Làm sao để thuyết phục sếp nâng cấp hệ thống điện thoại cũ thành công

Như chúng ta đã biết, hệ thống điện thoại cũ đang ngày càng trở nên lỗi thời và khá bất tiện trong việc trao đổi thông tin liên lạc đặc biệt là đối với các nhân viên làm việc ngoài văn phòng. Do đó, việc chuyển đổi sang tổng đài VoIP có thể xem là điều không thể tránh khỏi. Việc chuyển đổi này không những đem lại nhiều lợi ích mà còn có ý nghĩa trong hành chính và kinh doanh. Vậy làm sao để có thể nâng cấp hệ thống điện thoại cũ? Việc đưa một ý tưởng mới và thực hiện luôn là một công việc đầy khó khăn và thử thách trong một tổ chức, công ty bởi nhiều lý do. Một trong những rào cản lớn nhất đó là bức tường mang tên “sếp”. Hiểu được điều đó, chúng tôi sẽ cho bạn một vài gợi ý qua bài viết dưới đây.

Thật sự thì việc nâng cấp hệ thống điện thoại cũ không phải là việc nhỏ có thể bỏ qua, chỉ là đôi khi vì quá bận rộn với công việc của mình mà sếp của bạn không nhận ra hệ thống điện thoại cũ đang kìm hãm đối với công việc kinh doanh như thế nào. Vì vậy, để thuyết phục ban lãnh đạo cấp trên về việc cần thiết phải chuyển đổi hệ thống điện thoại, bạn phải trình bày vấn đề một cách rõ ràng đồng thời cung cấp bằng chứng thiết yếu về tỷ số lợi nhuận (ROI) – bao gồm các vấn đề mà giải pháp này có thể giải quyết, những lợi thế kinh doanh bổ sung có thể mang lại và tiềm năng tiết kiệm trong thời gian dài.

Những vấn đề trong hệ thống điện thoại cũ của bạn

Có một số tác nhân nào đó có thể làm cho hệ thống điện thoại cũ hoặc hệ thống TMD PBM truyền thống của bạn bị lỗi ngay lúc mà bạn cần dùng nhất. Hãy cố gắng nhắc nhở sếp của mình về những vấn đề đang xảy ra với hệ thống điện thoại cũ. Chúng có thể là những phàn nàn của khách hàng về việc khó liên hệ với nhân viên, những khó khăn khi thêm đường dây điện thoại, phức tạp khi quản trị hệ thống, hóa đơn điện thoại leo thang, chi phí bảo trì cao.v.v. Dưới đây là một số điểm chính bạn cần nêu ra.

Tổng đài PBX cũ tốn nhiều ngân sách

Hệ thống điện thoại cũ thường được gọi là hệ thống tổng đài analog hoặc TDM, dựa vào thiết bị phần cứng và đường dây điện thoại vật lý để truyền lưu lượng thoại. Điều này có nghĩa là nếu bạn cần sử dụng thêm điện thoại mới hoặc cần nhiều người dùng hơn thì chi phí triển khai có thể khá đắt bởi vì cần phải bố trí phần cứng và dây dẫn mới.Ngược lại, hệ thống tổng đài PBX-IP có thể được mở rộng với quy mô lớn một cách dễ dàng và tiết kiệm. Nhờ đó giúp đáp ứng nhu cầu phát triển và mở rộng hệ thống kinh doanh của công ty bạn.

Cho dù với hệ thống tại chỗ hay dựa trên đám mây thì các đường dây điện thoại mới (SIP Trunks) và người dùng có thể được thêm vào qua Internet bất kỳ lúc nào mà không cần phải đi dây hay bất kỳ phí cài đặt nào. Tất cả những gì bạn cần làm chỉ là thực hiện một vài thay đổi nhỏ bằng vài nhấp chuột trong cổng thông tin quản trị của bạn hoặc gọi cho nhà cung cấp dịch vụ của bạn để có thêm gói mở rộng/đường dây PBX. Trên thực tế, việc nâng cấp lên giải pháp điện thoại dựa trên IP như Yeastar sẽ cho phép doanh nghiệp của bạn phát triển và mở rộng hệ thống điện thoại bất kỳ lúc nào theo cách đơn giản hơn nhiều và quan trọng nhất là không mất quá nhiều chi phí.

Tổng đài PBX cũ thiếu tính di động và khả năng tích hợp

Một chiếc điện thoại thông thường đặt cố định trong văn phòng sẽ không có ích gì đối với một nhân viên phải làm việc bên ngoài văn phòng cả ngày. Hiện nay, các doanh nghiệp đang có nhu cầu về một hệ thống thông tin liên lạc tích hợp và có tính di động cao để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của nhân viên làm việc ngoài văn phòng và khả năng xử lý dữ liệu hiệu quả. Thật không may, các hệ thống điện thoại cũ không thể đáp ứng được những yêu cầu này. Nhân viên của bạn phải luôn “ở nguyên vị trí” để không bỏ lỡ bất kì cuộc gọi nào. Và hệ thống truyền thông hợp nhất (unified communications) không được phép sử dụng đối với cơ sở hạ tầng CNTT đã lỗi thời của tổng đài PBX cũ.

Tuy nhiên, với hệ thống điện thoại VoIP PBX, mọi thứ đều có thể thay đổi. Ví dụ: với hệ thống tổng đài IP PBX của Yeastar, nhân viên của bạn có thể tự do di chuyển khắp văn phòng với thiết bị di động hay máy tính xách tay để cộng tác hoặc làm việc từ xa: tất cả các tính năng điện thoại cùng với khả năng UC nâng cao như IM, hiện diện và chia sẻ tệp. Bên cạnh đó, các ứng dụng quan trọng trong kinh doanh như CRM, Hotel PMS, Call Center cũng có thể được tích hợp để giúp tự động xử lý dữ liệu hàng loạt nhờ đó giúp tăng hiệu suất và hiệu quả kinh doanh.

Hệ thống điện thoại cũ làm tốn nhiều chi phí bảo trì và hóa đơn điện thoại

Các hệ thống điện thoại cũ không yêu cầu phải cập nhật thường xuyên nhưng việc thực hiện các thay đổi để đáp ứng cho nhu cầu của doanh nghiệp có thể tốn rất nhiều chi phí.

Với một tổng đài PBX cũ, bạn có thể phải tốn chi phí để mua thêm thiết bị phần cứng thì mới có thể sử dụng các tính năng nâng cao. Ngoài ra, bất cứ khi nào có vấn đề xảy ra, bạn cũng phải trả tiền cho hỗ trợ kỹ thuật tại chỗ từ nhà cung cấp. Có rất ít tùy chọn hỗ trợ kỹ thuật từ xa do đó các vấn đề không thể được khắc phục kịp thời, điều này có thể gây ra gián đoạn trong các hoạt động kinh doanh trong thời gian hệ thống ngừng hoạt động.

Ngoài chi phí bảo trì, chi phí trả hóa đơn điện thoại của hệ thống điện thoại cũ cũng rất cao. Các cuộc gọi được truyền qua các đường PSTN có mức phí cao hơn nhiều so với tổng đài VoIP, đặc biệt là đối với các cuộc gọi đường dài và quốc tế. Cuối cùng thì nhà cung cấp dịch vụ viễn thông cần phải đầu tư vào dây, cáp và vệ tinh để hỗ trợ đường dây điện thoại của bạn.

Lợi ích nâng cao cho Doanh nghiệp với Tổng đài VoIP mới

Bước quan trọng để nhận được sự chấp thuận của quản lý cấp trên là chứng minh việc nâng cấp là một chuyển đổi đúng đắn. Liệt kê những ưu điểm mà tổng đài PBX cũ của bạn không có là đơn giản nhất. Dựa trên đánh giá hoàn chỉnh về mạng và cơ sở hạ tầng của bạn, hãy trình bày các giải pháp được đề xuất và giải thích tại sao đó là lựa chọn tốt nhất cho trường hợp của bạn. Dưới đây là một số lợi thế phổ biến của tổng đài VoIP để giúp đánh tan những mối bận tâm của sếp.

• Truyền thông tích hợp, hợp nhất: bao gồm nhiều tính năng cộng tác và giao tiếp trong một nền tảng. Mang cả công ty đến với nhau bằng các tính năng nâng cao như điện thoại soft phone, hội nghị, nhắn tin, hiện diện, v.v. Đồng thời thúc đẩy quá trình bán hàng và hỗ trợ bạn bằng tích hợp CRM mạnh mẽ cho phép truy cập nhanh hơn vào dữ liệu khách hàng.
• Quản lý hệ thống đơn giản hơn: hệ thống IP-PBX sẽ quen thuộc hơn nhiều đối với những người am hiểu về máy tính. Điều này có thể đặc biệt đúng với các hệ thống dựa trên Asterisk có GUI giao diện người dùng như Yeastar. Việc bổ sung, thay đổi và di chuyển có thể được thực hiện trong một cổng quản trị dựa trên web trong vài phút.
• Máy lẻ từ xa và softphone: nhân viên có thể cắm điện thoại IP tương thích ở nhà vào kết nối Internet của họ và quay số máy lẻ. Softphone di động phối hợp cũng cho phép các nhân việc làm việc ngoài văn phòng của bạn luôn có các tiện ích mở rộng kinh doanh.
• Văn phòng chi nhánh: một hệ thống điện thoại IP tốt nhất cho phép tạo cầu nối giữa các địa điểm văn phòng qua đường điện thoại IP hoặc kết nối internet. Nếu bạn đang có một hệ thống điện thoại dựa trên cloud, thì điện thoại IP sẽ là chi phí chính cho phần thiết bị phần cứng cho một địa điểm văn phòng mới.
• Loại bỏ dây điện thoại: kết nối phần cứng điện thoại IP trực tiếp vào một cổng mạng máy tính tiêu chuẩn mà nó có thể chia sẻ với một máy tính liền kề. Phần mềm điện thoại có thể được cài đặt trực tiếp trên PC. Bằng cách loại bỏ hệ thống dây điện thoại, việc thêm hoặc di chuyển các phần mở rộng dễ dàng hơn nhiều và các văn phòng mới có thể loại bỏ hoàn toàn nhu cầu đi dây thêm cho các cổng.
• Chuyển đổi nhanh chóng sang tổng đài VoIP: hoàn thành quá trình chuyển đổi toàn bộ hệ thống của bạn sang tổng đài VoIP trong vòng chưa đầy một ngày. Hầu hết các hệ thống tổng đài VoIP hiện nay đều tích hợp sẵn tính năng plug-and-play giúp dễ dàng định cấu hình với các nút /menu thả xuống dễ hiểu trên Web GUI. Tính năng tự động cài đặt của các dòng điện thoại IP nâng cao cũng có thể giúp hỗ trợ việc triển khai hàng loạt thiết bị cầm tay.

Tiềm năng tiết kiệm chi phí khi nâng cấp hệ thống điện thoại cũ lên tổng đài VoIP

Cách tốt nhất để kêu gọi quản lý cấp trên là hãy tập trung vào hiệu quả chi phí của giải pháp mới. Nhưng đừng chỉ nói, “Nó rẻ hơn!”. Cung cấp các số liệu cụ thể để cho biết bạn sẽ tiết kiệm được bao nhiêu với hệ thống tổng đài VoIP khi thuyết phục sếp của mình. So sánh song song chi phí của hệ thống điện thoại hiện tại của bạn, bao gồm cả chi phí của các tính năng riêng lẻ.

Tổng đài VoIP giúp giảm chi phí hoạt động đủ để tự trang trải trong thời gian tới. Và nó có thể tiết kiệm cho công ty rất nhiều tiền trong tương lai. Dưới đây là một số thống kê để giúp bạn chứng minh quan điểm của mình:

Một doanh nghiệp áp dụng công nghệ VoIP có thể giảm từ 50% đến 75% chi phí. Và các doanh nghiệp có 30 người dùng sử dụng hệ thống tổng đài VoIP mới tiết kiệm được khoảng 1.200 đô la mỗi tháng. (Harbor network)

Các doanh nghiệp nhỏ chuyển sang tổng đài VoIP có thể giảm tới 40% chi phí cuộc gọi nội địa và lên đến 90% chi phí các cuộc gọi quốc tế. (TechCo)

Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm tới 75% chi phí liên lạc nếu họ chọn nâng cấp tổng đài cũ của mình lên tổng đài VoIP. (BullsEye Telecom , 2017)

Phương pháp thực tế nhất: “Show, Don’t Tell”

Người ta nói rằng một bức tranh có giá trị bằng một ngàn lời nói. Nếu những lý do và dẫn chứng trên không thuyết phục được sếp của bạn. Hãy để anh ấy/cô ấy thấy thực tế nó hoạt động như thế nào. Sắp xếp thời gian để tổ chức cho mọi người tham gia hội thảo trên web hoặc tham gia một buổi giới thiệu hệ thống điện thoại VoIP. Yeastar cung cấp hệ thống tổng đài VoIP cho bạn quyền truy cập đầy đủ trong 30 ngày , vì vậy bạn có thể trải nghiệm cách tổng đài VoIP và truyền thông hợp nhất có thể tạo ra để thay đổi cho doanh nghiệp của bạn mà không gặp rủi ro. Bạn cũng có thể chuẩn bị một số trường hợp điển hình để có thể cho sếp bạn thấy giải pháp của bạn trong trường hợp thực tế.

Nếu có bất kỳ trở ngại nào trong quá trình thuyết phục sếp nâng cấp hệ thống điện thoại cũ của mình, hãy để chúng tôi giúp đỡ. Liên hệ với chúng tôi tại đây để xem liệu chúng tôi có thể giúp bạn gì hay không. Còn nếu bạn đã thuyết phục được sếp thành công rồi thì cũng đừng quên liên hệ ngay với chúng tôi đến số hotline của Du Hưng 02873.000.246 để được tư vấn rõ hơn về các giải pháp cách chuyển đổi sang tổng đài VoIP.