Những lưu ý và cách sử dụng thiết bị hội họp trực tuyến

Hình thức họp trực tuyến đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp hiện nay bởi sự phát triển vượt bậc của nó. Nhưng để lựa chọn thiết bị và lắp đặt hệ thống như thế nào mang lại một cuộc hội nghị đạt hiệu quả thì không hề đơn giản. Bài viết sau đây sẽ đưa ra một số thông tin lưu ý để sử dụng thiết bị họp đúng cách và mang lại hiệu suất cao cho bạn.

Thiết bị họp trực tuyến hay còn gọi là thiết bị hội nghị truyền hình là hệ thống thiết bị hỗ trợ truyền tải hình ảnh và âm thanh qua đường truyền mạng Internet giữa những địa điểm khác nhau tạo ra một cuộc hội thoại thông qua màn hình.

Một số vấn đề lưu ý khi lắp đặt hệ thống thiết bị

Kiểm tra âm thanh

Kiểm tra hệ thống loa bởi vì đây là thiết bị quan trọng nhất trong hội họp. Xem qua loa, micro đã được cắm dây vào máy tính của bạn chưa, chế độ phát có ổn định, điều chỉnh âm lượng phù hợp. Luôn đảm bảo loa và micro tạo âm thanh rõ ràng, trong trẻo.

Kiểm tra màn hình

Lắp đặt camera ở vị trí phù hợp đảm bảo tất cả mọi người được nằm trong khung hình. Gắn kết nối máy ảnh với thiết bị khác, xem chất lượng hình ảnh hiển thị có rõ ràng hay bị nhòe. Nếu bị vỡ hình, kèm mất tiếng là do mạng đang hoạt động kém cần giảm thiểu việc download hoặc upload các ứng dụng có dung lượng lớn tại thời điểm đó.

Vấn đề về mạng, đường truyền

Dấu hiệu nhận biết mạng yếu: không hiển thị màn hình, âm thanh bị rè, mất tiếng và hình ảnh, không kết nối được.

Tốc độ đường truyền chậm do quá nhiều người hoặc thiết bị sử dụng mạng cùng lúc hoặc Internet chất lượng kém.

Trong quá trình diễn ra cuộc họp, cách khắc phục là ngắt kết nối sau đó kết nối lại, hạn chế sử dụng vào mục đích không cần thiết.

Trong quá  trình chuẩn bị hãy đảm bảo tốc độ Internet mạnh để cuộc họp diễn ra suôn sẻ không bị gián đoạn.

Vấn đề về các ứng dụng

Các ứng dụng cần được cập nhật phiên bản mới để hạn chế các vấn đề phát sinh. Thành thạo các tính năng của ứng dụng để dễ dàng xử lý.

Kiểm tra thiết bị dựa trên thông tin được cung cấp từ nhà sản xuất.

Thiết bị đầu cuối không hoạt động

• Kiểm tra nguồn điện của các thiết bị
• Kiểm tra dây cắm
• Xem màn hình đã được kết nối hoặc bật chưa
• Dây USB của camera đã cắm đúng cổng kết nối USB

Kiểm tra phòng họp

Độ sáng phòng, độ vang, khả năng cách âm, nhiệt độ, độ ẩm hiện tại, đèn điện, bàn ghế,…

Những yêu cầu để có buổi họp trực tuyến hiệu quả

Xác định chi phí lắp đặt

Chi phí luôn là vấn đề người dùng quan tâm nhất vì phải vừa lựa chọn bộ thiết bị đáp ứng được nhu cầu và vừa phù hợp với ngân sách hiện tại.

Nếu phòng họp vừa và nhỏ hoặc dành cho cuộc họp nhóm cá nhân mà dùng những thiết bị đắt tiền thì hơi lãng phí cũng có thể là không tương thích được với các thiết bị sẵn có tại văn phòng. Trường hợp cho hội nghị truyền hình lớn mà sử dụng thiết bị tầm trung thì không đủ tính năng để đạt chất lượng hiệu quả.

Xác định nhu cầu sử dụng

Người sử dụng

• Cá nhân: vì tính chất chỉ một hay hai người sử dụng thì giải pháp tiết kiệm chi phí là chạy phần mềm được cài đặt trên điện thoại, laptop hay máy tính bảng cũng có thể tham gia cuộc họp.
• Nhóm dưới 10 người: thiết bị chuyên dụng cung cấp đầy đủ chức năng cần thiết
• Nhóm trên 10 người: Chọn các thiết bị trực tuyến cao cấp, có độ phân giải cao, camera sắc nét, thu toàn cảnh, zoom rộng, loa âm lượng lớn…

Thực hiện demo, xây dựng lắp đặt

Để setup phòng họp thì không thể bỏ qua những thiết bị sau:

• Codec: Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh
• Camera: tiếp nhận hình ảnh
• Microphone: thu tín hiệu âm thanh
• Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm
• Một số thiết bị đi kèm

Đường truyền mạng là yếu tố bắt buộc vì ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Vì vậy băng thông của đường truyền phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Với giải pháp đầu cuối: Đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps để cho ra độ phân giải full HD
• Với giải pháp đa điểm: Đường truyền tại mỗi điểm nhánh có tốc độ tối thiểu 1 Mbps. Đường truyền tại điểm trung tâm phải đạt ít nhất bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh cộng lại

Màn hình hiển thị

Màn hình nên là tivi hoặc màn chiếu có độ phân giải cao để hiển thị hình ảnh và các nội dung chia sẻ được rõ ràng và đầy đủ nhất

Thiết bị hỗ trợ

Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng và kích thước phòng họp mà bạn cần thêm 1 số thiết bị hỗ trợ khác như: mic, loa, bộ khuếch đại, bảng điện tử, thiết bị lưu trữ…

Hiện nay tại Việt Nam công ty cổ phần công nghệ Du Hưng đang là nhà phân phối và cung cấp dịch vụ truyền thông như thiết bị hội họp, camera, tổng đài, tai nghe,…thuộc các thương hiệu nổi tiếng thế giới Yealink, Yeastar, Logitech. Để biết thêm chi tiết sản phẩm hãy liên hệ thông tin bên dưới để được bộ phận sales tư vấn nhanh nhất.