Những điều nên và không nên làm khi tham gia hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình ngày càng phổ biến và đóng một vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp. Vì vậy, làm thế nào để có thể tổ chức được một buổi hội nghị truyền hình thành công nhận được sự quan tâm rất nhiều từ các doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho bạn một vài lưu ý gồm những điều nên và những điều không nên làm khi tham gia buổi hội nghị truyền hình.

Những điều nên và không nên làm khi tham gia hội nghị truyền hình

Những điều nên làm

Kiểm tra phần cứng và kết nối internet

Không có gì khiến cuộc gọi hội nghị video bị kêu, tạm dừng một cách khó xử như tốc độ internet chậm, sự cố kết nối hoặc phần cứng bị trục trặc. Một trong những điều quan trọng nhất cần làm trước khi tham gia cuộc gọi hoặc lưu trữ một cuộc gọi là đảm bảo rằng phần cứng của bạn hoạt động (micrô, loa, tai nghe) và tốc độ internet của bạn đủ nhanh để hỗ trợ mức chất lượng tốt cho cuộc gọi điện video. May mắn thay, có một số bài kiểm tra tốc độ internet trực tuyến nhanh chóng mà bạn có thể sử dụng để kiểm tra kết nối internet của mình.

Làm mờ hoặc thay đổi nền của bạn

Có thể bạn không có văn phòng tại nhà. Hoặc có thể bạn đã tìm thấy một nơi yên tĩnh để có thể tham dự cuộc họp của mình nhưng bản thân căn phòng có thể lộn xộn gây mất tập trung hoặc có những bức tường với lối trang trí không quá nhạt nhẽo. Nếu bạn không có thời gian (hoặc không có khuynh hướng) để thay đổi chính căn phòng, bạn vẫn có thể ẩn diện mạo của không gian bạn đã chọn thông qua các tính năng nền được cung cấp trong một số ứng dụng khách hội nghị truyền hình. Ví dụ: Zoom cho phép người dùng thêm nền ảo vui nhộn vào video của họ thay vì chỉ hiển thị nội dung trong căn phòng lộn xộn của họ. Cả Skype và Microsoft Teams đều cung cấp tính năng “làm mờ nền” cho phép bạn làm mờ nền thực của mình và đặt trọng tâm của video vào bạn.

Biết khi nào nên tham gia hội nghị truyền hình

Không phải mọi vấn đề công việc đều cần được giải quyết thông qua cuộc gọi điện video. Đảm bảo rằng chủ đề thảo luận phù hợp với hội nghị truyền hình. Nếu nó có thể được xử lý qua email, thì hãy sử dụng các phương pháp đó. Nói chung, các cuộc trò chuyện dài hơn và các buổi đào tạo từ xa là những cách sử dụng tốt nhất cho cuộc gọi điện video. Các cuộc gọi hội nghị truyền hình có thể khó điều phối (đặc biệt là khi số lượng người tham gia tăng lên) và tốn nhiều thời gian. Không phải ai cũng có thể bắt đầu một cuộc gọi, vì vậy hãy lưu ý đến điều đó trong khi quyết định có tổ chức cuộc họp hội nghị truyền hình hay không.

Tìm một không gian yên tĩnh, riêng tư

Điều quan trọng là tìm không gian yên tĩnh cho cuộc gọi điện video để bạn có thể nghe thấy cuộc họp của mình và để bạn không làm phiền người khác khi micrô của bạn phải bật. Nhưng nếu bạn làm việc tại nhà và có trẻ em hoặc vật nuôi, có thể khó tìm được một căn phòng yên tĩnh để tham dự cuộc họp cuộc gọi hội nghị video của bạn. Khi không thể tránh khỏi tiếng ồn xung quanh hoặc nếu công việc của bạn đòi hỏi sự riêng tư, bạn nên sử dụng máy chống ồn trắng để giúp át đi tiếng ồn xung quanh dư thừa và ngăn chặn các cuộc trò chuyện riêng tư của bạn.

Những điều không nên làm

Đừng nói chuyện với nhau. Sử dụng chức năng trò chuyện để đặt câu hỏi

Rất có thể bạn sẽ có câu hỏi về nội dung được trình bày hoặc thảo luận trong cuộc họp của mình. Nhưng có thể khó thu hút sự chú ý của mọi người trong cuộc họp để đặt câu hỏi cho bạn. Bạn có thể thử ngắt lời hoặc nói chuyện với ai đó để có thể đặt câu hỏi. Nhưng điều đó thật thô lỗ. Thêm vào đó, việc liên tục phải dừng cuộc họp để trả lời các câu hỏi khi họ đưa ra câu hỏi có thể gây rối loạn. Phương pháp tốt nhất, ít xâm phạm nhất là sử dụng chức năng trò chuyện của ứng dụng hội nghị truyền hình nếu có. Bằng cách này, bạn và đồng nghiệp của bạn có thể gửi tất cả các câu hỏi bạn muốn trong cuộc họp mà không làm gián đoạn bất kỳ ai đang nói. Và sau đó, trong khi cuộc họp tạm lắng tự nhiên, người thuyết trình hoặc người chủ trì cuộc họp có thể trả lời những câu hỏi đó một cách thuận tiện vì mọi người đều có thể xem các câu hỏi trong thanh bên tin nhắn trò chuyện.

Đừng bật micrô của bạn nếu bạn không nói

Nếu không đến lượt bạn phát biểu trong cuộc họp, hãy giữ micrô của bạn bị tắt tiếng. Nếu không, cuộc gọi hội nghị video của bạn sẽ phát trực tuyến âm thanh của các chuyển động của bạn. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn định dùng bữa trong cuộc họp, có xu hướng quấy rầy ồn ào hoặc nếu bạn tình cờ ở một nơi không quá yên tĩnh như quán cà phê hoặc có thể là nhà của bạn. Những tiếng ồn xung quanh này có thể rất mất tập trung và làm gián đoạn đồng nghiệp của bạn khi đến lượt họ nói. Ứng dụng khách gọi điện video như Zoom thường sẽ có biểu tượng micrô mà bạn có thể nhấn vào để tắt tiếng hoặc bật tiếng micrô của mình trong cuộc họp.

Đừng để mình bị phân tâm trong cuộc họp

Bạn có thể bị cám dỗ để làm các nhiệm vụ khác trong cuộc họp video. Nếu có thể, hãy cố gắng không làm điều đó và chỉ tập trung vào cuộc họp trước mắt và có mặt cùng đồng nghiệp. Vấn đề về hội nghị truyền hình là sự hiện diện video của bạn có xu hướng được phóng đại và đồng nghiệp của bạn sẽ thấy rõ hơn rằng bạn không chú ý đến nếu bạn liên tục tỏ ra bồn chồn, di chuyển xung quanh hoặc nhìn chằm chằm vào nơi khác trong khi người khác đang đang nói. Ghi chép về nội dung được thảo luận trong cuộc họp là tốt, nhưng các hoạt động khác nên được giữ ở mức tối thiểu hoặc tránh.

Đừng trông quá luộm thuộm

Không phải tất cả các cuộc gọi hội nghị video đều được tạo ra như nhau và trang phục của bạn phải phù hợp với mong đợi của khán giả. Vì vậy, nếu đó chỉ là gia đình và bạn bè của bạn, bạn có thể có được combo quần thể thao / áo thun thoải mái nhất của mình. Nhưng với đồng nghiệp của bạn, có lẽ tốt nhất là bạn nên tuân thủ quy tắc ăn mặc của công ty, ít nhất là từ eo trở lên – mặc dù điều đó chỉ hiệu quả nếu bạn biết mình sẽ không phải thức dậy để di chuyển trong cuộc họp.

Xem thêm: Thiết bị hội nghị truyền hình Yealink