Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết nhất

Hiện nay, dịch bệnh Covid-19 kéo dài và vẫn diễn biến phức tạp, việc tụ tập đông người rất hạn chế, do đó việc tổ chức một buổi hội thảo, hội nghị offline nhằm quảng bá sản phẩm, dịch vụ của công ty/ thương hiệu trở nên khó khả thi. Giải pháp tối ưu thay thế cho vấn đề này chính là tổ chức sự kiện trực tuyến qua phần mềm Zoom Meeting. Vậy các bước tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom cho doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Du Hưng.

Quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến chi tiết

1/ Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện

Để việc tổ chức sự kiện trực tuyến diễn ra suôn sẻ và đo lường hiệu quả của chương trình, cần xác địch được mục đích tổ chức và những mục tiêu cần đạt được để có thể lựa chọn hình thức tổ chức và lên kế hoạch tổ chức sự kiện phù hợp.

2/ Lập kế hoạch chung cho sự kiện

Dựa vào các mục tiêu đã đề ra để lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện trực tuyến qua Zoom, bao gồm các hạng mục thời gian, khách mời, quy mô, nhân sự thực hiện, nội dung chính của sự kiện (agenda),… Một ưu điểm lớn của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến chính là giảm bớt chi phí và nhân lực cho các khâu chuẩn bị sân khấu, F&B,… khi triển khai các hạng mục. Thay vào đó, nguồn lực sẽ được tập trung cho việc sản xuất và truyền thông.

Để sự kiện trực tuyến qua Zoom diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp nên lưu ý khi lên kế hoạch:

• Trước sự kiện: Bạn có thể giữ lượng 1 phiên sự kiện dưới một giờ rồi dành thời gian cho phần Hỏi và Đáp để giao lưu với khán giả; lên lịch nghỉ giữa các phiên sự kiện… Ngoài ra, bạn có thể cho phép những người tham gia đã đăng ký kết nối trước và trong sự kiện bằng việc sử dụng Zoom Chat. Đối với các sự kiện quy mô lớn, có thể đầu tư vào việc xây dựng các “gian hàng” ảo…
• Trong sự kiện: Trong quá trình diễn ra sự kiện trực tuyến trên nền tảng phần mềm zoom, bạn có thể bật các tính năng hỏi đáp, tính năng bỏ phiếu, chia phòng họp nhóm…cho phép khán giả tương tác với diễn giả và tương tác với nhau.
• Sau sự kiện: Bạn hoàn toàn có thể gửi một bảng khảo sát đến những để thu thập phản hồi và đánh giá về chất lượng của sự kiện. Khi sử dụng Zoom Webinar, bạn có thể thiết lập bảng khảo sát có thể khởi chạy tự động sau khi khách mời rời khỏi sự kiện.

3/ Khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức

Khác với những sự kiện được tổ chức trực tiếp, việc tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom không cần không gian có diện tích quá lớn. Tuy nhiên, cần đảm bảo các yếu tố về máy móc, thiết bị, âm thanh, ánh sáng, tốc độ đường truyền internet, …

4/ Lựa chọn gói Zoom phù hợp để tổ chức sự kiện (Zoom Webinar, Zoom Event)

Lựa chọn quan trọng hàng đầu mà bạn sẽ thực hiện cho sự kiện trực tuyến qua Zoom cho doanh nghiệp là quyết định sử dụng Cuộc họp thu phóng hoặc Hội thảo trên web bằng video thu phóng – hay cả hai. Sản phẩm phù hợp sẽ cho phép bạn thiết kế trải nghiệm đáp ứng được các mục tiêu của bạn.

5/ Viết kịch bản cho sự kiện trực tuyến

Trong một sự kiện trực tuyến qua Zoom thì nội dung chính là lý do để thu hút và giữ chân khán giả. Do đó, viết kịch bản chính là khâu quan trọng nhất.

Kịch bản tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom cho doanh nghiệp cần được xây dựng cẩn thận, chăm chút trong từng nội dung và cần lồng ghép những yếu tố bất ngờ để tạo điểm nhấn thu hút người xem cho sự kiện.

6/ Truyền thông cho sự kiện trực tuyến

Sự kiện của bạn có thể cung cấp những trải nghiệm vô cùng tuyệt vời, nhưng nếu không dành thời gian để truyền thông quảng bá nó, khán giả sẽ không hay biết đến sự tồn tại của sự kiện. Do đó, hãy tạo nội dung để tiếp thị sự kiện một cách hiệu quả và thu hút người tham dự sự kiện trực tuyến của bạn.

Các sự kiện trực tuyến trên các kênh truyền thông cần được quảng bá đồng bộ trên hệ thống các kênh marketing sẵn có của doanh nghiệp đồng thời tận dụng các kênh truyền thông xã hội và các kênh trả tiền. Trong một số sự kiện trực tuyến qua Zoom, việc truyền thông còn được tiến hành kết hợp với các nền tàng đặt vé và thanh toán trực tuyến để tạo nên trải nghiệm xuyên suốt và tiện lợi cho khách hàng.

7/ Tổ chức sự kiện

Sau khi đã hoàn thành việc lập kế hoạch và các công đoạn chuẩn bị. Bây giờ đã đến lúc tổ chức sự kiện trực tuyến. Vào giây phút trọng đại này, bạn cần ghi nhớ những điều sau: Tổng duyệt sự kiện, bắt đầu sự kiện sớm để người tham dự  có thời gian tham gia, lưu ý nhạc mở đầu sự kiện để không vi phạm bản quyền, kiểm tra cài đặt…

8/ Kiểm tra, đánh giá hiệu quả sau sự kiện

Để đánh giá được hiệu quả của việc tổ chức sự kiện qua Zoom, doanh nghiệp cần dựa trên các KPI đã thiết lập trong mục tiêu ban đầu để so sánh, đối chiếu và đánh giá để rút kinh nghiệm cho những lần tổ chức tiếp theo. Hãy thực hiện thêm một số bước để thu thập phản hồi, tận dụng bản ghi và theo dõi khách hàng tiềm năng để tận dụng tối đa sự kiện:

• Khảo sát sau sự kiện
• Truyền tải nội dung sự kiện được ghi lại
• Theo dõi người tham dự
• Báo cáo sự kiện
• Khách hàng tiềm năng
• Đánh giá hiệu quả…

Trên đây là quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom cho các doanh nghiệp tham khảo. Hy vọng qua bài viết này của Du Hưng, các doanh nghiệp có thể nắm rõ được quy trình tổ chức sự kiện trực tuyến qua Zoom.

Du Hưng Group hiện nay là nhà phân phối Zoom bản quyền uy tín với giá tốt nhất. Để mua gói Zoom bản quyền phù hợp, quý khách vui lòng liên hệ liên hệ ngay đến Hotline Du Hưng 02873000246 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!

Xem thêm: Phương pháp dạy học online lôi cuốn, hiệu quả trên Zoom Meeting

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà nội

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Phone：028-7300-0246

Email: [email protected]