Hình thức họp trực tuyến đã và đang dần phổ biến trong thời kỳ công nghệ phát triển vượt bậc như hiện nay. Trong đó, một trong những phần mềm hỗ trợ được sử dụng phổ biến nhất là Zoom Meeting hoặc mở rộng của Zoom là Webinar chuyên dành cho hội thảo trực tuyến. Với những người dùng lần đầu tiên sử dụng còn khá khó khăn khi thao tác. Bài viết này, Du Hưng sẽ hướng dẫn chi tiết cách vận hành các cuộc họp và làm việc qua: Zoom, Webinar.

VẬN HÀNH CÁC CUỘC HỌP ZOOM WEBINAR, ZOOM MEETING

Bài viết dưới đây sẽ là các bước cơ bản để khởi tạo, vận hành cuộc họp cho khách hàng

1.KIỂM TRA THÔNG TIN KHÁCH HÀNG

Khi tiến hành thực hiện webinar, các thông tin cần khách hàng cung cấp bao gồm:

1.1 Khách hàng muốn sử dụng dịch vụ nào?

• Webinar: Hội thảo trực tuyến: Người vận hành (panelist) sẽ tham gia phòng chính, những người dự thính (attendee) sẽ tham gia lắng nghe buổi hội thảo.
• Zoom meeting: Hoạt động dưới nguyên tắc tất cả người tham gia cùng trao đổi (host – paricipants).

1.2. Khách hàng muốn sử dụng phòng họp với bao nhiều người tham gia?

• Yêu cầu khách hàng cung cấp thông tin để từ đó ta có thể sử dụng tài khoản một cách chính xác.

1.3. Khách hàng khởi tạo trong thời gian nào?

• Ta xác định thời gian khách muốn khởi tạo phòng họp/hội thảo, từ đó xác định thời gian diễn ra và thời gian khởi tạo hợp lý.

1.4. Xác định trình độ khách hàng

• Một số khách hàng khởi tạo phòng họp sẽ có thể sử Zoom (có IT) hoặc không.
• Tùy vào nhu cầu của khách, ta có thể thêm một buổi traing+test cho những người tham gia và tiến hành rà soát các lỗi khi khởi tạo.

1.5. Một số yêu cầu khác của khách hàng (tùy nhu cầu của khách)

• Đăng ký hội thảo có cần đăng ký trước không? Tính năng Registration
• Khách hàng muốn gửi mail khi người giam gia đăng ký không? gửi các thông tin đăng ký về mail của khách hàng.

2. KHỞI TẠO PHÒNG HỌP CHO KHÁCH HÀNG

Sau khi đã xác định được nhu cầu, ta tiến hành khởi tạo phòng họp theo các thông tin đã được cung cấp.

Ví dụ: Khởi tạo một webinar cho khách hàng

1: Tên cuộc họp/webinar

2: Ngày diễn ra hội thảo

3: Thời gian diễn ra

4: Múi giờ (sẽ hiển thị khi gửi thông tin cho người tham gia)

5: Có mở đăng ký trước hay không?

6,7: Bật/Tắt video khi tham gia

8: Các tính năng muốn bật khi tham gia buổi họp (thường sẽ chỉ bật option Q&A và auto Record)

Sau khi đã khởi tạo, ta nhấn Schedule để lưu lịch

3. KIỂM TRA VÀ GỬI LẠI THÔNG TIN CHO KHÁCH HÀNG

Sau khi đã khởi tạo phòng họp, ta kiểm tra lại các thông tin sau đó gửi lại link hội thảo. Khách hàng sẽ sử dụng link này để thông báo với người tham gia.

3.1 Kiểm tra thông tin vừa khởi tạo

Kiểm tra các thông tin sau:

• Tên buổi họp
• ID/Password
• Thời Gian
• Các tính năng thêm

• Link tham gia hội thảo

3.2 Tiến hành thêm các tính năng của khách hàng

Tùy theo yêu cầu của khách, ta sẽ thêm các thông tin khách hàng yêu cầu:

Yêu cầu đăng ký trước khi tham gia hội thảo (có thể mở từ khi khởi tạo):

1: Mở đăng ký

2: Khách đăng ký sẽ được tham gia hội thảo (chủ yếu sử dụng tick này)

3: Người chủ trì sẽ duyệt trước những người tham gia hội thảo

Kiểm tra form đăng ký

Ta tiến hành kiểm tra lại link đăng ký:

Thêm các câu hỏi cho link đăng ký: Registration Setting> Edit:

• Short answer: Câu hỏi điền thông tin.
• Multiple answers: câu hỏi chọn đáp án

4. CÁC BƯỚC CHUẨN BỊ CHỜ

Phần chuẩn bị phòng

1. File trình chiếu
2. Background ảo
3. Nhạc or video chờ

Nhân sự

1. Người start webinar
2. Người trình bày (trình chiếu files)
3. Người thông dịch viên
4. Duyệt vào room, trả lời Q&A và Chat

5. CÁC TÍNH NĂNG TRONG PHÒNG HỌP

5.1 Người tham gia

Sau khi tham gia phòng họp, người tham gia sẽ được phân ra làm 2 loại chính:

• Panelist: Người chủ trì (vận hành): Trực tiếp vận hành cuộc họp, có thể trình chiếu, mở mic,…
• Attendees (mặc định): Những người tham gia hội thảo sẽ chỉ lắng nghe những người chủ trì, có thể nói nhưng không thể chia sẻ màn hình.
• Host (co-host): có thể chuyển từ attendee>panelist.

5.2 Trả lời câu hỏi Q&A

Q&A là chức năng giúp người tham gia đặt câu hỏi cho người vận hành, thông qua Q&A. Người vận hành sẽ thu thập các câu hỏi để phục vụ cho hội thảo. Người tham gia hội thảo có thể nhập câu hỏi thông qua kí hiệu “Q” hiện trên màn hình và nhập câu hỏi, sau đó nhấn SEND

Bên phía người vận hành sẽ nhận được câu hỏi và tiến hành trả lời. Câu hỏi sau khi được trả lời:

*MỘT SỐ CÀI ĐẶT CHO Q&A:

• Allow anoymous question: cho phép đặt câu hỏi ẩn danh
• Allow attendees to view: cho phép người xem khách xem các câu hỏi nào:
  – Đã được trả lời
  – Tất cả các câu hỏi

5.3 Tính năng khảo sát theo biểu đồ (Polls)

Tính năng này giúp người vận hành đưa ra các khảo sát và người tham gia sẽ trả lời từ các đáp án cho trước:

Polls sẽ được tạo ra trên Web của Zoom, người vận hành có thể tùy chọn các mục cài đặt cho ứng dụng này:

5.4 Tính năng trò chuyện (Chat)

Tính năng này cho phép người tham gia có thể chat với người điều hành và ngược lại

Một số cài đặt cho tính năng Chat: Tùy chọn này sẽ được host cài đặt:

Người tham gia có thể chat với:

• Không được chat
• Host- Panelist(Mặc định)
• Với tất cả những người tham gia khác

5.5 Tính năng chia sẻ màn hình

Tính năng này chỉ sử dụng được với host và các panelist

Một số lưu ý khi chia sẻ màn hình

• Ta sẽ tiến hành chọn chia sẻ cả màn hình hoặc chia sẻ cửa sổ đã chọn.
• Có thể chia sẻ âm thành trong mục: Share sound
• Có thể cài đặt người chia sẻ màn hình
• Khi muốn dừng chia sẻ, ta nhấn Stop Share
• Thực hiện vẽ hình lên mục chia sẻ Annotate
• Tạm dừng chia sẻ Pause Share 

5.6 Ghi hình cuộc họp (Record)

Tính năng này giúp người điều hành cuộc họp có thể xem lại những gì đã diễn ra. Khi người điều hành muốn ghi hình cuộc họp, ta nhấn vào Record, cuộc họp sẽ được ghi hình lại và có thông báo

Có hai tùy chọn cho việc lưu trữ:

• Lưu trữ trên máy tính: File lưu trữ sẽ được chuyển về thư mục đã được chỉ định trước. Để cài đặt đường dẫn này, ta truy cập: Settings > Recording >  Local recording
• Lưu trữ trên cloud: sẽ được chuyển vào mục recording thêm cloud, ta truy cập: My account > Recording > chọn file muốn kiểm tra và tải về

6. CÁC THÔNG TIN CUNG CẤP CHO KHÁCH HÀNG SAU HỘI THẢO

6.1 Trích xuất thông tin phòng họp

Người điều hành có thể kiểm tra lại các thông tin hội thảo đã diễn ra, bao gồm

• Danh sách người tham gia: Attendee Report
• Danh sách đăng ký: Registration Report
• Danh sách Q&A: Q&A Report
• Danh sách khảo sát hội thảo: Q&A Report

ZOOM.US >  My Account > Admin > Account management > Reports > Webinar

Các bước lựa chọn thông tin cần khai thác

• Bước 1: Chọn thông tin cần trích xuất
• Bước 2: Chọn hội thảo cần trích xuất
• Bước 3: Xuất file thành quả.

6.2 Chia sẻ file ghi hình cho khách hàng

Có hai cách có thể chia sẻ file đã được ghi hình

Trong trường hợp lưu hình trên máy: Ta tiến đến thử mục theo đường dẫn:

Settings > Recording >  Local recording

Trong trường hợp lưu trữ trên cloud:

Bước 1: Ta tiến hành truy cập thư mục trên web: My account > Recordings

Bước 2: Trích xuất ghi hình hội thảo sẽ được trích xuất theo:

• Ngày diễn ra
• Tên hội thảo

Bước 3: Sau khi đã tìm ra file ghi hình, ta click vào topic của hội thảo đó, sẽ có các thông tin để xem, download file ghi hình

Ta cũng có thể chia sẻ link ghi hình bằng việc click : share.

Thông tin ghi hình sẽ được trích xuất, ta có thể copy để gửi cho người khác. Khi người khác muốn truy cập, họ cần nhập password để xem hình.

6.3. Trích xuất file chat

Ta có thể trích xuất Chat trong hội thảo theo các bước sau:

Bước 1: Chọn mục: Chat

Bước 2: Ta nhấn mục Save Chat

File Chat sẽ tự động được tải về dưới dạng text như bên dưới:

Chúc các bạn thành công!

Mọi thắc mắc hoặc cần được hỗ trợ thêm, hãy liên hệ đến bộ phận kỹ thuật 19006069 công ty Du Hưng để được trải nghiệm phần mềm nhanh nhất.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

Hotline kỹ thuật: 19006069

Email: [email protected]

Hotline sales: 028-7300-0246

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà Nội