Giải pháp nào cho hệ thống phòng họp trực tuyến trở nên chuyên nghiệp?

Hệ thống phòng họp trực tuyến đạt chất lượng sẽ mang lại hiệu quả công việc rất lớn cho doanh nghiệp. Khi bạn còn đang loay hoay cho việc chuẩn bị các thiết bị hỗ trợ họp trực tuyến phải chuẩn bị những gì, giải pháp này đem lại lợi ích gì, những sản phẩm thiết bị nào là cần thiết và được sử dụng nhiều nhất hiện nay thì bài viết dưới đây sẽ giải đáp thắc mắc cho bạn, bạn sẽ có những lựa chọn tốt hơn cho quá trình chuẩn bị cuộc họp của mình.

Hệ thống họp trực tuyến là gì?

Họp trực tuyến là hình thức họp thông qua các thiết bị phần cứng chuyên dụng hay phần mềm thông qua đường truyền Internet nhằm mục đích giảm thiểu chi phí và rút ngắn thời gian tổ chức cuộc họp. Là quá trình thực hiện truyền tải âm thanh, hình ảnh giữa 2 hay nhiều điểm kết nối thông qua đường truyền mạng để đưa tín hiệu hình ảnh, âm thanh của các phòng họp ở các điểm kết nối với nhau, giúp tiết kiệm thời gian, ngân sách hoạt động của doanh nghiệp

Ưu và nhược điểm của hệ thống họp trực tuyến dành cho doanh nghiệp

Ưu điểm:

• Tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển, ngân sách công ty.
• Nội dung, dữ liệu, video có thể chia sẻ một lúc đồng thời giữa các điểm cầu, giữa những người cũng tham gia
• Giúp doanh nghiệp tiếp nhận và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác nhất.
• Giải pháp liên lạc qua đường truyền mạng nhưng vẫn đảm bảo âm thanh chất lượng, hình ảnh rõ nét
• Tăng năng suất hoạt động công việc một cách tối đa
• Với những tính năng bảo mật vượt trội, hoàn toàn có thể lưu giữ thông tin

Nhược điểm:

• Chi phí đầu tư cho hệ thống họp trực tuyến khá cao.
• Do là những thiết bị hiện đại, với nhiều tính năng nổi bật nên khi gặp sự cố về thiết bị cần có nhân viên kỹ thuật có chuyên môn mới hỗ trợ được người dùng

Khi mua một hệ thống phòng họp trực tuyến sẽ bao gồm:

• Codec : Xử lý mã hóa nhận, truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh thông qua đường truyền.
• Camera – Thu tín hiệu hình ảnh.
• Microphone – Thu tín hiệu âm thanh.
• Loa: phát âm thanh ở tầng suất cao
• Remote – Điều khiển từ xa
• Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm

Thiết lập hệ thống phòng họp trực tuyến

1.Màn hình hiển thị Video

Màn hình hiển thị là thành phần rất quan trọng để kết nối mọi người qua video và chia sẻ màn hình. Dưới đây là một số điều bạn cần xem xét:

• Kích thước màn hình
• Loại màn hình
• Chiều cao gắn kết

2. Công nghệ trình chiếu video

Cần xác định loại tính năng mà phần mềm hội nghị truyền hình của bạn phải cung cấp. Các tính năng như ghi âm, mức độ tương tác và trải nghiệm di động là chìa khóa cho các buổi họp trực tuyến. Mặt khác, khả năng xử lý số lượng lớn người tham gia trong khi vẫn giữ được chất lượng video cao và chia sẻ màn hình là những tính năng quan trọng cần có cho hội thảo trên web.

Một số phần mềm hội nghị truyền hình phổ biến là: Zoom Meeting, Microsoft Teams, Google Meet

3. Âm thanh – Loa và Micro

Loa và micrô là thành phần quan trọng của hội nghị truyền hình và đóng góp đáng kể vào trải nghiệm cuộc họp. Lựa chọn thiết bị phù hợp phụ thuộc vào kích thước phòng họp và số lượng người tham gia. Khi chọn loa và micro, hãy xem xét kết nối có dây hoặc không dây, vì điều này có thể ảnh hưởng đến tính thẩm mỹ của căn phòng. Việc thiết lập âm thanh phù hợp sẽ giảm tiếng vọng, phản hồi và các tiếng ồn khác, nâng cao trải nghiệm cuộc họp ảo cho những người tham gia.

4. Camera

Camera phòng họp có thể thay đổi từ camera web đơn giản cho các phòng họp nhỏ đến camera phức tạp hơn cho các phòng hội nghị lớn. Trong các phòng họp nhỏ có màn hình video nhỏ, camera thường được đặt phía trên màn hình. Ngoài ra, bạn cũng cần quan tâm đến ánh sáng trong phòng để có được chất lượng hình ảnh tốt nhất

Tham khảo một số thiết bị chuyên dụng cho phòng họp trực tuyến của thương hiệu Yealink dưới đây được nhiều doanh nghiệp tin dùng nhất:

Camera

Yealink UVC20

Yealink UVC20 là webcam USB FHD mạnh mẽ sở hữu ống kính full HD 5MP với micro đa hướng. Smart Light cùng khả năng tự động lấy nét và ống kính xoay đa hướng đảm bảo video rõ nét hoàn hảo trong mọi môi trường. UVC20 đem lại cho bạn trải nghiệm video tuyệt vời trên máy tính cá nhân, có thể được áp dụng cho làm việc từ xa, cuộc họp mở, giáo dục từ xa.

• Màn hình Full HD 1080P
• Âm thanh Ultra HD
• Tự động phơi sáng, điều chỉnh thông minh
• Tích hợp micro đa hướng
• Sử dụng dễ dàng, khởi động nhanh chóng
• Tích hợp nắp ống kính, bảo mật quyền riêng tư

Yealink UVC30

Yealink UVC30 Desktop là webcam USB 4K UHD và zoom kỹ thuật số 3x cho trải nghiệm hình ảnh sống động tuyệt vời. Được trang bị cảm biến hồng ngoại cùng chức năng nhận dạng khuôn mặt, UVC30 Desktop hỗ trợ tính năng Windows Hello giúp tăng cường bảo mật cho tài khoản của bạn khi đăng nhập. Nhờ hình ảnh sắc nét và khả năng tái tạo màu sắc chính xác, sản phẩm mang đến trải nghiệm họp video trực diện sống động ở độ phân giải Ultra HD 4K và tốc độ khung hình cao.

• Chất lượng hình ảnh chân thực, rõ nét
• Khả năng tự động đóng khung với tính năng nhận diện khuôn mặt
• Tính năng Window Hello
• Chất lượng âm thanh HD với phạm vi thu nhận giọng nói lên đến 150°/6,6 feet

Loa

Yealink CP700

Yealink CP700 là loa micro chuyên dùng cho các cuộc họp cá nhân hoặc nhóm nhỏ từ 3 – 4 người. Yealink CP700 có nhiều tính năng lý tưởng cho phòng họp hội nghị như: Micro đa hướng thu và phát 360 độ, kết nối có dây để đảm bảo độ ổn định cho hiệu xuất pin liên tục cho cuộc họp hoặc kết nối không dây thuận tiện cho việc di chuyển cá nhân.

• Sử dụng tối ưu cho các phòng họp nhóm hoặc cá nhân từ 3 – 4 người
• Tích hợp micro đa hướng thu và phát 360 độ
• Thời lượng pin lớn với thời gian đàm thoại lên đến 10 giờ
• Tích hợp công nghệ khử tiếng ồn
• Âm thanh băng rộng và công nghệ âm thanh Optima HD Voice
• Thiết kế nhỏ gọn dễ dàng mang theo đến bất kì đâu

Yealink CP900

Yealink CP900 là loa di động hiệu suất cao, linh hoạt và có thể mở rộng cho các cuộc họp của tối đa 6 người. CP900 có thể sử dụng kết nối không dây bluetooth và kết nối có dây USB

• Chất lượng âm thanh Yealink HD
• Premium HD Voice cho cuộc gọi và âm nhạc
• Phạm vi thu âm micro 360 độ và loại bỏ tiếng vang tốt nhất
• Dải định dạng sáu micro cho trải nghiệm full-duplex hoàn toàn
• Kết nối USB hoặc Bluetooth cho máy tính xách tay, điện thoại thông minh và máy tính bảng
• CP900 không chỉ sở hữu thời lượng pin cao cấp với thời gian đàm thoại 12 giờ mà còn có túi khóa kéo bảo vệ

Tai nghe

Yealink UH34

Yealink UH34 là sản phẩm với nhiều phiên bản khác nhau để đáp ứng cho mọi nhu cầu của người dùng. Vẫn là 2 kiểu tai nghe một bên tai và hai bên tai nhưng giờ đây Yealink cho người dùng thêm nhiều tùy chọn hơn với 2 chất liệu đệm tai nghe bằng mút hoặc bằng da.

• Hỗ trợ tính năng Plug and Play cho việc kết nối đơn giản là linh hoạt hơn
• Được làm từ chất liệu nhẹ giúp thoải mái sử dụng cả ngày
• HD Voice / Hiệu suất loa băng thông rộng
• Micro khử tiếng ồn thụ động
• Công nghệ ActiveProtection bảo vệ người dùng khỏi chấn thương âm thanh
• Tích hợp chỉ báo đèn LED và âm cảnh báo
• Tay cần có thể uốn cong 330 ° để dễ dàng điều chỉnh mà không bị gãy

Yealink YHS34

Yealink YHS34 là kiểu tai nghe trùm đầu chủ yếu dành cho nhân viên văn phòng, những người cần sử dụng tai nghe hằng ngày. Tai nghe mới này có nhiều biến thể tùy theo nhu cầu của người dùng. Tai nghe hỗ trợ tính năng QD (Quick Disconnect) và tương thích với hầu hết các loại điện thoại IP doanh nghiệp của Yealink.

• Hỗ trợ tính năng Plug and Play
• HD Voice / Hiệu suất loa băng thông rộng
• Micro khử tiếng ồn và khử tiếng ồn thụ động
• Công nghệ ActiveProtection bảo vệ người dùng khỏi chấn thương âm thanh
• Tay cần có thể uốn cong 330 ° để dễ dàng điều chỉnh mà không bị gãy

Xem thêm: TOP camera hội nghị truyền hình bán chạy nhất tại TP HCM

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Add: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM
Phone：028-7300-0246
Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn
Email: [email protected]

CHI NHÁNH HÀ NỘI

Add: 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà nội
Hotline/Zalo: 0909 955 709 – Ms. Hồng
Email: [email protected]