Cần chuẩn bị những gì trong phòng họp trực tuyến đạt hiệu quả?

Ngày nay hình thức họp trực tuyến đã không còn xa lạ, các doanh nghiệp đang có xu hướng chuyển toàn bộ các cuộc họp truyền thống sang họp trực tuyến để giảm thiểu tối đa thời gian tổ chức, khoảng cách địa lý, chi phí công tác nhưng vẫn đảm bảo sự chuyên nghiệp. Hơn nữa, đây là giải pháp tối ưu và an toàn cho các chương trình đào tạo từ xa, các vấn đề phát sinh bất ngờ có thể giải quyết nhanh chóng. Vậy công tác chuẩn bị phòng họp trực tuyến như thế nào để buổi họp đạt hiểu quả công việc cao.

Họp trực tuyến là gì?

Họp trực tuyến hay còn gọi họp hội nghị truyền hình là cuộc họp giữa 2 hoặc nhiều người thông qua địa chỉ IP mạng dưới một hệ thống thiết bị phòng họp trực tuyến. Được tiến hành thông qua thiết bị chuyên dụng đặc biệt để có thể thấy được hình ảnh và âm thanh HD trực tiếp cho mục đích giao tiếp.

Trước đây, các thiết bị rất đơn giản thường là vệ tinh và radio để truyền giọng nói của những người tham gia họp. Nhưng ngày nay, hàng loạt các thiết bị hiện đại tiên tiến cung cấp cho bạn chất lượng video có độ phân giải 4K, âm thanh chất lượng phòng thu và các camera góc rộng để ghi hình toàn bộ căn phòng.

Các thiết bị cần cho một phòng họp trực tuyến:

1.Bộ thiết bị họp trực tuyến:

• Codec: Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh, hình ảnh thông qua đường truyền.
• Camera: Thu tín hiệu hình ảnh.
• Microphone: Thu tín hiệu âm thanh.
• Remote: Điều khiển từ xa
• Màn hình hiển thị: hiển thị hình ảnh lên màn hình rộng cho cuộc họp đông người
• Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm.
• Loa: Phát tín hiệu âm thanh
• MCU: Thiết bị quản lý và xử lý đa điểm
• Lưu trữ: Ghi lại nội dung cuộc họp
• Show present: trình chiếu tài liệu

2. Đường truyền mạng

Hệ thống thiết bị phòng họp trực tuyến hoạt động tốt hay không nhờ kết nối với đường truyền mạng. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng đến toàn bộ cuộc họp, vì thế phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định

• Với giải pháp đầu cuối: đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps để cho ra độ phân giải full HD
• Với giải pháp đa điểm: đường truyền tại mỗi điểm nhánh có tốc độ tối thiểu 1Mbps. Đường truyền tại điểm trung tâm phải đạt ít nhất bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh cộng lại.

3. Một số thiết bị hỗ trợ

Nếu hội nghị được thực hiện thông qua điện thoại di động thì điện thoại của bạn cần phải được cài một phần mềm tốt, một kết nối liền mạch sẽ giúp cho hội nghị diễn ra suôn sẻ hơn.

Ngoài ra tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mà trang bị thêm một số thiết bị hỗ trợ khác như: bảng điện tử, bộ khuếch đại, thiết bị lưu trữ, thiết bị ghi hình,…

Các bước lên giải pháp và lắp đặt trong phòng họp trực tuyến

• Xác định nhu cầu kết nối bao nhiêu điểm
• Chi phí đầu tư
• Khảo sát phòng họp
• Lựa chọn thiết bị họp trực tuyến
• Lên giải pháp
• Xây dựng mô hình
• Lắp đặt