Tất cả những điều bạn cần biết về hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến và được nhiều doanh nghiệp lựa chọn làm giải pháp cho phòng họp trực tuyến của mình. Tuy thế, vẫn còn nhiều doanh nghiệp chưa hiểu rõ về hội nghị truyền hình và vẫn còn băn khoăn khi lựa chọn. Dưới đây là bài viết tổng quan về giải pháp hội nghị truyền hình Yealink mà bạn có thể ứng dụng để có cái nhìn tổng quan về các giải pháp của hội nghị truyền hình.

Hội nghị truyền hình là gì?

Hội nghị truyền hình là giải pháp họp trực tuyến giữa những người dùng ở những địa điểm cách xa nhau chẳng hạn như giữa các chi nhánh của công ty trên cùng một quốc gia hoặc giữa các quốc gia khác nhau, với các đối tác nước ngoài hay nhân viên làm việc từ xa,.. Hội nghị truyền hình giúp rút ngắn khoảng cách về địa lý giữa những người dùng với nhau. Với hội nghị truyền hình, những người dùng dù ở cách xa nhau vẫn có thể trao đổi thông tin, thảo luận với âm thanh, hình ảnh rõ nét thông qua các thiết bị, tạo cho mọi người cảm giác như đang ngồi chung trong một phòng họp.

Những lợi ích khi ứng dụng giải pháp hội nghị truyền hình

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Nếu như với một cuộc họp gặp mặt trực tiếp truyền thống bạn phải mất rất nhiều chi phí để chi cho việc di chuyển, ăn ở đồng thời cũng phải mất khá nhiều thời gian để di chuyển đến địa điểm họp, vô cùng tốn kém thì với một cuôc họp hội nghị truyền thông trực tuyến bạn không cần phải tốn bất kì chi phí nào để chi trả cho các vấn đề đó cả. Ngay cả khi tổ chức các cuộc họp tại văn phòng không cần di chuyển đi xa thì cũng có thể tốn một loạt các chi phí bao gồm cả thời gian được trả lương mà nhân viên dùng để thiết lập cuộc họp và thời gian đợi những người đến muộn đến.

Tập trung hơn vào cuộc họp

Những người tham gia hội nghị bằng âm thanh có xu hướng tách ra khỏi khu vực và đa nhiệm vì họ cảm thấy mất kết nối với các thành viên khác trong cuộc họp. Tuy nhiên, với video, có áp lực duy trì “giao tiếp bằng mắt ảo”, giúp cho việc tương tác được cao hơn. Khi nhìn thấy tất cả các thành viên, người dùng có xu hướng áp dụng tất cả các kĩ năng giao tiếp mà họ sử dụng trong như khi giao tiếp trực tiếp..

Độ linh hoạt cao, sử dụng mọi lúc mọi nơi

Một trong những lợi thế của hội nghị truyền hình đó là nó mang lại cho bạn sự linh hoạt hơn. Ngay cả khi bạn đang ở bên ngoài vì lý do nào đó, bạn vẫn có thể dễ dàng bắt đầu hoặc tham gia hội nghị truyền hình cho một vấn đề quan trọng trên máy tính xách tay, điện thoại thông minh, iPad hoặc các thiết bị di động khác của mình.

Tăng hiệu quả và năng suất làm việc

Lợi ích này được mang lại từ tổng hợp những lợi ích khác của hội nghị truyền hình chẳng hạn như ít lãng phí thời gian và tiền bạc hơn, tăng cường kết nối cá nhân và không phải đi lại nhiều,.. từ đó mà có được hiệu quả và năng suất cao hơn. Giờ đây, thay vì phải chuẩn bị cho cuộc họp, di chuyển đến cuộc họp hoặc đợi những người tham gia khác đến đầy đủ mới bắt đầu cuộc họp thì người tham gia có thể dành phần lớn thời gian của mình để thật sự tập trung vào cuộc họp, nhờ đó mà hiệu quả và năng suất mà hội nghị truyền hình mang lại cũng cao hơn.

Cách chọn thiết bị hội nghị truyền hình cho phòng họp của bạn

Bước 1: Xác định kích thước phòng họp của bạn

Tên thực tế, có rất nhiều kiểu dáng không gian làm việc và phòng họp khác nhau và không phải bộ thiết bị hội nghị nào cũng có thể phù hợp với tất cả các không gian phòng họp. Vì vậy, việc đầu tiên cần làm để chọn được bộ thiết bị hội nghị phù hợp cho phòng họp của bạn đó là xác định xem phòng họp của bạn thuộc loại nào. Kích thước phòng họp của bạn cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến ngân sách mà bạn cần chi trả cho bộ thiết bị hội nghị truyền hình của mình, thời gian để bạn chuẩn bị phòng.

Bước 2: Xác định nhu cầu cho phòng họp của bạn?

Việc tiếp theo bạn cần làm để chọn được bộ thiết bị phù hợp đó là xác định tầm quan trọng về chất lượng hình ảnh, âm thanh mà bạn cần cho phòng họp của bạn. Bạn phải xem xét thử bạn cần một bộ thiết bị hội nghị truyền hình như thế nào, có cần trông chuyên nghiệp với hình ảnh HD rõ nét và âm thanh chất lương cao không? bạn có cần hình ảnh đẹp để gây ấn tượng tốt với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh hay không? Hay bạn chỉ sử dụng nó để thực hiện các cuộc họp cá nhân trực tiếp với nhân viên hoặc các nhóm làm việc từ xa.

Bước 3: Chọn giải pháp cho phòng họp của bạn

Tiếp theo, bạn sẽ tìm kiếm để chọn cho mình một bộ giải pháp phù hợp nhất. Đây có thể xem là phần quan trọng nhất để bạn có thể biến không gian phòng họp của mình trở thành một không gian hội nghị truyền hình trong vòng vài phút.

Cho dù bạn chọn cách nào, thì trong từng phương án sẽ cũng đều có những thành phần như sau, bạn cũng nên xem xét các thành phần:

• Loa:  Thiết bị Hội nghị truyền hình của bạn có được trang bị loa đủ cho việc tổ chức sự kiện không? Đối với các phòng lớn hơn hoặc yêu cầu phức tạp hơn, các loa bổ sung cũng cần được xem xét.
• Màn hình:  Tùy thuộc vào kích thước phòng và yêu cầu trình bày, người dùng có thể chọn từ nhiều loại màn hình bao gồm màn hình, màn hình plasma, máy chiếu và thậm chí cả màn hình kép.
• Camera: camera của bạn phải có chất lượng đủ cao để ghi lại rõ ràng tất cả những người có mặt khi bạn tổ chức cuộc họp video hoặc Hội thảo trên web.
• Micrô:  trong số các tùy chọn micrô có sẵn, bạn cần so sánh phạm vi chọn hiệu suất âm thanh, mảng micrô, … theo kích thước phòng của bạn.
• Thiết bị trung tâm: hỗ trợ khả năng xử lý (mã hóa + giải mã) mạnh mẽ với codec tích hợp

Những lưu ý khi tổ chức buổi hội nghị truyền hình

1. Đảm bảo có kết nối Internet ổn định
   Một trong những khía cạnh quan trọng nhất để có thể tổ chức hội nghị truyền hình hiệu quả là kết nối Internet ổn định và nhanh chóng. Một khi kết nối chậm nó sẽ làm ảnh hưởng tiêu cực đến hội nghị, làm gián đoạn hình ảnh và âm thanh không nhất quán.
2. Gửi nội dung cuộc họp cho người tham gia
   Một trong những yêu cầu bắt buộc cần làm trước khi cuộc họp bắt đầu đó là gửi nội dung cuộc họp và thư mời họp cho những người tham gia cuộc họp. Điều này sẽ giúp cho những người tham gia biết được lý do tổ chức cuộc họp cũng như những nội dung sẽ triển khai để có được những sự chuẩn bị phù hợp.
3. Chú ý đến múi giờ
   Một trong những điều cần lưu ý khi có người tham gia đến từ các quốc gia khác nhau đó là cần chú ý đến múi giờ để có thể chọn được khung giờ tổ chức cuộc họp phù hợp với tất cả người tham gia. Điều này thật sự rất quan trọng nhất là khi bạn thực hiện gửi lời mời theo lịch.
4. Chọn môi trường ánh sáng đồng đều
   Một trong những khía cạnh quan trọng góp phần giúp cho bất kì cuộc họp nào thành công đó là môi trường ánh sáng thích hợp với độ chói tối thiểu. Nên sử dụng ánh sáng tự nhiên nhưng cần chú ý rằng những người tham gia ở phía đối diện không phân tâm. Nên đóng rèm lại để ánh sáng mặt trời không áp đảo ánh sáng huỳnh quang.
5. Không nên nói cùng lúc
   Khi có cùng lúc nhiều người cùng tham gia vào cùng một cuộc họp và lại không ngồi ở cùng một vị trí thật sự là một thử thách với người tham gia. Bạn cần tập tính kiên nhẫn và không nói trong khi người khác vẫn đang phát biểu.

Yealink- thương hiệu hàng đầu của hội nghị truyền hình

Khi nói đến hội nghị truyền hình thì không thể nào không nhắc đến thương hiệu Yealink. Yealink là nhà cung cấp giải pháp truyền thông hợp nhất và hội nghị hàng đầu trên thế giới hiện nay. Tập trung vào nghiên cứu và phát triển, Yealink cũng nhấn mạnh vào sự đổi mới và sáng tạo. Với các bằng sáng chế kỹ thuật nổi bật như : Cloud computing , công nghệ audio HD, Công nghệ xử lí hình ảnh. Yealink đã xây dựng một giải pháp hội nghị âm thanh và video bằng cách kết hợp các dịch vụ Yealink cloud với một loạt các sản phẩm thiết bị tên tuổi hàng đầu.

Các thiết bị hội nghị truyền hình thuộc thương hiệu Yealink được sử dụng phổ biến hiện nay: Thiết bị hội nghị truyền hình VC (VC200, VC500, VC800, VC880), Thiết bị hội nghị truyền hình MVC ( MVC300, MVC400, MVC500, MVC900), MeetingEye400, MeetingEye600, MeetingBar A20,..

Xem thêm: Giải pháp hội nghị cho mùa COVID 2021