- You have no items in your shopping cart
- Subtotal: 0.000₫
Đã có thời gian hội nghị truyền hình là một thứ xa xỉ mà chỉ những tập đoàn lớn mới có thể mua được. Các doanh nghiệp nhỏ hơn thiếu nguồn lực để triển khai các thiết bị phức tạp và thuê các chuyên gia kỹ thuật đã sử dụng các hình thức truyền thông khác (như hội nghị âm thanh).
Nhưng hội nghị truyền hình hiện đã trở nên dễ tiếp cận hơn và giá cả phải chăng hơn. (Và đôi khi miễn phí!) Điều này chủ yếu là nhờ vào sự phát triển liên tục của Voice over IP hoặc VoIP. Ngày nay, bạn có thể mang theo công cụ giao tiếp và cộng tác mạnh mẽ này trong túi của mình theo đúng nghĩa đen.
Hãy đi sâu vào chủ đề hội nghị truyền hình và cách bạn có thể sử dụng nó để điều hành doanh nghiệp hiệu quả hơn.
Mục lục
Hội nghị truyền hình là gì ?
Hội nghị truyền hình là một loại cuộc họp trực tuyến mà hai hoặc nhiều người tham gia vào một cuộc gọi nghe nhìn trực tiếp. Với kết nối internet mạnh mẽ, những người tham gia có thể nhìn, nghe và nói chuyện với nhau trong thời gian thực, bất kể họ ở đâu trên thế giới.
Trong kinh doanh, mọi người thường sử dụng hội nghị truyền hình để giao tiếp và cộng tác trong và ngoài tổ chức. Bạn chỉ cần thiết lập phần cứng và phần mềm cần thiết để tận dụng tối đa trải nghiệm.
Các thành phần cơ bản của một hệ thống hội nghị truyền hình là gì?
Hội nghị truyền hình mang những người làm việc từ những nơi khác nhau lại với nhau trong một phòng họp ảo. Để biến điều đó thành khả thi, bạn sẽ cần:
- Kết nối internet ổn định
- Thiết bị hiển thị video (máy tính xách tay, màn hình máy tính để bàn hoặc màn hình tivi)
- Máy tính hoặc điện thoại hội nghị
- Các thiết bị ngoại vi khác (webcam, micrô, tai nghe, loa, v.v.)
- Phần mềm hội nghị truyền hình
Một số văn phòng có các phòng họp video chuyên dụng, nơi họ lưu giữ các camera và màn hình video độ nét cao cũng như hệ thống âm thanh chất lượng hàng đầu được thiết kế đặc biệt cho các cuộc họp. Tất nhiên, điều này sẽ nâng cao trải nghiệm — nhưng sự thật là bạn có thể có những cuộc họp video hiệu quả chỉ với một chiếc máy tính xách tay và phần mềm phù hợp.
Các loại hội nghị truyền hình
Hội nghị điểm – điểm
Trong hội nghị truyền hình điểm-điểm, chỉ có hai người tham gia giao tiếp từ các địa điểm khác nhau trong thời gian thực.
Ví dụ:
Hỗ trợ khách hàng một đối một
Hầu hết các doanh nghiệp hiện đại đều được trang bị để cung cấp trải nghiệm khách hàng được cá nhân hóa. Với thiết bị và phần mềm phù hợp, họ có thể giải quyết các mối quan tâm và thắc mắc ngay lập tức.
Phỏng vấn xin việc
Nhà tuyển dụng có thể đẩy nhanh quá trình tuyển dụng bằng cách thực hiện các cuộc phỏng vấn việc làm trực tuyến. Điều này đã trở thành một thực tế khá phổ biến, đặc biệt là đối với các công ty cung cấp tính linh hoạt từ xa.
Hội nghị đa điểm
Hội nghị truyền hình đa điểm liên quan đến ba người tham gia trở lên; đó là lý do tại sao nó còn được gọi là “hội nghị truyền hình nhóm”. Điều này khác với cách gọi ba chiều vốn là một tính năng của nhiều hệ thống điện thoại doanh nghiệp.
Với hội nghị đa điểm, bạn có thể tổ chức hoặc tham gia các cuộc họp với các nhóm lớn hơn. Điều này làm cho nó lý tưởng cho các doanh nghiệp có một số địa điểm văn phòng và những người làm việc ở xa. Trong những trường hợp như thế này, một cầu nối hội nghị rất hữu ích.
Cầu nối hội nghị về cơ bản là phần mềm hoặc phần cứng được sử dụng làm trung tâm cho một cuộc gọi hội nghị lớn. Hãy coi đó là một cách để các nhóm người khác nhau tham gia vào một cuộc họp duy nhất.
Có nhiều cách để bạn tiến hành hội nghị truyền hình đa điểm, thường tùy thuộc vào số lượng diễn giả tích cực trong cuộc họp và tổng số người tham gia.
Ví dụ:
Họp nhóm
Người lao động tiến hành các cuộc họp nhóm để đạt được một mục tiêu cụ thể. Nó yêu cầu các máy ảnh chất lượng cao hơn để chụp một căn phòng đầy người và một micrô mở rộng để đảm bảo âm thanh của bạn rõ ràng.
Hội thảo
Hội thảo trên web là một bài thuyết trình trực tuyến nhằm mục đích giáo dục người tham gia. Không giống như các cuộc họp nhóm, vốn là các cuộc thảo luận mở, hội thảo trên web đặt trọng tâm vào diễn giả hoặc người điều hành. Các doanh nghiệp thường sử dụng định dạng này để giới thiệu và giới thiệu sản phẩm.
Hội nghị truyền hình hoạt động như thế nào?
Hội nghị truyền hình được cung cấp bởi VoIP, công nghệ giúp giao tiếp thoại qua internet có thể thực hiện được. Để chuyển tín hiệu âm thanh và hình ảnh giữa hai địa điểm, VoIP dựa vào các thuật toán đặc biệt gọi là codec (bộ mã hóa giải mã).
Nén dữ liệu (mã hóa)
Hãy tưởng tượng một cuộc họp video đang diễn ra. Máy ảnh thu tín hiệu video tương tự và khi ai đó nói, micrô sẽ thu tín hiệu âm thanh của họ. VoIP biến các tín hiệu này thành các gói dữ liệu để Internet hiểu và bắt đầu truyền.
Truyền dữ liệu và giải nén (giải mã)
Các gói dữ liệu truyền qua internet. Khi đến đích, chúng sẽ chuyển trở lại thành tín hiệu video và âm thanh tương tự để những người tham dự ở phía bên kia có thể nhìn và nghe thấy.
Các giải pháp hội nghị thường đi kèm với tính năng khử tiếng vọng để loại bỏ độ trễ âm thanh. Bằng cách này, âm thanh và video vẫn được đồng bộ hóa. Tùy thuộc vào nhà cung cấp bạn chọn, bạn sẽ thấy rằng có rất nhiều tính năng khác làm cho hội nghị truyền hình trở thành một công cụ kinh doanh mạnh mẽ như vậy.
Các tính năng chính của phần mềm hội nghị truyền hình
Các giải pháp hội nghị truyền hình cung cấp nhiều tính năng để cung cấp trải nghiệm họp trực tuyến phong phú. Dưới đây là một số cái thú vị và hữu ích hơn cho đến nay:
Chia sẻ màn hình
Chia sẻ trực quan tài liệu, bản trình bày hoặc hình ảnh trong cuộc gọi điện video:
Với mọi người trên cùng một trang, cả nhóm có thể động não hiệu quả hơn và quyết định nhanh hơn với tư cách là một nhóm. Một số ứng dụng chỉ cho phép máy chủ chia sẻ màn hình của họ trong khi những ứng dụng khác cho phép bất kỳ người tham gia nào.
Chú thích đồng thời
Đôi khi, bạn có thể cần chú thích trên màn hình được chia sẻ. Ví dụ: bạn có thể làm điều này trong RingCentral Video:
Trong khi một số ứng dụng chỉ cho phép máy chủ lưu trữ chú thích, những ứng dụng khác cho phép chú thích đồng thời những người tham gia khác.
Hộp trò chuyện
Nếu bạn muốn đặt câu hỏi mà không làm gián đoạn người nói, bạn có thể sử dụng hộp trò chuyện:
Hầu hết các ứng dụng đều cung cấp các tùy chọn trò chuyện riêng tư và nhóm và cho phép lưu nhật ký trò chuyện.
Chia sẻ file
Gửi tệp một cách an toàn cho bất kỳ người tham gia nào trong cuộc gọi điện video. Nếu bạn cần chuyển tài liệu hoặc video hoặc bản ghi âm trong cuộc họp, bạn có thể thực hiện việc này mà không cần sử dụng giải pháp của bên thứ ba.
Ghi âm cuộc gọi video
Ghi lại các cuộc họp video để phát trực tiếp sau này. Điều này thường được thực hiện cho mục đích tài liệu hoặc để cho bất kỳ ai đã bỏ lỡ cuộc họp bắt kịp cuộc thảo luận.
Khử tiếng ồn
Giảm thiểu tiếng ồn có thể khiến người tham gia bị phân tâm khỏi cuộc họp đang diễn ra. Xáo trộn giấy, gõ từ bàn phím và các tiếng ồn xung quanh khác có thể khiến giọng nói của người nói không nghe được.
Chuyển đổi thiết bị
Chuyển đổi thiết bị liền mạch khi đang có cuộc gọi. Bạn có thể bắt đầu hội nghị truyền hình bằng máy tính để bàn và chuyển sang điện thoại di động khi đến phòng nghỉ — và không bao giờ phải làm gián đoạn cuộc họp.
Khi không thể gặp mặt trực tiếp, hội nghị truyền hình là giải pháp tốt nhất. Nhưng một chút cảnh báo công bằng: không phải tất cả các giải pháp hội nghị đều được tạo ra như nhau.
Lợi ích của hội nghị truyền hình
Hội nghị truyền hình đang thay đổi cách các tổ chức giao tiếp và cộng tác. Nếu công ty của bạn vẫn phụ thuộc vào hội nghị âm thanh, bạn có thể muốn xem những lợi ích sau của giao tiếp video:
Cải thiện năng suất
Phần mềm hội nghị truyền hình thường đi kèm với tính năng chia sẻ màn hình, truyền tệp, trò chuyện nhóm và các tính năng khác giúp tăng cường cộng tác. Không thể thực hiện được điều đó với các hình thức liên lạc khác như hội nghị âm thanh, SMS hoặc email. Khi mọi người đồng bộ, họ đưa ra quyết định sáng suốt nhanh hơn và làm việc hiệu quả hơn.
Cuộc trò chuyện được nhân bản hóa
Thành phần hình ảnh nhân bản hóa cuộc trò chuyện, làm cho hội nghị truyền hình trở nên hấp dẫn hơn nhiều so với các hình thức giao tiếp khác. Nó cho phép bạn xem ngôn ngữ cơ thể và nét mặt ngay cả khi không tham gia vào các tương tác trực tiếp.
Giao tiếp vượt trội
Con người xử lý dữ liệu trực quan nhanh hơn so với văn bản hoặc âm thanh. So với cuộc họp bằng âm thanh, những người tham dự cuộc họp có nhiều khả năng hiểu và lưu giữ thông tin hiệu quả hơn khi có video. Hình ảnh cũng có thể giúp họ tỉnh táo và tập trung vào cuộc thảo luận.
Các cuộc họp có cấu trúc tốt
Thời gian bắt đầu và kết thúc của hội nghị truyền hình thường được xác định trước. Bằng cách này, những người tham dự có ít thời gian hơn để nói chuyện nhàn rỗi và có nhiều khả năng bám sát chương trình làm việc hơn.
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Trong hầu hết các trường hợp, các mục tiêu của cuộc họp trực tiếp cũng có thể được thực hiện thông qua hội nghị truyền hình. Phỏng vấn việc làm, hội thảo trên web và các cuộc họp kinh doanh — tất cả những điều này có thể được thực hiện mà không cần phải tốn tiền xăng và chịu đựng lưu lượng truy cập điên cuồng chỉ để đến một địa điểm cụ thể vào một thời điểm cụ thể.
Hỗ trợ lực lượng lao động từ xa
Sự gia tăng của hội nghị truyền hình làm cho khả năng có một lực lượng lao động hoàn toàn từ xa thậm chí còn có giá trị. Bằng chứng cho điều này là thực tế là các doanh nghiệp hiện có thể hoạt động mà không cần văn phòng thực tế và thuê nhân viên từ khắp nơi trên thế giới.
