Hướng dẫn cách chọn mua tổng đài điện thoại nội bộ dể sử dụng và phù hợp

Khi chọn mua tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp, tổ chức hay một cá nhân là một thứ gì đó rất quan trọng. Nếu như lựa chọn hời hợt và vội vàng sẽ dẫn đến hao tốn tài nguyên của bạn như: tiền bạc, nhân lực… Có một phương pháp lựa chọn tổng đài điện thoại nội bộ hiệu quả, tiết kiệm chi phí và phù hợp với nhu cầu sử dụng. Bài viết sau sẽ giúp bạn làm điều đó dễ dàng.

Các bước chọn mua tổng đài điện thoại nội bộ

Đầu tiên: xác định nhu cầu sử dụng của bạn

Bạn là một cá nhân, một chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ hay là một doanh nghiệp lớn hàng trăm nhân viên. Bạn phải trả lời được câu hỏi bạn dùng tổng đài với mục đích gì? đó là câu hỏi mà bất cứ doanh nghiệp nào cũng đặt ra khi có ý định mua tổng đài điện thoại điện thoại nội bộ. Đây là cách nhanh nhất để bạn xác định được như cầu của bạn.

Ví dụ:

• Chọn mua tổng đài điện thoại nội bộ cho nhu cầu liên lạc trong công ty để các phòng ban gọi cho nhanh và gọi ra ngoài -> Với yêu cầu này bạn có thể chọn dùng tổng đài analog là rẻ nhất. Nhưng điểm yếu là lỗi thời và khó khăn trong việc triển khai cần phải có đơn vị chuyên nghiệp mới làm được. Lời khuyên nên dùng tổng đài IP để phù hợp với xu hướng hiện nay.
• Mua tổng đài phục vụ cho việc chăm sóc khách hàng, bán hàng trực tuyến -> Bạn phải dùng tổng đài IP.  Ưu điểm là dể dàng tích hợp các phần mềm bên thứ 3 thuận tiện cho việc bán hàng.
• Mua tổng đài cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng, cho phép khách hàng truy vấn thông tin của doanh nghiệp -> Bạn phải chọn tổng đài hỗ trợ lời chào (IVR) nhiều cấp và nhiều mức (Tổng đài dịch vụ chăm sóc khách hàng).

Bước 2: Phác họa được mô hình doanh nghiệp

Sau khi đã xác định được nhu cầu sử dụng tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp của bạn. Tiếp theo là những câu hỏi liên quan tới quy mô doanh nghiệp? doanh nghiệp của bạn có bao nhiêu người? có bao nhiêu phòng ban? sau đó vẽ ra mô hình cấu trúc của doanh nghiệp.

Khi vẽ được mô hình này bạn đã hoàn thành 50% cho việc lựa chọn mua tổng đài điện thoại nội bộ một cách hợp lý

Một vài mô hình ví dụ:

Bước 3: Liên hệ nhà cung cấp tới Demo tổng đài

Liên hệ với nhiều nhà cung cấp tổng đài phù hợp tới demo sản phẩm của họ cho mình.

Liên hệ nhiều nhà cung cấp để:

• Xem tổng đài có nhiều tính năng không. có tính năng gì nổi bật riêng của từng nhà cung cấp không
• Có thể tích hợp với các phần mềm có sẵn không như CRM, phần mềm quản lý khách hàng…
• Tổng đài mà học cung cấp có khả năng mở rộng
• Trao đổi với từng nhà cung cấp hàng loạt các câu hỏi để nhà cung cấp đưa ra giải pháp riêng của từng nhà cung cấp.

>>> Bạn cũng có thể liên hệ qua số 0937557454 để được TƯ VẤN và DEMO tổng đài điện thoại nội bộ miễn phí.

Bước cuối cùng: Tiến hành mua

Lựa chọn các nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu của mình

• Nhà cung cấp có thương hiệu và phổ biến: đã cung cấp cho các khách hàng lớn nào?
• Giá cả hợp lý: chọn một mức giá an toàn không ham rẻ vì đây là thiết bị quan trọng trong hệ thống của bạn.
• Chính sách hậu mãi tốt: chính sách bảo hành bao lâu, hổ trợ sản phẩm như thế nào, có sửa chữa nếu hết chính sách bảo hành không…
• Chọn nơi cung cấp có thông tin liên hệ rõ ràng, có nhiều kinh nghiệm, có kỹ thuật có thể yêu cầu họ cung cấp chứng chỉ.

Những lưu ý khi chọn mua tổng đài điện thoại nội bộ cần phải biết

Nhà cung cấp tổng đài điện thoại nội bộ

Phải hiểu và tìm hiểu hoặc liên hệ với nhà cung cấp để được tư vấn thật kỹ những tính năng trước khi quyết định mua tổng đài, vì với mỗi đơn vị khác nhau, với những ngành nghề và quy mô khác nhau thì cũng có nhưng module tổng đài khác nhau để đáp ứng nhu cầu của đơn vị bạn mục đính tránh lãng phí đầu tư không cần thiết…

Tránh trường hợp chọn đơn vị cung cấp không rõ thông tin gì cả, chỉ được cái giá rẻ.

Lựa chon thiết bị chính hãng, đơn vị triển khi thi công lắp đặt chuyên nghiệp

Một trong những bất tiện khi chọn mua tổng đài điện thoại nội bộ đó là:

• Mua sản phẩm rẻ nhưng sản phẩm hoặc chất lượng sản phẩm quá tệ do hàng ngoài luồng, có thể là thiết bị không chính hãng, không có nhà phân phối rõ ràng ở Việt Nam.
• Hệ thống đường truyền nội bộ không được như mong muốn.

Hiểu sai tính năng

Nhiều người nghĩ rằng mua tổng đài cho 100 người dùng là 100 người dùng có thể gọi ra cùng 1 lúc, đây là sai lầm của nhiều người mắc phải khi quyết định mua tổng đài. Bạn chọn phảm xem xét kỹ tổng đài nội bộ đó hỗ trợ bao nhiêu cuộc gọi ra cùng một thời điểm. Nên xem thông số kỹ thuật trên tổng đài ở đây là số lượng cuộc gọi đồng thời.

Hướng dẫn sử dụng và nghiệm thu thiết bị

Chú ý kiểm tra hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ theo yêu cầu của mình trước khi nghiệm thu, yêu cầu đơn vị cung cấp tài liệu hoặc Training hướng dẫn sử dụng hệ thống thật kỹ trước khi nghiệm thu.

Mong rằng những chia sẽ trên sẽ giúp được cho bạn lựa chọn được một chiếc tổng đài điện thoại nội bộ phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.