Hướng dẫn sử dụng điện thoại VoIP cho doanh nghiệp mới

Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, việc sử dụng điện thoại VoIP (Voice over Internet Protocol) đã trở thành một giải pháp vô cùng phổ biến cho các doanh nghiệp. Đặc biệt đối với những doanh nghiệp mới, việc chuyển sang sử dụng hệ thống VoIP không chỉ giúp tiết kiệm chi phí mà còn mang lại nhiều tính năng hữu ích, cải thiện năng suất làm việc và giao tiếp trong tổ chức. Trong bài viết này, Du Hưng sẽ cung cấp một hướng dẫn chi tiết về cách sử dụng điện thoại VoIP cho doanh nghiệp mới.

Điện Thoại VoIP Là Gì?

Điện thoại VoIP là một công nghệ cho phép thực hiện các cuộc gọi thoại qua mạng Internet thay vì sử dụng mạng điện thoại truyền thống (PSTN). Cuộc gọi được chuyển thành dữ liệu số và truyền qua Internet, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tận dụng các tính năng tiên tiến mà các hệ thống điện thoại thông thường không có. VoIP không chỉ sử dụng cho cuộc gọi thoại mà còn hỗ trợ nhiều tính năng khác như gọi video, nhắn tin, hội thảo trực tuyến, và tích hợp với các ứng dụng kinh doanh.

Ưu Điểm Của Điện Thoại VoIP:

• Tiết Kiệm Chi Phí: VoIP giúp giảm đáng kể chi phí liên lạc, đặc biệt là đối với các cuộc gọi quốc tế và liên tỉnh.
• Linh Hoạt và Tiện Lợi: Người dùng có thể sử dụng VoIP trên nhiều thiết bị như điện thoại IP, máy tính, hoặc điện thoại di động với ứng dụng tương ứng.
• Chất Lượng Cuộc Gọi Tốt: Với sự cải tiến trong công nghệ nén dữ liệu và giảm độ trễ, các cuộc gọi VoIP ngày nay có chất lượng âm thanh rõ ràng và ổn định.
• Nhiều Tính Năng Mở Rộng: VoIP hỗ trợ nhiều tính năng như hội nghị trực tuyến, chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, hộp thư thoại, và tích hợp CRM, mang lại sự tiện lợi tối đa cho doanh nghiệp.

Các Thiết Bị Cần Thiết Để Sử Dụng Điện Thoại VoIP

Để triển khai và sử dụng hệ thống điện thoại VoIP cho doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị một số thiết bị và phần mềm cơ bản. Dưới đây là những yếu tố quan trọng:

Điện Thoại IP

Điện thoại IP là một thiết bị chuyên dụng cho VoIP. Nó kết nối trực tiếp với mạng Internet thông qua cáp Ethernet và hoạt động như một điện thoại truyền thống, nhưng với khả năng thực hiện cuộc gọi qua mạng Internet.

Softphone

Softphone là phần mềm VoIP cài đặt trên máy tính hoặc điện thoại thông minh. Nó giúp bạn thực hiện cuộc gọi qua máy tính mà không cần phải sử dụng điện thoại IP. Các ứng dụng phổ biến bao gồm Zoom, Skype, Zoiper và MicroSIP.

Tổng Đài IP (PBX)

Tổng đài IP là hệ thống quản lý cuộc gọi, cho phép điều phối các cuộc gọi nội bộ và cuộc gọi ra ngoài. Bạn có thể sử dụng tổng đài IP nội bộ (on-premises PBX) hoặc tổng đài đám mây (cloud PBX) từ các nhà cung cấp dịch vụ như Yeastar, Cisco, hoặc 3CX.

Kết Nối Internet Ổn Định

Do tính chất của VoIP là dựa vào kết nối Internet, vì vậy, một đường truyền Internet ổn định và có băng thông đủ lớn là yếu tố quan trọng để đảm bảo chất lượng cuộc gọi tốt. Đảm bảo băng thông ít nhất là 100 Kbps mỗi cuộc gọi để tránh hiện tượng giật, lag.

Tai Nghe và Microphone (Chỉ Dành Cho Softphone)

Nếu bạn sử dụng softphone để thực hiện cuộc gọi, bạn sẽ cần tai nghe có micro tích hợp để đảm bảo chất lượng âm thanh rõ ràng và không bị nhiễu.

Cách Thiết Lập Hệ Thống Điện Thoại VoIP

Để thiết lập hệ thống VoIP cho doanh nghiệp mới, bạn cần thực hiện một số bước cơ bản như sau:

Bước 1: Lựa Chọn Nhà Cung Cấp Dịch Vụ VoIP

Trước khi triển khai hệ thống VoIP, bạn cần lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ VoIP phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp. Các nhà cung cấp như Zoom, 3CX, Yealink, hoặc Cisco cung cấp nhiều gói dịch vụ và tính năng phong phú cho doanh nghiệp, từ tổng đài ảo cho đến tích hợp với các phần mềm quản lý khác.

Bước 2: Cấu Hình Các Thiết Bị

• Điện thoại IP: Đối với điện thoại IP, bạn chỉ cần kết nối điện thoại với mạng LAN (thường qua cổng Ethernet) và cung cấp các thông tin cần thiết như địa chỉ IP của tổng đài và thông tin tài khoản SIP (Server, Username, Password).
• Softphone: Đối với softphone, bạn cần tải phần mềm từ nhà cung cấp dịch vụ, cài đặt và nhập thông tin tài khoản SIP để đăng nhập. Sau khi cài đặt, bạn có thể bắt đầu thực hiện và nhận cuộc gọi ngay trên máy tính hoặc điện thoại di động.

Bước 3: Kiểm Tra và Tinh Chỉnh

Sau khi thiết lập, hãy kiểm tra lại kết nối để đảm bảo rằng hệ thống hoạt động ổn định. Bạn cần kiểm tra:

• Chất Lượng Cuộc Gọi: Đảm bảo chất lượng âm thanh rõ ràng, không bị đứt quãng hoặc mất tín hiệu.
• Tốc Độ Internet: Đảm bảo băng thông của Internet đáp ứng yêu cầu tối thiểu cho VoIP.
• Các Tính Năng Phụ Trợ: Kiểm tra các tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, ghi âm cuộc gọi, hộp thư thoại và các tính năng khác mà doanh nghiệp của bạn cần sử dụng.

Hướng Dẫn Sử Dụng Điện Thoại VoIP

Thực Hiện Cuộc Gọi:

• Điện thoại IP: Chỉ cần nhấc máy và bấm số điện thoại cần gọi. Nếu là cuộc gọi nội bộ, chỉ cần bấm số nội bộ và nhấn gọi.
• Softphone: Mở ứng dụng, nhập số điện thoại hoặc chọn danh bạ từ hệ thống rồi nhấn nút gọi.

Nhận Cuộc Gọi:

• Khi có cuộc gọi đến, điện thoại IP sẽ tự động đổ chuông, bạn chỉ cần nhấc máy để trả lời.
• Với softphone, bạn chỉ cần nhấn nút “Trả lời” trên giao diện của ứng dụng.

Các Tính Năng Nâng Cao:

• Chuyển Tiếp Cuộc Gọi: Bạn có thể chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại khác hoặc đến hộp thư thoại khi không thể trả lời.
• Hội Thảo Nhóm (Conference Call): Các hệ thống VoIP hỗ trợ cuộc gọi nhóm, bạn có thể kết nối nhiều người tham gia vào một cuộc gọi duy nhất.
• Ghi Âm Cuộc Gọi: Tính năng này cho phép bạn lưu lại nội dung cuộc gọi để tham khảo sau.

Mẹo Tối Ưu Khi Sử Dụng Điện Thoại VoIP

• Đảm Bảo Kết Nối Internet Ổn Định: Sử dụng đường truyền có dây thay vì Wi-Fi để đảm bảo tín hiệu ổn định khi thực hiện cuộc gọi.
• Chọn Thiết Bị Chất Lượng: Điện thoại IP và tai nghe có chất lượng tốt sẽ giúp cải thiện rõ rệt trải nghiệm gọi điện.
• Tối Ưu Hóa Hệ Thống: Đảm bảo rằng tất cả các thiết bị VoIP được cấu hình đúng và có phần mềm cập nhật mới nhất.
• Đào Tạo Nhân Viên: Tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên về cách sử dụng hệ thống VoIP để khai thác tối đa các tính năng và tránh gặp phải vấn đề trong quá trình sử dụng.

Điện thoại VoIP là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả giao tiếp và linh hoạt trong công việc. Việc triển khai và sử dụng hệ thống điện thoại VoIP cho doanh nghiệp mới không chỉ đơn giản mà còn đem lại nhiều lợi ích lâu dài. Với một hệ thống cấu hình đúng đắn, thiết bị chất lượng và việc đào tạo nhân viên hợp lý, bạn sẽ có một nền tảng liên lạc mạnh mẽ cho doanh nghiệp của mình, giúp công việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Cung cấp điện thoại IP Yealink chính hãng, giá tốt

Nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm cho mình một giải pháp điện thoại nhưng vẫn băn khoăn chưa biết lên giải pháp như thế nào cho phù hợp thì đừng ngần ngại nhấc máy lên gọi ngay đến Du Hưng để được tư vấn và hỗ trợ đưa ra giải pháp phù hợp nhất.

Mọi thông tin chi tiết và thắc mắc vui lòng liên hệ đến Hotline 0937550075 để được hỗ trợ tốt nhất.

Là đơn vị cung cấp lắp đặt điện thoại IP uy tín đồng thời là nhà phân phối chính thức thương hiệu Yealink, Du Hưng cam kết đem đến cho quý khách hàng những giải pháp liên lạc phù hợp với chi phí cạnh tranh và tối ưu nhất. Du Hưng hiện là nhà phân phối chính thức của nhiều thương hiệu điện thoại IP chất lượng nổi tiếng thế giới do đó bạn có thể hoàn toàn yên tâm về chất lượng sản phẩm cũng như chế độ bảo hành sau mua.

Các mẫu Điện thoại IP sử dụng công nghệ VoIP cung cấp khả năng kết nối linh hoạt và tính di động cao mà bất kỳ doanh nghiệp hiện đại nào ngày nay đều cần. Trên đây là thông tin chi tiết các mẫu điện thoại Yealink mà Du Hưng đang cung cấp, để biết thêm thông tin chi tiết vui lòng gọi ngay đến Hotline 02873000246 để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất.

Xem thêm: Cung cấp lắp đặt điện thoại Yealink uy tín tại TP.HCM

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 21A3, 67/61 Phùng Khoang, P.Trung Văn, Q,Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Phone：028-7300-0246

Email: [email protected]