Giải pháp chuyển đổi từ tổng đài Analog truyền thống sang tổng đài IP

Như chúng ta đều biết, hiện nay hệ thống tổng đài Analog ngày càng trở nên lạc hậu và gây ra khá nhiều khó khăn cho các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp vì vậy hầu hết các doanh nghiệp đều lựa chọn giải pháp chuyển đổi từ tổng đài Analog truyền thống sang tổng đài IP. Tuy nhiên, họ vẫn chưa biết được cách làm sao để chuyển đổi sang tổng đài IP cho hợp lý và tiết kiệm chi phí. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho bạn cách để chuyển đổi từ tổng đài Analog panasonic sang tổng đài IP sao cho phù hợp nhất.

Cách chuyển đổi từ tổng đài Analog Panasonic sang tổng đài IP

Thật sự thì nhiều doanh nghiệp rất miễn cưỡng khi thay thế tổng đài Analog hiện tại của mình vì khi chuyển đổi sang tổng đài IP có thể là một nỗ lực tốn kém. Tuy nhiên, Với cách tiếp cận dần dần được mô tả dưới đây cho bạn một chiến lược chuyển đổi tuyệt vời với ngân sách hoàn toàn được kiểm soát.

Đầu tiên, chúng ta cùng nhau tìm hiểu sơ lược về những khía cạnh xoay quanh phương pháp chuyển đổi này:

Lý do các công ty muốn chuyển đổi sang tổng đài IP

Có nhiều lý do tại sao các công ty chọn chuyển từ một tổng đài Analog truyền thống sang tổng đài IP. Sau đây là danh sách các lý do phổ biến:

• Giảm chi phí liên lạc
• Hỗ trợ cho các tiện ích mở rộng từ xa
• Khả năng kết nối mạng IP-PBX từ xa / nhánh
• Thêm bộ điện thoại SIP cục bộ
• Đưa điện thoại mềm vào mạng
• Cải thiện sự sẵn có của lực lượng lao động
  • Chiến binh đường
  • Nhân viên từ xa

Những trở ngại khi chuyển sang công nghệ VoIP – Tổng đài IP

Có một số phòng ban trong công ty có thể phản đối việc triển khai hệ thống tổng đài IP. Ví dụ, Bộ Tài chính có thể đưa ra câu nói nổi tiếng “Nếu nó chưa hỏng, đừng sửa nó!” câu ngạn ngữ. Giám đốc tài chính có thể nghĩ đến chi phí thiết bị và tận dụng chúng để chống lại những gì mà họ coi là tài sản bị mất: PBX cũ và bộ điện thoại analog sẽ trở nên dư thừa. Bộ Điều hành có thể cảnh giác với công nghệ VoIP mới và lo lắng về việc phải đối phó với sự phức tạp về cơ sở hạ tầng và thời gian ngừng hoạt động của hệ thống. Quản lý cấp trung có thể lo ngại rằng một hệ thống mới sẽ lãng phí thời gian của nhân viên do kết quả của quá trình học hỏi của họ trên hệ thống mới. Họ cũng có thể cảm thấy rằng nhân viên, như những sinh vật của thói quen, có thể không phải sử dụng các phương pháp giao tiếp mới.

Hạn chế của Phương pháp Tiếp cận Cổng IP

Thật không may, có nhiều nhược điểm vốn có trong loại giải pháp này. Việc định cấu hình và kết nối từng cổng liên quan đến việc áp dụng cài đặt IP cho từng thiết bị và sao chép thông tin này trong cài đặt PBX, một hoạt động tẻ nhạt và dễ xảy ra lỗi. Ngoài ra, IP Gateway giải quyết vấn đề duy nhất của kết nối IP, đây là giải pháp tạm thời vì sự phát triển thành IP-PBX là không thể tránh khỏi. Điều này sẽ làm cho IP Gateway dư thừa theo thời gian. Ngoài ra, do tính chất “hộp kín”, IP Gateway không linh hoạt và không thể nâng cấp. Bắt buộc phải cài đặt các Cổng IP giống nhau ở mỗi vị trí để tránh các vấn đề tương thích. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, vì IP Gateway sẽ không bao giờ thay thế PBX cũ, phí bảo trì và chi phí tiện ích cho thiết bị hiện có đó vẫn đang diễn ra.

Giải pháp theo từng giai đoạn để đạt được kết quả tốt nhất khi chuyển đổi sang công nghệ VoIP – Giải pháp tổng đài IP

Có một cách tốt hơn để đạt được những lợi ích của VoIP trong doanh nghiệp. Nó có thể được thực hiện bằng cách sử dụng phương pháp chuyển tiếp nhằm cung cấp tất cả các tính năng mong muốn của VoIP trong khi tuân thủ ngân sách được kiểm soát và triển khai sẽ đáp ứng tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Phương pháp tiếp cận ba giai đoạn được mô tả dưới đây bao gồm, ngay từ giai đoạn đầu tiên, tất cả các lợi ích của Cổng IP, cộng với hàng chục tính năng IP-PBX, chẳng hạn như:

• Hệ thống IVR
• Thư thoại, Thư thoại đến e-mail
• Cầu hội nghị
• Trung kế IP (nhà cung cấp điện thoại giá rẻ)
• Các phần mở rộng bổ sung (tương tự, IP)
• Gửi fax đến thư…

và trên hết, đó là tính năng “future-proof”.

Tổng quan về Ba giai đoạn trong Phương pháp Tiếp cận Chuyển tiếp

1. Giai đoạn I: Thêm IP-PBX và Điện thoại IP vào mạng để tạo kết nối điện thoại “ba chân”: PBX, PSTN và IP / LAN / WAN.
2. Giai đoạn II: Thêm nhiều cổng và trung kế vào mạng hiện có nếu cần.
3. Giai đoạn III: Ngắt kết nối hoàn toàn PBX cũ và chỉ dựa vào IP-PBX cho mọi nhu cầu điện thoại.

Giai đoạn I: Thêm IP-PBX

Trong một động thái không có rủi ro, một IP-PBX được thêm vào mạng hiện có, như được minh họa trong sơ đồ dưới đây:

IP-PBX nằm giữa PBX cũ và PSTN và sử dụng đường trục PRI hiện có. Nó cung cấp một giải pháp “ba chân” bao gồm PBX, PSTN và IP / LAN / WAN, hoạt động như một ‘cổng thông minh’ để cung cấp kết nối đến:

• văn phòng từ xa
• nhân viên điện báo
• nhà cung cấp điện thoại (trung kế SIP)
• tất cả các tính năng của tổng đài IP

Giai đoạn II: Mở rộng tự nhiên

Khi cần nhiều điện thoại tương tự hơn, khách hàng có thể chỉ cần thêm mô-đun FXS vào khung IP-PBX. Nếu đạt đến dung lượng nội bộ của IP-PBX, có thể gắn các ngân hàng kênh với các mô-đun cần thiết vào IP-PBX thông qua cổng USB 2 của nó. Nếu cần nhiều cổng FXO hơn, khách hàng có thể sử dụng cùng phương pháp này để thêm nhiều trung kế FXO hơn. Nếu cần nhiều cổng PRI hơn, có thể mua thêm giấy phép PRI để kích hoạt các cổng bổ sung trong mô-đun IP-PBX PRI hiện có. Giai đoạn này được minh họa trong sơ đồ dưới đây:

Giai đoạn III: Xóa bỏ PBX cũ

Cuối cùng, khi khách hàng đã sẵn sàng thay thế hoàn toàn tổng đài cũ của mình bằng tổng đài IP-PBX, thì IPPBX hiện tại có thể tiếp quản tất cả chức năng của tổng đài truyền thống cũng như cung cấp các tính năng bổ sung chỉ được hỗ trợ trong môi trường IP. Khách hàng sẽ có thể kết nối cơ sở hạ tầng hiện có (điện thoại tương tự, đường truyền tương tự / kỹ thuật số) bằng cách sử dụng các ngân hàng kênh bổ sung hoặc bằng cách chuyển đổi sang điện thoại IP và trung kế IP. Trong nhiều trường hợp, khoảng thời gian ROI cho phần cứng bổ sung này sẽ rất ngắn vì khách hàng sẽ không còn phải trả tiền bảo trì / dịch vụ cho PBX cũ nữa. Giai đoạn này được minh họa trong sơ đồ dưới đây:

Trên đây là cách chuyển đổi từ tổng đài Analog truyền thống sang tổng đài IP theo phương pháp tiếp cận chuyển tiếp. Phương pháp này không những dễ dàng triển khai mà còn tiết kiệm chi phí. Nếu bạn muốn triển khai hệ thống tổng đài mới này nhưng vẫn còn nhiều thắc mắc thì đừng ngần ngại liên hệ ngay với chúng tôi theo số Hotline của Du Hưng 02873.000.246.