Cách lên kế hoạch và tổ chức một buổi họp trực tuyến hiệu quả cho doanh nghiệp

Các cuộc họp vô cùng cần thiết cho sự tương tác và làm việc của cả nhóm, nói rộng ra là cả doanh nghiệp. Cuộc họp là nơi để các nhân viên cùng bàn bạc, thảo luận để đưa ra chiến lược, đặt các mục tiêu mới hay báo cáo, tổng kết hoạt động của team hay doanh nghiệp trong tháng hay cả quý… Khi làm việc từ xa, chắc chắn các cuộc họp phải được thực hiện thông qua các công cụ trực tuyến. Tuy nhiên, đối với một số người, việc họp trực tuyến thường không mang lại hiệu quả cao do mất tập trung, gián đoạn bởi đường truyền…, điều này dẫn tới lãng phí về thời gian cũng như ảnh hưởng tới năng lượng làm việc của nhân viên. Vậy làm thế nào để tổ chức một buổi họp trực tuyến cho các nhân viên làm việc từ xa một cách hiệu quả? Tham khảo ngay trong bài viết dưới đây!

Để tiến hành một cuộc họp trực tuyến khi doanh nghiệp làm việc từ xa hiệu quả, cần có 3 nguyên tắc sau:

• Tập trung: Các cuộc họp hiệu quả thường được tổ chức khi nó thực sự cần thiết để mọi người có thể cùng nhau giải quyết vấn đề
• Cơ cấu buổi họp thật tốt: Hãy chắc chắn có một format rõ ràng cho buổi họp và đặt rõ ràng các mục tiêu phải đạt được trong buổi họp. Điều này cho phép người tham gia chuẩn bị kỹ lưỡng, nghĩ ra các tình huống có thể xảy ra và cuối cùng là đảm bảo rằng những người tham gia đều lắng nghe nhau.
• Định hướng rõ ràng: Không ai muốn thời gian bị lãng phí. Không giống như các cuộc gặp mặt trực tiếp, họp trực tuyến gặp khó khăn trong việc sắp xếp các kế hoạch hoặc danh sách các hành động phải thực thi. Vì thế, cần đảm bảo định hướng rõ ràng cho những người tham gia cuộc họp, đặt mục tiêu nhất định khi cuộc họp kết thúc.

Cách lên kế hoạch cho cuộc họp hiệu quả

Trước cuộc họp

• Khi tổ chức cuộc họp với những thiết bị chưa từng sử dụng hay tại những địa điểm chưa từng được tổ chức trước đây, bạn nên kiểm tra các kết nối cuộc họp trước khi tổ chức.
• Nếu có thể, bạn nên thử tổ chức cuộc họp hội nghị tuyền hình vài phút trước khi cuộc họp bắt đầu.
• Lên kế hoạch liên lạc dự phòng để có thể xử lý trong trường hợp gặp sự cố kết nối với những người tham gia từ xa. Kế hoạch dự phòng có thể bao gồm việc yêu cầu yêu cầu người tham gia từ xa kết nối với cuộc họp thông qua máy tính xách tay, điện thoại di động, loa hội nghị hoặc cộng tác thông qua các công cụ cộng tác trực tuyến.

Trong cuộc họp

• Yêu cầu tất cả những người tham gia chia sẻ video và âm thanh của họ.
  • Đảm bảo tất cả những người tham gia có thể nhìn và nghe thấy tất cả những người tham gia khác.
  • Đảm bảo micrô của phòng hội nghị được phân bổ hợp lý để có thể bắt được giọng nói của mọi người tham gia.
  • Đảm bảo ánh sáng trong phòng không hạn chế tầm nhìn của người tham gia (ví dụ: tránh ánh sáng nền từ cửa sổ hoặc đèn).
• Yêu cầu người tham gia tắt tiếng micrô nếu vị trí của họ có quá nhiều tiếng ồn xung quanh hoặc trong cuộc họp họ sẽ không nói gì.
• Có người điều hành cuộc họp – Thường là người đã thực hiện gọi cho cuộc họp. Người điều hành cuộc họp có trách nhiệm:
  • Cung cấp nội dung cuộc họp cho những người tham gia – trước cuộc họp là tốt nhất, tối thiểu là khi bắt đầu cuộc họp – bao gồm tổng quan về các vấn đề phải bàn bạc và kết quả dự kiến;
  • Thiết lập các dấu hiệu trực quan hoặc bằng lời nói, chẳng hạn như giơ tay, để biết được ai muốn tham gia thảo luận vào cuộc họp;
  • Thu hút người tham gia ở tất cả các địa điểm để đảm bảo cuộc thảo luận hiểu và liên kết;
  • hạn chế “các cuộc trò chuyện bên lề” và đa nhiệm;
• Đảm bảo tất cả những người tham gia đều có quyền truy cập bình đẳng vào nội dung bằng cách chia sẻ tất cả nội dung trong kết nối hội nghị truyền hình và sử dụng các công cụ trực tuyến bất cứ khi nào có thể.
• Một trong những điều cũng rất quan trọng đó là bạn nên là chính mình, cư xử tự nhiên, nghe và nhìn vào camera bình thường như bạn đangn tham gia vào một cuộc họp trực tiếp vậy.

Cách tổ chức một buổi họp trực tuyến hiệu quả

Tham khảo một số giải pháp hội nghị truyền hình tại đây: 4 giải pháp video conference hiệu quả cho doanh nghiệp