Hướng dẫn sử dụng tính năng Zoom Notes

Zoom đã phát triển tính năng Zoom Notes – một công cụ hữu ích cho phép bạn ghi chú, vẽ bản đồ ý tưởng và chia sẻ thông tin ngay trước, trong và sau cuộc họp để giúp thúc đẩy năng suất và sự thống nhất. Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, cụ thể cách sử dụng Zoom Notes, giúp bạn khai thác tối đa tính năng này để nâng cao hiệu quả làm việc nhóm.

Tính năng Zoom Notes

Zoom Notes cho phép người dùng tạo và chia sẻ nội dung trong Cuộc họp Zoom và cộng tác với những người khác trong cuộc gọi để có thông tin đầu vào theo thời gian thực—loại bỏ sự mất tập trung khi chuyển đổi giữa Zoom và các tài liệu và công cụ của bên thứ ba. Người dùng thậm chí có thể tiếp tục làm việc trong Notes bên ngoài các cuộc họp theo cách không đồng bộ và chia sẻ chúng để cộng tác mọi lúc, mọi nơi.

Với Notes, người dùng Zoom có ​​thể cộng tác liền mạch trước, trong và sau cuộc họp để tất cả các bên liên quan cần thiết đều có cùng quan điểm:

• Trước cuộc họp : Tạo ghi chú, xây dựng chương trình nghị sự và chia sẻ với những người tham dự trước cuộc họp.
• Trong cuộc họp : Mở ghi chú và chia sẻ với người khác để họ có thể cộng tác trong cuộc họp.
• Sau cuộc họp: Chia sẻ ghi chú với bất kỳ ai có thể hưởng lợi từ nội dung đó.

Người dùng có thể dễ dàng truy cập các ghi chú hiện có từ thanh điều hướng trong cuộc họp hoặc bắt đầu ghi chú mới trong cuộc họp. Người tạo ghi chú sẽ có khả năng bắt đầu phiên chia sẻ trong cuộc họp để cộng tác theo thời gian thực, giống như Zoom Whiteboard.

Zoom Notes cung cấp trình chỉnh sửa mạnh mẽ với các tùy chọn định dạng mở rộng như phông chữ, kiểu dáng, dấu đầu dòng, màu sắc, v.v. Ngoài ra, người dùng có thể thêm hình ảnh và liên kết vào Notes của họ và nội dung được tự động lưu theo các khoảng thời gian đều đặn để bảo toàn công việc. Từ các bản ghi nhớ nhanh và đơn giản đến các ghi chú và tài liệu mạnh mẽ, Notes cung cấp không gian làm việc sạch sẽ để ghi lại và chia sẻ nội dung trong và ngoài các cuộc họp.

Người tạo ghi chú có khả năng cấp quyền truy cập cho những người tham dự khác chỉ trong cuộc họp hoặc mở rộng quyền truy cập sau cuộc họp. Nếu một người tham dự tham gia muộn và ghi chú đã được chia sẻ trong cuộc họp, họ sẽ thấy ghi chú được chia sẻ ở đầu tab Ghi chú của họ trong ứng dụng khách Zoom. Người dùng cũng có khả năng thực hiện nhiều tác vụ cùng lúc bằng cách ghi chú cùng lúc với cuộc họp hoặc bằng cách mở rộng và thu gọn bảng bên phải để họ có thể ghi chú trên màn hình khác.

Bảng điều khiển Notes cũng cung cấp khả năng sắp xếp, lọc và chia sẻ Notes. Người dùng có thể tận dụng các chức năng quản lý chính như đánh dấu sao (ưa thích) một ghi chú để xem sau và xóa, chỉnh sửa hoặc chia sẻ ghi chú trực tiếp từ bảng điều khiển.

Điều kiện tiên quyết để sử dụng Zoom Notes

Lưu ý : Tài khoản Basic, Pro, Business, Education hoặc Enterprise có thể không khả dụng đối với một số ngành dọc và một số khách hàng khu vực.

• Máy khách Zoom trên máy tính
  • Windows: 5.15.10 trở lên
  • macOS: 5.15.10 trở lên
  • Linux: 5.15.10 trở lên

Bật hoặc tắt Zoom Notes

Bật tính năng Zoom Notes cho phép người dùng ghi chú và cộng tác trong và ngoài cuộc họp. Theo mặc định, Zoom Notes được bật cho hầu hết các tài khoản, nhưng chủ sở hữu tài khoản và quản trị viên có thể bật hoặc tắt chúng cho một số người dùng, nhóm người dùng hoặc cho toàn bộ tài khoản.

Cách bật hoặc tắt Zoom Notes trong cuộc họp

Account

Để bật hoặc tắt  In-meeting Notes cho tất cả người dùng trong tài khoản:

1. Đăng nhập vào cổng thông tin web Zoom với tư cách quản trị viên và có quyền chỉnh sửa cài đặt tài khoản.
2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Account Management rồi nhấp vào Account Settings .
3. Nhấp vào tab Notes .
4. Trong mục  In-meeting Notes , hãy nhấp vào nút Enable In-Meeting Notes để bật hoặc tắt.
5. Nếu hộp thoại xác minh hiển thị, hãy nhấp vàoEnable hoặc Disable để xác minh thay đổi.
   Các cài đặt bên dưới được bật theo mặc định nếu Enable In-Meeting Notes được bật.
   • Allow notes to be saved to cloud
     Cho phép người dùng lưu ghi chú vào Zoom Cloud.
   • Allow participants to share note
     Cho phép người tham gia không có vai trò là người chủ trì hoặc đồng chủ trì chia sẻ ghi chú trong cuộc họp.
6. (Tùy chọn) Để ngăn tất cả người dùng trong tài khoản của bạn thay đổi cài đặt này, hãy nhấp vào biểu tượng Lock , sau đó nhấp vào Khóa để xác nhận cài đặt.

Nhóm

Để bật hoặc tắt In-meeting Notes cho một nhóm người dùng:

1. Đăng nhập vào cổng thông tin web Zoom với tư cách quản trị viên và có quyền chỉnh sửa nhóm.
2. Trong menu điều hướng, nhấp vào User Management rồi Groups .
3. Nhấp vào tên nhóm áp dụng trong danh sách.
4. Nhấp vào tab Notes .
5. Trong mục In-meeting Notes , hãy nhấp vào nút Enable In-Meeting Notes để bật hoặc tắt.
6. Nếu hộp thoại xác minh hiển thị, hãy nhấp vào Enable hoặc Disable để xác minh thay đổi.
   Lưu ý : Nếu tùy chọn bị mờ đi, tùy chọn đã bị khóa ở cấp tài khoản và cần được thay đổi ở cấp đó.
7. Các thiết lập bên dưới được bật theo mặc định nếu Enable In-Meeting Notes được bật.
   • Allow notes to be saved to cloud
     Cho phép người dùng lưu ghi chú vào Zoom Cloud.
   • Allow participants to share note
     Cho phép người tham gia không có vai trò là người chủ trì hoặc đồng chủ trì chia sẻ ghi chú trong cuộc họp.
8. (Tùy chọn) Để ngăn tất cả người dùng trong nhóm thay đổi cài đặt này, hãy nhấp vào biểu tượng khóa , sau đó nhấp vào Lock để xác nhận cài đặt.

User

1. Đăng nhập vào cổng thông tin web Zoom với tư cách quản trị viên và có quyền chỉnh sửa nhóm.
2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Settings .
3. Nhấp vào tab Notes .
4. Trong mục  In-meeting Notes , hãy nhấp vào nút Enable In-Meeting Notes để bật hoặc tắt.
5. Nếu hộp thoại xác minh hiển thị, hãy nhấp vào Enable hoặc Disable để xác minh thay đổi.
   Lưu ý : Nếu tùy chọn bị mờ đi, tùy chọn đó đã bị khóa ở cấp tài khoản hoặc nhóm và cần được thay đổi ở cấp đó.
6. Các thiết lập bên dưới được bật theo mặc định nếu Enable In-Meeting Notes được bật.
   • Allow notes to be saved to cloud
     Cho phép người dùng lưu ghi chú vào Zoom Cloud.
   • Allow participants to share note
     Cho phép người tham gia không có vai trò là người chủ trì hoặc đồng chủ trì chia sẻ ghi chú trong cuộc họp.

Cách bật hoặc tắt Zoom Notes ngoài cuộc họp

Account

Để bật hoặc tắt Out-of-Meeting Notes cho tất cả người dùng trong tài khoản:

1. Đăng nhập vào cổng thông tin web Zoom với tư cách quản trị viên và có quyền chỉnh sửa cài đặt tài khoản.
2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Account Management rồi nhấp vào Account Settings .
3. Nhấp vào tab Notes .
4. Trong mục Out-of-meeting Notes , hãy nhấp vào nút Bật Enable Out-of-Meeting Notes để bật hoặc tắt.
5. Nếu hộp thoại xác minh hiển thị, hãy nhấp vào Enable hoặc Disable để xác minh thay đổi.
6. Các thiết lập bên dưới được bật theo mặc định nếu Enable Out-of-Meeting Notes được bật.
   • Allow notes to be saved to cloud
     Cho phép người dùng lưu ghi chú vào Zoom Cloud.
7. (Tùy chọn) Để ngăn tất cả người dùng trong tài khoản của bạn thay đổi cài đặt này, hãy nhấp vào biểu tượng khóa , sau đó nhấp vào Lock để xác nhận cài đặt.

Group

Để bật hoặc tắt Out-of-Meeting Notes cho một nhóm người dùng:

1. Đăng nhập vào cổng thông tin web Zoom với tư cách quản trị viên và có quyền chỉnh sửa nhóm.
2. Trong menu điều hướng, nhấp vào  User Management rồi  Groups .
3. Nhấp vào tên nhóm áp dụng trong danh sách.
4. Nhấp vào tab Notes.
5. Trong mục Out-of-meeting Notes , hãy nhấp vào nút Enable Out-of-Meeting Notes để bật hoặc tắt.
6. Nếu hộp thoại xác minh hiển thị, hãy nhấp vào Enable hoặc Disable để xác minh thay đổi.
   Lưu ý : Nếu tùy chọn bị mờ đi, tùy chọn đã bị khóa ở cấp tài khoản và cần được thay đổi ở cấp đó.
7. Các thiết lập bên dưới được bật theo mặc định nếu Enable Out-of-Meeting Notes được bật.
   • Allow notes to be saved to cloud
     Cho phép người dùng lưu ghi chú vào Zoom Cloud.
8. (Tùy chọn) Để ngăn tất cả người dùng trong nhóm thay đổi cài đặt này, hãy nhấp vào biểu tượng khóa , sau đó nhấp vào  Lock để xác nhận cài đặt.

User

1. Đăng nhập vào cổng thông tin web Zoom với tư cách quản trị viên và có quyền chỉnh sửa nhóm.
2. Trong menu điều hướng, nhấp vào Settings .
3. Nhấp vào tab Notes.
4. Trong mục Out-of-meeting Notes , hãy nhấp vào nút Enable Out-of-Meeting Notes để bật hoặc tắt.
5. Nếu hộp thoại xác minh hiển thị, hãy nhấp vào Enable hoặc Disable để xác minh thay đổi.
   Lưu ý : Nếu tùy chọn bị mờ đi, tùy chọn đó đã bị khóa ở cấp tài khoản hoặc nhóm và cần được thay đổi ở cấp đó.
6. Các thiết lập bên dưới được bật theo mặc định nếu Enable Out-of-Meeting Notes được bật.
   • Allow notes to be saved to cloud
     Cho phép người dùng lưu ghi chú vào Zoom Cloud.

Sử dụng Zoom Notes trong cuộc họp