Những lưu ý khi sử dụng thiết bị hội nghị trực tuyến

Ngày nay, hình thức hội nghị trực tuyến đã không còn xa lạ với các doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp vừa và nhỏ hay thậm chí cho cả cuộc họp nhóm cá nhân. Hình thức này đã được áp dụng tại các nước phát triển trên thế giới từ lâu, tuy mới được phổ biến tại Việt Nam nhưng nhiều doanh nghiệp đã công nhận sự tiện lợi rất lớn mà hình thức này mang lại. Do đó thông tin về hội họp trực tuyến được tìm hiểu rất nhiều trên mạng xã hội và bài viết dưới đây sẽ là những lưu ý khi sử dụng thiết bị hội nghị có thể giúp ích cho lựa chọn mở hệ thống hội họp trực tuyến của bạn.

Hội nghị truyền hình là gì?

Là hệ thống thiết bị (bao gồm cả phần cứng và phần mềm) hỗ trợ truyền tải hình ảnh và âm thanh hai chiều giữa hai hoặc nhiều địa điểm từ xa bằng cách kết nối qua đường truyền mạng Internet, WAN, LAN để đưa tín hiệu của các phòng họp đến với nhau như đang họp trực tiếp.

Trước khi sở hữu một thiết bị họp trực tuyến cần lưu ý những gì?

Chi phí đầu tư

Doanh nghiệp của bạn cần định hướng ngân sách đầu tư kinh doanh của mình như thế nào trước khi mua một bộ thiết bị hội họp để đáp ứng được việc kết nối và sử dụng sau này.

Các nhà cung cấp sẽ đưa cho bạn giải pháp hợp lý cho yêu cầu hiện tại và định hướng tương lai của doanh nghiệp mà tư vấn các dòng thiết bị phù hợp.

Mục đích sử dụng

Các loại hình doanh nghiệp khác nhau sẽ có những giải pháp hội nghị phù hợp và đáp ứng tốt chức năng dành cho loại hình đó.

Ví dụ: doanh nghiệp ngân hàng, Điện tử, Cơ quan nhà nước,… thông thường là các cuộc họp toàn hệ thống số lượng người tham gia nhiều thì cần một thiết bị camera có tầng quét cao, âm thanh chất lượng, khử tiếng ồn, giúp nâng cao tầng suất làm việc.

Thương hiệu nhà cung cấp

Các thương hiệu đang phục vụ hội nghị truyền hình trực tuyến tại Việt Nam có thể mới lạ nhưng thực tế đã phát triển từ lâu tại các nước khác trên thế giới. Nên chỉ cần thương hiệu đã nổi tiếng và được ưa chuộng thì bạn có thể an tâm tin tưởng và sử dụng.

Tính năng sản phẩm

Đây là yếu tố rất quan trọng để quyết định mua sản phẩm đó hay không. Cần xem xét chức năng của thiết bị có là giải pháp tối ưu cho nhu cầu hội nghị thực tại của bạn và có thể sử dụng lâu dài cho mục đích tương lai nữa hay không. So sánh từ 3 đến 5 thiết bị có cùng đặc điểm tương tự để đưa ra lựa chọn phù hợp nhất cho mình.

Gía thành

Phụ thuộc vào khoảng đầu tư mà bạn mong muốn. Mỗi dòng sản phẩm mang thương hiệu riêng tùy thuộc vào cách định vị thị trường của hãng đó nên không phải giá rẻ là hàng kém chất lượng.

Sự thuận tiện trong sử dụng thiết bị hội nghị

Trên thị trường có rất nhiều sản phẩm mang nhiều thương hiệu, nhiều tính năng sử dụng, bạn cần cảm nhận trong quá trình sử dụng. Cân nhắc trước khi đưa ra quyết định giữa giải pháp hội nghị truyền hình bằng phần mềm hay thiết bị phần cứng chuyên dụng.

Để cuộc họp hội truyền hình đạt hiệu quả cần chuẩn bị những yếu tố sau

Đặt camera ở khoảng cách phù hợp

Một yếu tố quan trọng nhất trong việc chuẩn bị trước cuộc họp diễn ra là đặt và điều chỉnh camera ở vị trí có thể bắt được khung hình tất cả thành viên tham gia. Nhiều người chỉ đặt ở nơi có đại biểu hoặc người quản lý chính mà không quan tâm đến vị trí khác, cần chỉnh máy để bao quát toàn bộ nhân viên trong phòng giúp cuộc họp được trao đổi dễ dàng hơn.

Kiển tra hình ảnh, độ sáng, âm thanh

Vì mục đích của cuộc họp trực tuyến là tiết kiệm thời gian nhiều nhất có thể nên việc test hình ảnh, âm thanh trước buổi họp diễn ra để giảm thiểu các vấn đề phát sinh không mong muốn. Buổi họp diễn ra được thông suốt, tập trung vào cuộc thảo luận, trao đổi nội dung nhanh chóng giúp cuộc họp đạt hiệu quả cao.

Kiểm tra đường truyền mạng

Chất lượng đường truyền rất quan trọng vì giúp cho cuộc họp diễn ra liền mạch, không bị gián đoạn, nghẽn mạng hay phải cài đặt lại từ đầu khi bị tắt giữa buổi họp làm tốn rất nhiều thời gian.

Phân công điều khiển thiết bị

Trong buổi họp để tránh tình trạng không biết sử dụng thiết bị hay bỡ ngỡ không biết điều chỉnh ra sao thì cần phân công người có chuyên môn để điều khiển giảm thiểu tình trạng không biết xử lý khi vấn đề xảy ra.

Bạn có ý định sở hữu một bộ thiết nghị hội nghị truyền hình mà không chắc chắn thương hiệu hay sản phẩm như thế nào thì bạn hoàn toàn yên tâm với thương hiệu Yealink, Logitech,…được thành lập từ rất lâu và nổi tiếng trên toàn thế giới đến thời điểm này. Là nhà sản xuất, cung cấp, phân phối sản phẩm công nghệ hiện đại, tân tiến đặc biệt luôn tập trung và nâng cấp các dòng thiết bị hội nghị truyền hình bậc cao. Công ty Du Hưng chuyên phân phối thiết bị của Yealink, Logitech và nhiều hãng nổi tiếng khác tại Việt Nam. Các bạn đừng ngần ngại để liên hệ tại số hotline 028-7300-0246 để được giải đáp mọi thắc mắc hoặc tìm hiểu tại link: Thiết bị hội nghị truyền hình