Tổng đài ảo là gì? Tại sao nên sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Với doanh nghiệp, dịch vụ tổng đài ảo đang được lên ngôi. Nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí khá lớn cho việc trang bị hệ thống tổng đài. Với dịch vụ này, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm. Vì chất lượng các cuộc gọi cho khách hàng luôn cao nhất với chi phí thấp nhất.

Tổng đài ảo là gì?

Tổng đài ảo là loại dịch vụ thoại sử dụng nền tảng IP hiện đại nhằm cung cấp cho khách hàng những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp. Dịch vụ này được lắp đặt rất đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP, hoặc cài Softphone trên di động. Hoặc tận dụng các điện thoại analog có sẵn và kết nối đến thiết bị VoIP Gateway là hoàn toàn có thể sử dụng. Và được trang bị các tính năng hoàn toàn giống với một tổng đài chuyên nghiệp. Mà không cần phải đầu tư một hệ thống tổng đài vật lý tốn kém.

Không thể phủ nhận, tổng đài ảo đóng vai trò quan trọng góp phần mang lại thành công cho người dùng. Hiện nay, dịch vụ tổng đài ảo áp dụng cho nhiều đối tượng khách hàng, cụ thể:

• Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tổng đài. Nhưng không muốn đầu tư nhiều tiền cho hệ thống tổng đài riêng.
• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân viên hoạt động ở các địa điểm khác nhau.
• Doanh nghiệp chưa văn phòng cố định.
• Doanh nghiệp muốn chuyên nghiệp trong việc hỗ trợ khách hàng.

Tại sao nên sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp

Mặc dù giải pháp tổng đài ảo cũng có một số nhược điểm nhỏ nhưng nhìn chung nó vẫn là cách thức trải nghiệm liên lạc toàn diện và linh hoạt nhất hiện nay. Dưới đây là những lý do mà tại sao các doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển đổi hoặc thiết lập sử dụng tổng đài ảo cho doanh nghiệp của mình.

1/ Đơn giản hóa cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp

Đối với tổng đài truyền thống, các doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản chi phí không nhỏ để mua tổng đài điện thoại kiểu PABX lắp đặt trong cơ sở của mình. Mô hình hiện thoại cũ này khá đắt đỏ. Bên cạnh đó, nó cũng đòi hỏi kỹ năng nội bộ để có thể quản trị công nghệ thông tin và bảo trì kỹ thuật thiết bị điện thoại.

2/ Giảm nhẹ gánh nặng cho nhân sự

Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp không cần duy trì nhân sự và người quản lý hệ thống tổng đài. Tất cả các công việc quản trị, thiết lập cấu hình đều được thông qua internet với trình duyệt web và sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp.

3/ Tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng

Ngày nay, việc kinh doanh trên Internet rất phát triển, các kênh bán hàng online luôn được doanh nghiệp quan tâm vì sự tiện lợi. Vì thế đòi hỏi việc trả lời những thắc mắc của khách hàng cũng như những đơn đặt hàng mới phải nhanh chóng và chuyên nghiệp. Cho nên việc đầu tư một hệ thống tổng đài tự động như tổng đài ảo là rất cần thiết.

4/ Tổng đài ảo sẽ khắc phục điểm yếu của tổng đài truyền thống

Cuộc gọi từ bên ngoài sẽ được đẩy trực tiếp tới số máy nhánh. Và số di động của những nhân viên phụ trách bộ phận. Với tiện ích này, dù người nhận cuộc gọi có ở đâu cũng có thể trả lời máy.

Dịch vụ tổng đài ảo có những tiện ích sau:

• Chức năng trả lời tự động (IVR)
• Hiển thị tên người gọi đến
• Hỗ trợ Softphone
• Ghi âm – nghe lại – xóa cuộc gọi
• Nhật ký cuộc gọi
• Đàm thoại tay ba
• Và còn nhiều chức năng hữu ích khác.

Những ưu điểm mà tổng đài ảo hơn hẳn tổng đài truyền thống

• Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại. Thậm chí nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm thì không cần đầu tư thiết bị.
• Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống. Lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc). Vì vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn. Doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.
• Gọi nội bộ hoàn toàn MIỄN PHÍ dù là khác tỉnh thành
• Cước phí cuộc gọi quốc tế thấp hơn
• Nhân viên có thể làm việc bất kỳ đâu
• Dễ dàng quản lý, xem thống kê cuộc gọi ra/vào, nghe lại ghi âm cuộc gọi
• Dễ dàng mở rộng hệ thống
• Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng, hệ thống quản lý khách hàng

Trên đây là những lý do tại sao mà tổng đài ảo lại được ưa chuộng sử dụng như vậy cũng như lý do mà các doanh nghiệp chưa sử dụng tổng đài ảo nên cân nhắc chuyển đổi sử dụng cho doanh nghiệp mình. Du Hưng hiện là nhà cung cấp các giải pháp tổng đài ảo cho doanh nghiệp, để biết thông tin chi tiết vui lòng liên hệ ngay đến 028-7300-0246 để được hỗ trợ tốt nhất.

Xem thêm: Trọn bộ thiết bị họp trực tuyến cho doanh nghiệp

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 21A3, 67/61 Phùng Khoang, P.Trung Văn, Q,Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Phone：028-7300-0246

Email: [email protected]