Webinar là buổi hội thảo hoặc một sự kiện lớn được tổ chức trực tuyến, người tham dự có thể theo dõi trên laptop, thiết bị thông minh ở bất cứ đâu thông qua đường truyền internet. Một công ty, doanh nghiệp có thể tổ chức webinar để đào tạo nhân viên, hội nghị chuyên đề, ra mắt sản phẩm hay bán hàng. Với những hạn chế trong mùa dịch Covid19 thì tổ chức hội thảo trực tuyến webinar là giải pháp tối ưu và hiệu quả để giữ vững nền kinh tế hiện tại.

Quy trình tổ chức hội thảo trực tuyến Webinar từ A-Z

Webinar mang lại lợi ích gì?

• Hỗ trợ số lượng lớn người tham gia, không bị giới hạn số lượng như khi tổ chức tại địa điểm tập trung
• Người tham gia có thể tương tác với người chủ cuộc họp bằng cách đặt câu hỏi hoặc trả lời thăm dò ý kiến nhanh chóng và tiện lợi trên hệ thống
• Kết nối với mọi người có nhu cầu tham gia tại mọi điểm cầu, dù có khoảng cách xa địa lý đến đâu
• Có thể chia sẻ thông tin trực tiếp, thuyết trình hoặc gửi tài liệu cho người xem ngay trên phần mềm.
• Ghi hình buổi hội thảo và lưu trữ trên đám mây với dung lượng cực lớn.

Webinar hoàn toàn giúp bạn tiết kiệm chi phí và cung cấp nhiều dịch vụ hơn khi sử dụng hội thảo trên web để hội họp, chia sẻ thông tin về sản phẩm hoặc tổ chức một chương trình. Dưới đây, chúng tôi sẽ trình bày một số bước chính mà bạn có thể thực hiện để lập kế hoạch tổ chức buổi hội thảo chất lượng và nhanh chóng.

Quy trình tổ chức hội thảo Webinar

1. Xác định mục đích tổ chức hội thảo

Tại sao bạn tổ chức hội thảo trên Web? Bạn có kế hoạch tổ chức buổi họp để tạo ra khách hàng tiềm năng, xây dựng mối quan hệ cá nhân hay diễn giải vấn đề mọi người đang quan tâm? Và bạn hy vọng đạt được điều gì từ buổi hội thảo của mình? Việc xác định mục tiêu ngay từ đầu sẽ giúp bạn chủ động thiết lập ứng dụng và lắp đặt thiết bị cho hội thảo nhanh chóng và hợp lý. Cũng như setup nội dung trình bày một cách chỉnh chu và chất lượng.

2. Lên kế hoạnh tổ chức (Thời gian/ Chủ đề/ Diễn giả/ Nội dung)

2.1 Chọn một chủ đề

Điều quan trọng nhất trong một buổi hội thảo là cần có một chủ đề rõ ràng, được xác định cụ thể để làm cơ sở cho hội thảo trên web của bạn thành công. Là nền tảng để phát triển nội dung một cách chặt chẽ, đi đúng trọng tâm và không bị lạc đề mang lại giá trị cho người tham gia. Ngoài ra đặt một tiêu đề thu hút là điều kiện để mở rộng được mục đích của mình.

2.2 Thời gian diễn ra

Đối với hội thảo trực tuyến, thì thời lượng để người nghe có được sự tập trung tốt nhất thường 60 – 90 phút. Ban tổ chức cần phải cho khán giả biết trước Webinar sẽ bắt đầu và kết thúc thời điểm nào để người tham gia có thể sắp xếp hoặc lựa chọn lên lịch; đồng thời thông báo thời gian thích hợp để những người dự thính ở các múi giờ khác nhau vẫn có thể tham gia được.

2.3 Xây dựng nội dung

Sau khi xác định được chủ đề, hãy tiến hành chuẩn bị nội dung chi tiết cho buổi Webinar của mình. Thông thường, nội dung sẽ được trình dưới dạng Slide thuyết trình, sử dụng nhiều hình ảnh để tăng thêm phần sinh động cũng như giúp khán giả dễ hình dung hơn và mang tính chuyên nghiệp hơn. Phần lớn nội dung phải được xây dựng xoay quanh chủ đề bạn đã chọn, sự đa dạng trong nội dung cũng sẽ giúp ích rất nhiều trong việc duy trì sự quan tâm của khán giả trong suốt phiên họp.

3. Lựa chọn thiết bị hỗ trợ Webinar

Để tổ chức Webinar thành công, một trong những điều quan trọng nhất là lựa chọn nền tảng web và chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ cần thiết. Đặc biệt, chất lượng hình ảnh và âm thanh là ưu tiên để tổ chức một buổi hội thảo thành công

• Máy tính hoặc laptop kết nối Internet
• Webcam cho hình ảnh truyền tải sắc nét
• Tai nghe và micro để nhận và thu âm thanh thêm rõ ràng

4. Quảng bá, truyền thông buổi hội thảo

• Tạo một landing page giới thiệu chủ đề, diễn giả các thông tin liên quan để mọi người biết và đăng ký tham dự sự kiện.
• Sử dụng các trang truyền thông xã hội như Facebook, Twitter, Zalo,…
• Gửi email nhắc nhở thời gian trước sự kiện. Là công cụ hiệu quả nhất trong việc thúc đẩy đăng ký

5. Ghi hình và phát trực tuyến

Tuỳ theo quy mô sự kiện, bạn có thể ghi hình tại vị trí đã tạo dựng background để tạo tính chuyên nghiệp. Một giải pháp tiết kiệm chi phí đang sử dụng phổ biến là sử dụng phông xanh để ghi hình và tạo bối cảnh phù hợp theo nhu cầu thay vì dựng bối cảnh vật lý.

6. Kết thúc hội thảo

• Tiến hành khảo sát chất lượng buổi hội thảo, có thể đính kèm email cảm ơn và xin phản hồi từ những người tham dự.
• Tóm tắt nội dung của buổi hội thảo cho những ai đăng ký nhưng không thể tham gia để họ có thể nắm bắt, cũng như gây ấn tượng tốt
• Chuẩn bị thêm các phần quà hoặc voucher, ebook để gửi lời cảm ơn đến người tham gia

GÓI WEBINAR _ 500 – 10.000 người tham gia

Tùy theo số lượng người tham gia mà Webinar sẽ có các gói tương ứng với những mức giá khác nhau. Tính năng của Webinar:

• Các phiên hội thảo trên web không giới hạn trong tối đa 30 giờ mỗi phiên
• Danh sách người đăng ký và người tham dự có thể xuất
• Tích hợp tự động hóa CRM và tiếp thị
• Kiếm tiền thông qua đăng ký trả phí
• Livestreaming
• Bản ghi trên đám mây
• Báo cáo chi tiết về mức độ tương tác của đối tượng

DU HƯNG hiện đang là nhà phân phối Zoom Webinar và các bản quyền Zoom Meeting trên thị trường với mức giá ưu đãi cũng như thiết bị tổ chức hội thảo chính hãng. Để mua bản quyền Zoom Webinar nhanh chóng vui lòng gọi ngay đến số Hotline của Du Hưng 028.7300.246 để được bộ phận sales tư vấn và hỗ trợ. 

Tham khảo [GÓI 1 THÁNG] ZOOM MEETING

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà nội

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Phone: 028-7300-0246

Email: [email protected]