công nghệ này đặc biệt thuận tiện cho người dùng doanh nghiệp ở các thành phố khác nhau hoặc thậm chí các quốc gia khác nhau vì nó tiết kiệm thời gian, chi phí và những phức tạp liên quan đến việc đi công tác. Các ứng dụng cho hội nghị truyền hình bao gồm tổ chức các cuộc họp định kỳ, đàm phán các thỏa thuận kinh doanh và phỏng vấn các ứng viên tuyển dụng,..

Các thành phần của hệ thống hội nghị truyền hình

Một hệ thống hội nghị hoàn chỉnh sẽ bao gồm các thiết bị hỗ trợ thu và truyền hình ảnh, âm thanh. Các thiết bị này bao gồm:

• Đầu vào video: một hoặc nhiều máy quay video hoặc webcam; có thể là máy chiếu kỹ thuật số / bảng trắng.
• Đầu ra video: màn hình, màn hình máy tính, tivi và máy chiếu.
• Đầu vào âm thanh: micrô đặt ở trung tâm hoặc ở từng cá nhân.
• Đầu ra âm thanh: loa chuyên nghiệp, tai nghe hoặc loa máy tính xách tay.
• Codec: công nghệ mã hóa dựa trên phần cứng hoặc phần mềm nén dữ liệu âm thanh và video tương tự thành các gói kỹ thuật số và giải nén dữ liệu ở đầu nhận.
• Phần mềm loại bỏ tiếng vang: giảm độ trễ âm thanh để cho phép trò chuyện trong thời gian thực.
• Mạng truyền dữ liệu: ngày nay hầu hết hội nghị truyền hình được truyền qua kết nối Internet băng thông rộng tốc độ cao, sử dụng công nghệ tương tự như VoIP (Giao thức thoại qua Internet) nhưng kết nối LAN và đôi khi được sử dụng ISDN.

>>Tham khảo thêm: Thiết bị phòng họp trực tuyến gồm những gì?

Các loại hội nghị truyền hình phổ biến

Hội nghị truyền hình là hội nghị trực tiếp cho người tham gia ở 2 địa điểm khác nhau hoặc đa điểm cho 3 địa điểm trở lên.

     1. Hội nghị truyền hình điểm-điểm

Hội nghị truyền hình điểm tới điểm kết nối hai điểm khác nhau ở bất kỳ đâu, cho dù văn phòng ở mỹ hay phòng hội nghị ở Việt Nam.

     2. Hội nghị truyền hình đa điểm

Các hội nghị truyền hình đến hơn ba địa điểm có thể được tổ chức tập trung hoặc phi tập trung.

2.1 Hội nghị truyền hình đa điểm tập trung

Để thực hiện một hội nghị đa điểm giữa ba hoặc nhiều địa điểm từ xa, trong một số trường hợp, một cầu nối phần mềm hoặc phần cứng kết nối các điểm cuối với nhau, tương tự như một cuộc gọi hội nghị âm thanh. Cầu nối đa điểm, thiết bị điều khiển đa điểm hoặc thiết bị hội nghị đa điểm (MCU), trên một máy chủ từ xa được nhúng trong hệ thống hội nghị truyền hình, kết nối các vị trí với nhau. Đây là cách nó hoạt động:

• Tất cả dữ liệu âm thanh và video đều đi qua “trung tâm xử lý trung tâm” của MCU.
• MCU sau đó sẽ gửi thông tin đến từng vị trí.
• Âm thanh được truyền và nhận đồng thời đến tất cả các địa điểm ở chế độ song công (mọi người có thể nói và nghe cùng một lúc như với một cuộc trò chuyện trực tiếp, trực tiếp).
• Video được phát khác nhau, tùy thuộc vào độ phức tạp của phần mềm và hệ thống.

2.2 Hội nghị truyền hình đa điểm phi tập trung

Một số hệ thống hội nghị truyền hình có khả năng tổ chức hội nghị đa điểm mà không cần bất kỳ MCU nào. Hội nghị truyền hình đa điểm phi tập trung, dựa trên tiêu chuẩn H.323, cho phép mỗi địa điểm trao đổi video và âm thanh trực tiếp với các địa điểm khác.

Cách tiếp cận này có thể mang lại chất lượng video và chất lượng cao hơn cũng như thuận tiện hơn (người tham gia có thể thực hiện cuộc gọi đa điểm đặc biệt bất kể tính khả dụng của MCU). Tuy nhiên, nó đòi hỏi phải tăng băng thông mạng, vì mỗi trạm đều truyền trực tiếp đến mọi trạm khác.

Lợi ích và ưu điểm của giải pháp hội nghị truyền hình

Thời gian là tiền bạc, và điều này đặc biệt quan trong môi trường kinh doanh! Lợi ích lớn nhất của hội nghị truyền hình là nó cung cấp trải nghiệm tương tự như tương tác trực tiếp mà không mất thời gian và chi phí đi lại. Điều này có nghĩa là nhân viên có nhiều tự do và linh hoạt hơn để giao tiếp với đồng nghiệp, đối tác bên ngoài và khách hàng của họ mà không ảnh hưởng đến chất lượng và kinh nghiệm giao tiếp trực tiếp. Hầu hết các giao tiếp liên quan đến công việc diễn ra thông qua email dạng văn bản, tin nhắn tức thì và cuộc gọi điện thoại. Hội nghị truyền hình đem đến một hình thức hoàn toàn mới: mọi người có thể nhìn thấy và diễn giải các tín hiệu thị giác như nét mặt và ngôn ngữ cơ thể, tất cả đều góp phần giúp mọi người tham gia cuộc họp có thể hiểu rõ hơn ý của người đang nói.

Một lợi ích khác là giao tiếp trực tuyến có xu hướng ngắn hơn và súc tích hơn so với gặp mặt trực tiếp. Trong các cuộc gặp mặt trực tiếp, nhiều người cảm thấy phải dành vài phút đầu tiên cho các thủ tục và điều đó làm tốn khá nhiều thời gian. Điều này không cần thiết cho hội nghị truyền hình; mọi người có thể bắt đầu thảo luận những vấn đề quan trọng ngay lập tức, tiết kiệm thời gian có thể làm những việc khác.

Cuối cùng, hội nghị truyền hình nội bộ giúp nhân viên cân bằng công việc / cuộc sống tốt hơn, vì họ có khả năng làm việc từ xa trong khi vẫn có thể giao tiếp hiệu quả với những người khác.

Nhìn chung, những lợi ích của các giải pháp hội nghị truyền hình có thể được tóm tắt như sau:

• Tiết kiệm chi phí
• Tăng năng suất
• Giảm thời gian đi lại
• Kết nối với mọi người ở mọi lúc, mọi nơi
• Cải thiện cân bằng công việc / cuộc sống

Hội nghị truyền hình có thể ứng dụng cho những lĩnh vực nào?

Như bạn có thể thấy, tổ chức một hội nghị truyền hình không đòi hỏi quá nhiều và nó có thể được áp dụng rộng rãi trong mọi bước đi của cuộc sống. Dưới đây là 5 lĩnh vực tiêu biểu:

• Kinh doanh: Tổng giám đốc có thể sử dụng hội nghị trên web để thảo luận nhanh các vấn đề nóng với các giám đốc bộ phận từ nhiều nơi khác nhau. Nó cũng có thể được sử dụng để cung cấp đào tạo nhân viên trực tuyến thay vì cung cấp đào tạo truyền thống ở một số nơi nhất định.
• Giáo dục: Giáo viên và học sinh từ các tỉnh khác nhau hoặc thậm chí các quốc gia có thể tham gia cùng một lớp học ảo trực tuyến để chia sẻ kiến ​​thức và thảo luận về các chủ đề.
• Làm việc từ xa: Hội nghị truyền hình làm cho văn phòng tại nhà trở nên khả thi bằng cách cho phép bạn giữ kết nối với các đồng nghiệp khác như thể bạn đang ở trong cùng một phòng làm việc.
• Khám chữa bệnh từ xa: Công nghệ hội nghị truyền hình cũng giải quyết vấn đề phân bổ nguồn lực y tế không cân đối vì nó cho phép bệnh nhân ở nơi xa có thể “gặp gỡ” các bác sĩ chuyên khoa từ mọi nơi trên thế giới.
• Tòa án Luật: Với hệ thống hội nghị truyền hình, nhân chứng có thể “xuất hiện” tại tòa mà không cần đến phòng xử án và các tù nhân có thể trực tiếp trả lời các câu hỏi của luật sư trong tù, giúp trải nghiệm phòng xử hiệu quả hơn và an toàn hơn.

Cách xác định giải pháp hội nghị truyền hình phù hợp với bạn

Như bạn có thể thấy, các tùy chọn hội nghị truyền hình có rất nhiều và có thể khá khó để quyết định giải pháp nào là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn. Dưới đây là một số câu hỏi có thể giúp bạn đánh giá yêu cầu của mình trước khi liên hệ với nhà cung cấp về các giải pháp cụ thể:

1. bạn có nhiều hơn một địa điểm văn phòng không? Nếu có, bạn cần kết nối bao nhiêu điểm?
2. bạn có nhân viên làm việc ở xa không?
3. Có bao nhiêu nhân viên yêu cầu dịch vụ hội nghị truyền hình?
4. Có bao nhiêu phòng họp của bạn yêu cầu thiết bị video?
5. Các dịch vụ hội nghị truyền hình sẽ được sử dụng thường xuyên như thế nào?
6. Giải pháp cần tương thích với loại thiết bị nào? (PC, Mac®, iOS, Android ™, phần cứng video khác)
7. Nhân viên sẽ sử dụng hội nghị truyền hình như thế nào? (Hội thoại 1: 1, giao tiếp đa chiều, hội nghị truyền hình quy mô lớn)
8. Người dùng của chúng tôi có kỹ thuật tốt / nhanh chóng tiếp nhận các công nghệ mới không?
9. Những tính năng nào là phải có?

Câu trả lời cho những câu hỏi này có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về yêu cầu của công ty bạn, loại giải pháp tốt nhất, số tiền bạn sẵn sàng đầu tư vào giải pháp trước khi liên hệ tới nhà cung cấp để có được giải pháp tốt nhất.

Nhà cung cấp thiết bị hội nghị truyền hình tại Việt Nam

Du Hưng hiện là một trong những nhà cung cấp thiết bị hội nghị truyền hình hàng đầu tại Việt Nam hiện nay. Là nhà phân phối trực tiếp của rất nhiều thương hiệu nổi tiếng về hội nghị truyền hình trên thế giới như Yealink, Logitech, Aver, Cisco,.. Du Hưng đảm bảo cung cấp cho bạn mọi giải pháp hội nghị truyền hình mà bạn muốn với thiết bị hội nghị chất lượng, chính hãng, giá tốt nhất thị trường. Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực hội nghị truyền hình, Du Hưng đảm bảo sẽ đem đến cho các bạn những dịch vụ khi mua và hỗ trợ kĩ thuật sau mua tốt nhất.

>> LIÊN HỆ NGAY ĐẾN HOTLINE 028.7300.0246 ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN GIẢI PHÁP PHÙ HỢP NHẤT CHO PHÒNG HỘI NGHỊ TRUYỀN HÌNH CỦA BẠN

Xem thêm: Trọn bộ thiết bị hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà nội

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Phone：028-7300-0246

Email: [email protected]