Kinh nghiệm tổ chức sự kiện online thành công trên zoom

Trong bối cảnh dịch bệnh như hiện nay, việc tổ chức sự kiện trực tuyến đang trở thành xu hướng hàng đầu được doanh nghiệp, tổ chức lựa chọn làm giải pháp sự kiện cho mình. Vậy làm thế nào để tổ chức thành công một sự kiện trực tuyến? Hãy tham khảo một số kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công trên Zoom dưới đây.

KINH NGHIỆM TỔ CHỨC SỰ KIỆN TRÊN ZOOM

Nếu tổ chức của bạn đang có kế hoạch tổ chức sự kiện ảo trên Zoom, điều quan trọng là phải biết các tùy chọn có sẵn để giúp bảo mật sự kiện của bạn và hợp lý hóa trải nghiệm cho người tham dự.  Dưới đây là năm tính năng Zoom thường bị bỏ qua sẽ giúp cải thiện sự kiện trên Zoom của bạn được tốt hơn nữa.

1/ Sử dụng tính năng “Webinar” trong Zoom

Zoom cung cấp bản quyền “Webinar” được thiết kế cho các sự kiện ảo, công khai. Đây là một tính năng riêng biệt, trả phí từ giấy phép Zoom Pro hoặc Zoom Business tiêu chuẩn của bạn. Hội thảo trên web của Zoom đạt tiêu chuẩn với các tính năng được thiết kế để hạn chế sự tương tác của người tham dự; tất cả các tính năng cho phép tương tác với người tham dự (ví dụ Q + A, Trò chuyện, v.v.) là tùy chọn và có thể được định cấu hình bởi máy chủ hội thảo trên web của bạn. Đảm bảo sử dụng tính năng này khi chạy một sự kiện trực tiếp công khai; một cuộc họp Zoom tiêu chuẩn không cung cấp các biện pháp bảo vệ giống nhau và khiến những kẻ lừa đảo làm gián đoạn sự kiện của bạn dễ dàng hơn nhiều.

2/ Phát trực tiếp hội thảo trên web của bạn lên Facebook hoặc Trực tiếp trên YouTube 

Hội thảo trên web về Zoom có ​​hỗ trợ tích hợp để phát trực tiếp lên Facebook , YouTube hoặc nền tảng phát trực tuyến tùy chỉnh mà bạn chọn. Đây là một cách tuyệt vời để quảng cáo trên các nền tảng xã hội của tổ chức bạn và cung cấp quyền truy cập vào phân khúc đối tượng mà bạn có thể không tiếp cận được bằng cách chỉ sử dụng Zoom.

3/ Tắt chức năng trò chuyện “attendee to attendee”

Mặc dù tính năng trò chuyện hội thảo trên web có thể là một cách tuyệt vời để khán giả của bạn tương tác với nhau, nhưng rất tiếc, khả năng kiểm duyệt tin nhắn trong trò chuyện Zoom bị hạn chế. Bạn nên tắt khả năng người tham dự trò chuyện với nhau trong hội thảo trên web của mình. Bạn vẫn có thể cho phép người tham dự gửi tin nhắn cho các thành viên tham gia hội thảo hoặc sử dụng chức năng Q + A để gửi câu hỏi; những người tham dự khác sẽ không thể nhìn thấy những thông báo này, nếu được định cấu hình chính xác, điều này khiến những kẻ lừa đảo khó làm gián đoạn sự kiện của bạn hơn.

4/ Đặt trang đích “Post attendee URL” để thu hút người tham dự đến trang web của bạn

Zoom Webinar cho phép bạn định cấu hình “Post attendee URL” , đây là trang đích sẽ tự động mở trong trình duyệt web của người tham dự khi họ thoát khỏi hội thảo trên web. Đây là một cơ hội tuyệt vời để thúc đẩy lưu lượng truy cập đến trang khảo sát, kiến ​​nghị hoặc gây quỹ cho tổ chức của bạn.

5/ Bật tính năng “practice session” của hội thảo trên web cho các tham luận viên

Hội thảo trên web của Zoom cung cấp tính năng “phiên thực hành” cho phép người dẫn chương trình và các thành viên tham gia hội thảo trên web trước khi bắt đầu phát sóng cho người tham dự. Đây là cơ hội tuyệt vời để người dẫn chương trình của bạn định cấu hình các tùy chọn trong hội thảo trên web (như tắt trò chuyện) và để các tham luận viên của bạn kiểm tra âm thanh và video của họ. Trong buổi thực hành này, những người tham gia sẽ nhìn thấy màn hình “Đang chờ hội thảo trên web bắt đầu”, chỉ tham gia hội thảo trên web khi người tổ chức nhấp vào nút “Phát” trong Thu phóng. Yêu cầu những người tham gia hội thảo của bạn tham gia vài phút trước thời gian bắt đầu là một cách tuyệt vời để xác định kỹ thuật trước khi bắt đầu hội thảo trên web của bạn.

MỘT SỐ MẸO TỔ CHỨC SỰ KIỆN THÀNH CÔNG 

1. Đảm bảo sự kiện trực tuyến của bạn diễn ra trong suốt thời gian hợp lý. Nếu sự kiện trực tuyến của bạn quá dài, khán giả của bạn có thể mất hứng thú. Tìm một khoảng thời gian thuận tiện cho đối tượng mục tiêu của bạn, chủ yếu là nếu họ cư trú ở phía bên kia của hành tinh.
2. Hãy là bản gốc và làm cho sự kiện trực tuyến của bạn trở nên độc đáo. Nó rất dễ dàng để sao chép và làm những gì người khác đang làm. Nhưng thêm một cái gì đó mới vào sự kiện trực tuyến của bạn sẽ thu hút khán giả của bạn. Tìm những gì làm cho thương hiệu hoặc công ty của bạn trở nên độc đáo và sử dụng nó làm lợi thế của bạn. Mọi người ngày nay rất dễ cảm thấy nhàm chán, đừng để điều đó xảy ra trong sự kiện trực tuyến của bạn.
3. Biết người nói của bạn. Nếu bạn dự định có diễn giả tại sự kiện trực tuyến của mình, hãy tóm tắt họ thật cẩn thận. Nói chuyện với họ về mục tiêu, kỳ vọng của bạn và những gì bạn muốn đạt được từ toàn bộ sự kiện trực tuyến của mình. Bạn sẽ tốt hơn nếu trao đổi rõ ràng với người nói về sự kiện trực tuyến của mình. Bằng cách này, bạn cũng sẽ tránh được mọi hiểu lầm và xung đột.
4. Tìm nền tảng phù hợp. Điều khôn ngoan là phải rất cụ thể trong việc chọn một nền tảng. Với rất nhiều nền tảng để lựa chọn trực tuyến, bạn rất dễ chọn sai. Nhận thức được những gì bạn muốn đạt được và những tính năng nào bạn sẽ cần để thực hiện điều đó. Chọn một nền tảng không nên là điều bạn vội vàng làm. Hãy dành thời gian của bạn và chọn một trong những quyền.
5. Cân nhắc thuê các giải pháp phần mềm chuyên nghiệp để CHẠY SỰ KIỆN TRỰC TUYẾN. Mặc dù các dịch vụ này đi kèm với một mức giá, nhưng bạn rất có thể sẽ hài lòng hơn vì hầu hết các dịch vụ này đều đi kèm với hỗ trợ kỹ thuật và hướng dẫn.
6. Thu hút khán giả của bạn. Làm cho những người tham dự của bạn cảm thấy tham gia có thể là một thách thức, nhưng rất đáng giá. Nếu những người tham dự của bạn cảm thấy được kết nối, họ sẽ gắn bó lâu hơn và tham gia nhiều hơn. Giữ cho khán giả của bạn tương tác là điều cơ bản. Rốt cuộc, sự kiện trực tuyến của bạn là dành cho họ.
7. Quảng cáo sự kiện trực tuyến của bạn. Cho mọi người biết khi nào nó xảy ra, bao lâu cho đến khi nó bắt đầu và điều gì sẽ xảy ra. Tạo sự cường điệu xung quanh sự kiện trực tuyến của bạn để thu hút nhiều người tham dự hơn. Quảng cáo sự kiện của bạn là một phần quan trọng để có một sự kiện trực tuyến thành công.
8. Kiểm tra kỹ thuật của bạn. Đảm bảo rằng công nghệ, thiết bị và phần mềm của bạn đang hoạt động tốt. Một điều có thể không khuyến khích những người tham dự ngồi xem sự kiện trực tuyến của bạn là chất lượng âm thanh và video kém. Đảm bảo mọi thứ trôi chảy tuyệt vời và không có bất kỳ sự xáo trộn nào.
9. Chạy chiến lược nội dung. Nội dung của sự kiện trực tuyến của bạn là tất cả mọi thứ. Nếu khán giả của bạn không thể liên quan đến nội dung, họ sẽ cảm thấy nhàm chán và bỏ đi. Tạo nội dung phù hợp với đối tượng mục tiêu của bạn.

Mặc dù các mẹo ở trên là một cách tuyệt vời để cải thiện ngay lập tức chất lượng các sự kiện ảo của bạn, nhưng Zoom còn có khả năng hơn thế nữa. Bạn nên xem xét thêm về các tính năng Phụ đề chi tiết để làm cho tất cả mọi người đều có thể truy cập hội thảo trên web, phí đăng ký của người tham dự hội thảo trên web bằng PayPal và tích hợp mới của chúng với Salesforce Pardot cũng như với Mọi Hành động để tự động tạo khách hàng tiềm năng từ những người tham dự của bạn. Biết các tính năng có sẵn sẽ giúp bạn điều chỉnh các sự kiện ảo của mình cho phù hợp với khán giả, cải thiện trải nghiệm của người tham dự và không ngừng bị những trò troll khó chịu.

Xem thêm: Phương pháp dạy học online lôi cuốn, hiệu quả trên Zoom Meeting

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà nội

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Phone：028-7300-0246

Email: [email protected]