Khái niệm Video conference là gì? Ưu điểm và nhược điểm của Video conference?

Trong bối cảnh dịch bệnh đang ngày càng lan rộng trong cộng đồng, nhiều doanh nghiệp bắt đầu sử dụng video conference cho các cuộc họp với đối tác, khách hàng hay các chi nhánh ở xa thay vì các buổi họp truyền thống. Điều này không những giúp đảm bải an toàn mà còn tiết kiệm được nhiều chi phí và tạo nên sự linh hoạt , hiệu suất hơn trong công việc. Vậy Video conference là gì? chúng có những ưu điểm và nhược điểm gì? Hãy cùng Du Hưng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Khái niệm Video conference là gì?

Video conference hay còn gọi là hội nghị truyền hình là phương thức giao tiếp bằng hình ảnh video trực tiếp trong thời gian thực dưới sự hỗ trợ của mạng Internet. Hội nghị truyền hình xóa bỏ những hạn chế về khoảng cách giúp kết nối mọi người ở mọi lúc, mọi nơi. Hội nghị truyền hình được sử dụng rộng rãi bởi các công ty để tương tác với nhân viên và khách hàng của họ trong nước và nước ngoài. Tuy nhiên, Một hệ thống video conference hoàn chỉnh thường bao gồm nhiều thiết bị do đó chi phí để trang bị một bộ thiết bị video conference thường khá cao. Giải pháp này làm giảm đáng kể chi phí đi lại của công ty, vì nó cho phép tổ chức các cuộc họp, hội thảo và các buổi đào tạo mà không yêu cầu nhân viên và khách hàng ở xa phải di chuyển đến địa điểm chính.

Ưu điểm

1/ Tiết kiệm chi phí

Hội nghị truyền hình giúp giảm chi phí đi lại do các hoạt động kinh doanh đa dạng của công ty phát sinh. Nó cho phép công ty tương tác với nhân viên và khách hàng của mình, đồng thời chia sẻ màn hình, tệp, âm thanh HD và video mà không gặp bất kỳ rắc rối nào. Hội nghị truyền hình không chỉ là sự thay thế trực tiếp cho nhiều chuyến công tác trực tiếp, mà còn hầu như không có chi phí cho mọi người tham gia vào một cuộc họp trực tuyến bạn có thể dễ dàng kết nối với mọi người ở bất kì đâu.

2/ Không có rào cản về thời gian

Hội nghị truyền hình xóa bỏ rào cản về thời gian và không gian bằng cách cho phép một nhóm người thảo luận mọi thứ với những người làm việc ở các địa điểm xa mà không cần di chuyển khỏi vị trí của họ. Điều này cho phép quy trình làm việc trong công ty diễn ra suôn sẻ mà không gặp bất kỳ gián đoạn nào. Có thể tiến hành hội nghị truyền hình bất kỳ lúc nào trong ngày. Sự khác biệt về thời gian giữa các quốc gia không thành vấn đề khi mọi người sử dụng phương pháp liên lạc này bởi vì họ thực sự không cần phải di chuyển để tham dự các cuộc họp.

3/ Nâng cao năng suất

Bằng cách loại bỏ rào cản thời gian và không gian, các cuộc họp có thể được tổ chức bất cứ lúc nào, bất cứ nơi nào với bất kỳ ai. Bằng cách này, các cuộc họp ngắn hơn và hiệu quả hơn. Và cũng với các công cụ cộng tác phong phú, các quyết định có thể được đưa ra nhanh hơn. Các doanh nghiệp hiện có thể dẫn dắt các dự án nhạy cảm về thời gian với hiệu quả cao hơn vì họ không cần phải chờ đợi để thực hiện các thay đổi và thông báo cho những người khác về các bản cập nhật. Tất cả nhân viên có thể liên lạc với nhau liên tục thông qua các công cụ hội nghị truyền hình.

4/ Giao tiếp và trao đổi dễ dàng

Mọi người có thể sử dụng hội nghị truyền hình để giao tiếp với bất kỳ ai bằng video HD và các công cụ cộng tác khác như bảng trắng, trao đổi văn bản, chia sẻ tệp, chia sẻ phương tiện, chia sẻ màn hình, điều khiển từ xa, bỏ phiếu điện tử, ghi âm hội nghị, v.v.

Nhược điểm

1/ Thiếu sự tương tác cá nhân

55% sự hiểu biết của chúng ta đến từ ngôn ngữ cơ thể. Mặc dù hội nghị truyền hình cho phép mọi người nhìn thấy nhau, nhưng không phải lúc nào nó cũng có khả năng tạo lại giao tiếp trực tiếp thực sự. Một số nhược điểm bạn có thể bù đắp bằng những thủ thuật đơn giản như nhìn thẳng vào máy ảnh hoặc thỉnh thoảng thực hiện các cử chỉ tay để thể hiện sự thích thú và hào hứng. Tuy nhiên, không gì có thể thay thế được một cái bắt tay nồng nhiệt hay một nụ cười trao nhau. Đó là lý do tại sao các cuộc đàm phán quan trọng tốt hơn nên tiến hành một cuộc gặp trực tiếp truyền thống.

2/ Các vấn đề kỹ thuật

Sự cố của bất kỳ thành phần phần cứng hoặc phần mềm nào có thể cản trở hoạt động trơn tru của công việc. Để khắc phục sự cố, cần có những người kỹ thuật lành nghề. Điều này có thể làm trì hoãn công việc và thêm vào chi phí bảo trì của công ty. Bên cạnh đó, Kết nối có thể không phải lúc nào cũng hoàn hảo, điều này đôi khi dẫn đến việc truyền hình ảnh bị mờ và mất các tín hiệu hình ảnh quan trọng. Đôi khi bạn thậm chí có thể không nghe thấy những người tham dự khác, điều này rất khó chịu và tồi tệ nhất là phá vỡ giao dịch. Tuy nhiên, ngay cả với kết nối hoàn hảo thì độ trễ thời gian là không thể tránh khỏi. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là phải đặt trước các quy tắc của hội nghị truyền hình. Ví dụ, chỉ nên nói một người tại một thời điểm để tránh bị những người tham gia khác làm gián đoạn.

3/ Chi phí thiết lập cao

Việc lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình có thể là gánh nặng tài chính đối với một công ty quy mô nhỏ, vì đây là công nghệ hơi đắt tiền và cần phải bảo trì thường xuyên. Các tính năng đơn giản có thể phù hợp với ngân sách, nhưng nếu các tính năng nâng cao được yêu cầu, thì bạn phải thực hiện một khoản chi tiêu đáng kể.

Trên đây là khái niệm video conference là gì? những ưu điểm và nhược điểm của video conference, bạn có thể cân nhắc để lựa chọn cho mình giải pháp phù hợp nhất. Để được tư vấn các giải pháp video conference vui lòng liên hệ ngay đến Du Hưng – nhà phân phối thiết bị hội nghị truyền hình hàng đầu Việt Nam theo Hotline 028.7300.0246 để được bộ phận sales tư vấn và hỗ trợ.

Xem thêm: Video conference là gì? tổng hợp những điều bạn cần biết về video conference

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà nội

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Điện thoại ： 028-7300-0246

Email:  [email protected]