Tại sao phải chuyển đổi từ tổng đài Analog sang tổng đài IP

Công nghệ không ngừng phát triển và thay đổi để có thể đáp ứng được nhu cầu của người dùng. Cùng với đó, để đáp ứng cho nhu cầu thông tin liên lạc ngày càng cao của các doanh nghiệp thì hệ thống tổng đài mới – tổng đài IP đã ra đời và nhanh chóng chiếm được sự ưu ái của hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Việc chuyển đổi từ tổng đài analog sang tổng đài IP có thể tạo ra nhiều thay đổi và tốn khá nhiều chi phí của doanh nghiệp nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn chuyển đổi sang tổng đài IP bởi nhiều lý do.  Nếu bạn vẫn còn băn khoăn chưa biết lý do tại sao các doanh nghiệp lại chọn chuyển đổi này thì bài viết dưới đây sẽ giải đáp mọi thắc mắc cho bạn.

Trước hết, chúng ta cùng nhau tìm hiểu về khái niệm tổng đài IP và tổng đài Analog,

Tổng đài IP (Internet Protocol Private Branch eXchange, viết tắt là IP PBX hay IPBX) là một mạng điện thoại riêng dùng giao thức Internet (Internet protocol). Dữ liệu giọng nói được truyền bằng các gói dữ liệu qua Internet thay vì mạng điện thoại thông thường. Tổng đài IP được sử dụng để thực hiện các cuộc gọi điện thoại ra bên ngoài, thường áp dụng trong phạm vi một công ty, nhà hàng, hay bệnh viện.

Tổng đài Analog là tổng đài sử dụng công nghệ thoại truyền thống (công nghệ analog), hoạt động thông qua đường line bưu điện. Khi khách hàng đăng ký sử dụng, các nhà mạng sẽ kéo line bưu điện trực tiếp đến văn phòng khách hàng. Từ đó, khách hàng mua tổng đài Analog (thiết bị phần cứng), chia ra các máy nhánh (line).

Hiện nay thì tổng đài Analog vẫn có thể tiếp tục triển khai sử dụng được vậy tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn lựa chọn tốn chi phí để nâng cấp cho hệ thống điện thoại cũ của mình, sau đây là những lý do chính:

Tổng đài Analog lỗi thời với nhiều hạn chế

Như chúng ta có thể biết, hệ thống tổng đài Analog cũ ngày càng trở nên lạc hậu và gây khá nhiều khó khăn trong công việc kinh doanh của các doanh nghiêp. Chúng làm cho việc hỗ trợ khách hàng kém hơn. Một trung tâm hỗ trợ khách hàng 24/7 không phải lúc nào cũng là một lựa chọn tốt cho các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp khi mới bắt đầu phát triển.. Đầu tư vào nguồn nhân lực và chi phí hoạt động để xây dựng bộ phận chăm sóc khách hàng suốt ngày đêm không phải doanh nghiệp nào cũng có. Tuy nhiên, đây không thể là lý do để đánh mất khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào là “khách hàng tiềm năng”. Hơn nữa, khi hệ thống tổng đài gặp sự cố thì phải mất khá nhiều thời gian chờ hỗ trợ từ xa của nhà cung cấp, do đó có thể làm cho công việc kinh doanh của bạn bị gián đoạn.

Ngoài ra, tổng đài Analog cũ cũng gây khá nhiều bất tiện khi mà điện thoại chỉ có thể đặt cố định tại văn phòng cho nên các nhân viên phải ở ngay vị trí để không bỏ lỡ bất kì cuộc gọi nào đồng thời các nhân viên làm việc ngoài văn phòng cũng không thể nào sử dụng được. Hơn nữa, Với hệ thống điện thoại cũ, các cuộc gọi được truyền qua các đường PSTN, được tính phí theo mỗi phút cuộc gọi do đó chi phí phải trả cho hóa đơn điện thoại cao hơn rất nhiều. Còn khi sử dụng hệ thống tổng đài IP mới này, chi phí duy nhất của bạn là phí hằng tháng từ ISP.

Tổng đài IP hiện đại với nhiều lợi ích

Tổng đài IP với công nghệ hiện đại mang lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Đầu tiên, hệ thống tổng đài IP mới này giúp tiết kiệm chi phí hóa đơn điện thoại và chi phí bảo trì hệ thống. Nếu như với hệ thống điện thoại cũ bạn phải mất nhiều chi phí cho phí đường dây, thiết bị đắt tiền hay bảo trì, thì với hệ thống tổng đài VoIP bạn không còn phải lo lắng về điều này nữa. Bởi vì, tất cả lưu lượng thoại và dữ liệu được tích hợp vào một mạng. Dữ liệu liên lạc được chuyển đổi thành các gói dữ liệu và được gửi vào mạng IP.

Bên cạnh đó, khi muốn nâng cấp lên bạn có thể tận dụng được cơ sở hạ tầng hiện có. Hệ thống VoIP hoạt động dựa trên cơ sở hạ tầng mạng hiện có của bạn, vì vậy bạn không phải lo lắng về các việc tìm không gian để đặt phần cứng bổ sung hoặc trải qua giai đoạn triển khai kéo dài. Việc triển khai tổng đài IP vô cùng nhanh chóng, đặc biệt là so với hệ thống điện thoại Analog cũ, vì vậy bạn có thể nhanh chóng tận dụng lợi thế của hệ thống điện thoại để  có thể sử dụng linh hoạt hơn.

Thêm vào đó, với tổng đài IP mới này bạn có thể linh hoạt sử dụng mọi lúc mọi nơi. Hệ thống tổng đài cho phép đồng bộ hóa tất cả các thiết bị của bạn với nhau để có thể truy cập dữ liệu mọi lúc mọi nơi và trên nhiều thiết bị như là điện thoại di động, máy tính,.. nhờ đó bạn có thể hoàn thành công việc ngay cả trong kì nghỉ.

Tổng đài Analog Panasonic sẽ ngừng sản xuất trong tương lai

Theo như thông tin được biết thì hãng Panasonic sẽ ngừng sản xuất các sản phẩm Tổng đài Analog, Điện thoại IP và 1 số sản phẩm viễn thông khác từ năm 2022. Từ đó có thể thấy, việc tiếp tục triển khai hệ thống Analog sẽ đem lại rất nhiều bất lợi trong tương lai. Không chỉ những hạn chế mà tổng đài Analog mang lại mà còn những khó khăn như khi cần hỗ trợ kĩ thuật, sửa chữa, bảo hành,… Tất cả những điều đó có thể sẽ không còn được hỗ trợ trong tương lại. Bên cạnh đó, khi tổng đài Analog cũ bị hỏng bạn cũng không thể mua một tổng đài mới để thay thế. Chính vì thế mà việc nâng cấp từ tổng đài Analog sang tổng đài IP là một việc không thể tránh khỏi và cần thực hiện càng sớm càng tốt.

Mặc dù tổng đài Panasonic Analog sẽ không còn được sản xuất nữa nhưng bạn cũng đừng quá lo lắng, hầu hết các điện thoại bàn đều có khả năng tương thích với hãng thứ 3 do đó hệ thống điện thoại cũ của bạn vẫn có thể tương thích với các tổng đài IP tương tự.

Bạn có thể tham khảo các tổng đài IP tương tự tại đây

Trên đây là những lý do mà bạn cần phải chuyển đổi từ tổng đài Analog sang tổng đài IP, nếu bạn vẫn còn bất kì thắc mắc gì thì hãy liên lạc ngay với chúng tôi tại đây hoặc số hotline của Du Hưng 02873.000.246 để được tư vấn rõ hơn.