Cách tổ chức buổi họp trực tuyến hiệu quả cho doanh nghiệp

Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đều cho làm việc và hội họp trực tuyến tại nhà bởi vì tình hình dịch bệnh đang rất căng thẳng việc đi lại nhiều và tập trung đông người dễ bị lây nhiễm ảnh hưởng đến sức khỏe của mọi người. Với sự gia tăng làm việc từ xa nhưu vậy, ngay cả các doanh nghiệp thông thường cũng sẽ thấy sự gia tăng các cuộc họp trực tuyến trong thời gian tới. Để giúp bạn tiến hành các cuộc họp trực tuyến hiệu quả hơn , dưới đây là những mẹo có thể được thực hiện cuộc họp online được hiệu quả hơn.

1. Bổ nhiệm một người chủ trì

Một cuộc họp cần phải có người chủ trì. Khi bạn điều hành một cuộc họp thông thường, bạn có thể phải theo dõi mọi người, tuy nhiên bạn không cần nhất thiết phải điều phối cuộc họp theo cách như vậy. Nếu cuộc họp không có hoặc có rất ít sai sót kỹ thuật, những ai muốn tham gia phát biểu có thể biểu hiện bằng ngôn ngữ hình thể. Có rất nhiều tín hiệu tinh tế giúp chúng ta có thể nhận biết được những người tham gia đang cảm thấy gì.

Nếu bạn đang phải đảm nhiệm vị trí là người chủ trì cuộc họp, hãy cố gắng làm quen với nền tảng hoặc ứng dụng dùng để thực hiện videocall trước. Nếu bất cứ ai cần thuyết trình hay trình bày ý kiến bằng thiết bị của họ, hãy chắc chắn là bạn biết cách cài đặt videocall, cách thức hoạt động và hãy làm thử một vài bước. Đối với những lần đầu, bạn có thể liệt kê danh sách những bước cần làm để có một cuộc họp qua video đảm bảo kỹ thuật chuẩn. Đồng thời, bạn có thể dễ dàng hướng dẫn những người tham gia khác các bước này nếu cần.

2. Xây dựng cơ chế check-in đúng giờ cho nhân viên

Nhân viên làm việc từ xa tham gia các cuộc họp trực tuyến có xu hướng tập trung nghiêm ngặt vào các to-do list cần làm mỗi ngày. Trong khi điều này có thể khiến bạn nghĩ rằng năng suất làm việc tăng lên, tuy nhiên, nó khiến các nhân viên cảm thấy xa cách nhau, từ đó làm giảm đi sự hợp tác trong công việc.

Để thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhân viên, để nhân viên có cảm nhận đầy đủ về đồng nghiệp và làm việc hiệu quả, bạn có thể bắt đầu các cuộc họp từ xa bằng một câu hỏi có ý nghĩa. Bạn thậm chí nên tạo ra một mục riêng với kế hoạch rõ ràng để phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi nhân viên, giúp tất cả mọi người đều có thể được tham gia trả lời. Điều này giúp mang tới cho nhân viên không gian làm việc thoải mái, tránh bị căng thẳng và lo lắng. Việc giảm thời gian họp dành cho công việc là một bí quyết giúp bạn có một buổi họp trực tuyến hiệu quả với nhân viên. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng các cuộc họp ngắn thực sự tập trung hơn và mang lại hiệu quả cao hơn.

Thêm vào đó, đối với một cuộc họp trực tuyến, sẽ rất khó để bạn đánh giá cảm xúc của mọi người hay xác định xem ai là người muốn phát biểu. Thêm vào đó, một số người ngồi phía sau có thể bị khuất hoặc mờ khỏi khung hình. Điều này yêu cầu bạn phải chủ động hơn trong việc “điểm danh” mọi người đôi lúc để tất cả được tập trung và cuộc họp được tiếp tục một cách có trật tự.

Khuyến khích mọi người hầu như kiểu “giơ tay phát biểu” hoặc thậm chí tạo ra một số dấu hiệu bằng ngôn ngữ cơ thể khi muốn trình bày một vấn đề nào đó. Bạn có thể giữ danh sách những người cần phát biểu trong buổi họp ngày hôm đó và gọi lần lượt họ.

3. Cho phép công việc và việc cá nhân của nhân viên “hòa hợp”

Với nhân viên đã có gia đình, việc phải trông con hay có trẻ em ở nhà ngay khi họ làm việc để giúp các công ty vượt qua khủng hoảng trong giai đoạn này, sẽ rất bình thường nếu có những sự gián đoạn mang tính cá nhân trong các cuộc họp từ xa. Theo Andrea Summers – chuyên viên Nhân sự tại Công ty FMG Leading Mỹ, nhân viên của cô có thể thoải mái yêu cầu được nhắc lại nội dung cuộc họp nếu họ bị phân tán sự chú ý khi có gián đoạn do các nhân tố khách quan.

Hơn thế nữa, sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống gia đình có thể giúp các nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Nó tạo ra một không gian kết nối, khích lệ tinh thần làm việc của nhân viên, hỗ trợ lẫn nhau giữa các đồng nghiệp khi họ muốn đạt được các mục tiêu lớn của tập thể trong bối cảnh căng thẳng hiện nay.

4. Có kế hoạch rõ ràng và theo sát nó

Việc có kế hoạch sát sao và làm theo từng bước như kế hoạch có thể mang tới hiệu quả cao hơn cho các cuộc họp trực tuyến. Ví dụ, kế hoạch luôn cần xác định rõ mục tiêu của cuộc họp, có những gì cần phải hoàn thành trong cuộc họp, hoàn thành như thế nào và trong khung giờ nào. Chẳng hạn một nhiệm vụ mới có thể cần phải giải quyết sau khi các thành viên hội ý, brainstorm, hỏi đáp trong vòng 60 phút. Ngoài ra, cần có sự rõ ràng hoàn toàn về vai trò của từng thành viên phải chịu trách nhiệm khi làm việc, lên kế hoạch… Ngoài ra bạn cần đặt rõ kỳ vọng về khoảng thời gian để nhân viên hoàn thành đầy đủ các mục tiêu.

5. Ghi chép lại nội dung cuộc họp

Cuối mỗi cuộc họp, bạn bắt buộc phải xác định được các bước tiếp theo và lộ trình để đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Việc tổng kết lại vấn đề có thể đóng vai trò tạo ra khuôn khổ cho một bản tóm tắt chính thức, toàn diện hơn dựa trên những ghi chú hay ý kiến được đưa ra bởi một trong các thành viên tham gia cuộc họp.

Điều quan trọng là trước khi bắt đầu các cuộc họp, mọi người cần biết ai đang viết ghi chú và ai sẽ chịu trách nhiệm gửi bản tóm tắt chính thức, bao gồm các bước làm việc tiếp theo ngắn hơi và dài hơi, các bên chịu trách nhiệm về công việc với mốc thời gian rõ ràng. Rõ ràng về những trách nhiệm này và có định hướng thực hiện theo kế hoạch rất quan trọng trong một môi trường làm việc từ xa.

Một vấn đề thường thấy trong các buổi họp online là những người tham gia khó nắm bắt được nội dung. Khi họp thì khá rối ý, nói chèn vào nhau, truyền đạt khiến nhân viên khó hình dung… Nếu tình trạng này kéo dài có thể khiến nhân viên sợ họp, lười họp.

Giải pháp ở đây có thể kể đến việc doanh nghiệp của bạn đồng thời yêu cầu nhân viên mở file Google Docs để cùng ghi chép. Tác dụng của việc làm này giúp nhân viên brainstorm dễ dàng khi ai cũng có thể ghi ý kiến của mình cùng lúc, note lại những nội dung quan trọng của cuộc họp đồng thời sắp xếp ý trao đổi một cách logic để mọi người theo được luồng tư duy.

6. Đảm bảo các thiết bị công nghệ hoạt động tốt

Bạn cần thông báo cho các nhân viên làm việc từ xa phải chuẩn bị thật tốt để đảm bảo các yếu tố liên quan tới công nghệ cá nhân không ảnh hưởng tới cuộc họp. Điều này có thể bao gồm việc các nhân viên chuẩn bị sẵn sàng mật khẩu, đảm bảo chất lượng tai nghe, webcam,..

Bạn có thể tham khảo một số công cụ dưới đây để tổ chức họp trực tuyến cho các nhân viên làm việc từ xa tại đây: https://duhunggroups.com/thiet-bi-hop-truc-tuyen-gia-re-cho-doanh-nghiep-mua-covid/

THÔNG TIN LIÊN HỆ CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà nội

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Phone：028-7300-0246

Email: [email protected]