Các hình thức tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp, hấp dẫn cho doanh nghiệp

Trước ảnh hưởng của đại dịch covid, sự kiện online dần trở nên phổ biến hơn và trở thành giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Các sự kiện trực tuyến có tiềm năng phát triển kinh ngạc về mức độ tương tác của khán giả và mang lại sự linh hoạt hơn. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn Các hình thức tổ chức sự kiện online chuyên nghiệp, hấp dẫn cho doanh nghiệp mà bạn có thể tham khảo để lựa chọn cho mình giải pháp phù hợp nhất.

Sự kiện online là gì?

Sự kiện online là bất kỳ sự kiện nào mà bạn có thể tìm thấy mọi người giao tiếp và tương tác trong một môi trường ảo hơn là ở một vị trí thực tế. Môi trường tương tác cao này cho phép người tham dự vào các nền tảng hội nghị truyền hình như Zoom và Microsoft Teams cho một bảng điều khiển hoặc một cuộc thảo luận nhóm nhỏ, một hội thảo phát trực tiếp hoặc một cuộc gọi điện video trực tiếp. Các sự kiện ảo ngày càng trở nên phổ biến nhưng không giới hạn ở video. Giờ đây, bạn có thể tìm thấy một số nền tảng sự kiện ảo chỉ có âm thanh có các tính năng tương tự như nền tảng video trực tiếp.

Các hình thức tổ chức sự kiện online

Có rất nhiều hình thức được sử dụng để tổ chức một sự kiện trực tuyến dưới sự hỗ trợ của công nghệ. Dưới đây là 4 loại hình phổ biến mà bạn có thể tìm hiểu và lựa chọn để sử dụng cho doanh nghiệp của mình:

1. Hội thảo trên Web (webinar)

Hội thảo trên web là một sự kiện, hội thảo, buổi đào tạo hoặc hội thảo dưới dạng video. Ở định dạng này, diễn giả cũng trình bày và thảo luận về một chủ đề bằng cách sử dụng các trang web, bản trình bày PowerPoint hoặc nội dung đa phương tiện khác trực tuyến. Hầu hết các hội thảo trên web đều tương tác với những khán giả gửi câu hỏi, trả lời các cuộc thăm dò và nói chuyện với nhau.

Có hai loại hội thảo trên web:

• Hội thảo trên web trực tiếp là khi bạn tổ chức và trình bày nội dung cho khán giả trực tiếp thông qua một sự kiện web kỹ thuật số trong thời gian thực. Phương pháp này được khuyến khích nếu bạn muốn tăng cường sự tham gia và tương tác giữa nhiều người tham dự cùng một lúc. Đó cũng là một lựa chọn tốt nếu bạn có người thuyết trình từ nhiều địa điểm khác nhau hoặc muốn người tham dự tham gia và tương tác với diễn giả trực tiếp.
• Hội thảo trên web theo yêu cầu là khi bạn quản lý bản ghi sự kiện hội thảo trực tiếp trên web để người khác xem. Trong khi nó sử dụng phần mềm để ghi lại, những người tham dự vẫn có thể có những trải nghiệm tương tự mà họ nhận được từ các hội thảo trực tiếp trên web. Bạn có thể thu hút nhiều người hơn đăng ký tham gia sự kiện của mình bằng hội thảo trên web theo yêu cầu. Nó mang lại cho bạn nhiều cơ hội hơn để quảng bá sự kiện sau ngày trực tiếp và tạo ra nhiều khách hàng tiềm năng hơn.

2. Hội nghị ảo (vitual conferences)

Hội nghị ảo cho phép các thành viên truy cập các cuộc họp và sự kiện trực tiếp tại chỗ từ máy tính của họ. Trong loại sự kiện ảo này, tất cả các bài phát biểu chính, phiên thảo luận và sự kiện mạng được lưu trữ hoàn toàn qua Internet. Mong đợi để thực hiện phối hợp rộng rãi trong loại sự kiện ảo này. Và nếu bạn muốn tổ chức, bạn phải mời các diễn giả khác nhau, thiết lập các phiên họp khác nhau và khuyến khích giao tiếp giữa các thành viên. Một trong những lợi ích của việc tổ chức hội nghị ảo là người tham dự có thể truy cập nó trên mọi thiết bị từ bất cứ đâu. Ngoài ra, nó cho phép bạn tiếp cận nhiều đối tượng hơn. Nó hấp dẫn hơn đối với những người tham gia vì nó sẽ không yêu cầu họ phải dành thời gian đi lại và chi tiền cho chỗ ở.

3. Sự kiện kết hợp (Hybrid events)

Sự kiện kết hợp là sự kết hợp của các sự kiện trực tiếp trực tiếp và một số thành phần ảo có thể xảy ra trực tiếp hoặc được ghi lại. Theo nghiên cứu , gần 98% người tham dự một sự kiện kết hợp không có kế hoạch tham gia ban đầu. Có nghĩa là, khả năng cao là bạn có thể tiếp cận những người không quan tâm đến sự kiện trực tiếp của bạn với định dạng này.

Ngoài ra, đó là một cách tuyệt vời để chuyển đổi các sự kiện ảo với nhiều khả năng truy cập hơn trong khi vẫn duy trì cấu trúc sự kiện trực tiếp truyền thống. Sự kiện của bạn không còn bị giới hạn cục bộ nữa và giờ đây bạn có thể kết nối với khán giả toàn cầu. Bạn cũng có thể bật tính năng nhắn tin trò chuyện để cho phép những người tham dự ảo nói chuyện với nhau trong khi phát trực tiếp. Bạn có thể tạo cộng đồng ảo dưới dạng diễn đàn thảo luận nếu bạn có nhiều người tham dự từ xa. Ngoài ra, bạn có thể chọn thực hiện chuyến tham quan thực tế ảo về không gian địa điểm để hòa mình hoàn toàn vào môi trường.

4. Sự kiện kết nối (Virtual networking events)

sự kiện kết nối là quá trình xây dựng, duy trì và củng cố các kết nối chuyên nghiệp trực tuyến. Mạng lưới chuyên nghiệp tích cực nên là cốt lõi  vì nó cho phép bạn nâng cao hồ sơ của mình, có được những ý tưởng mới, tạo ra khách hàng tiềm năng, tiếp cận với các cơ hội việc làm và có được góc nhìn khác trong ngành. So với kết nối truyền thống, bạn phải sử dụng các công cụ kỹ thuật số để hình thành các mối quan hệ có ý nghĩa với loại hình này.

Vì cơ hội kết nối rất rộng, nên việc tìm kiếm một sự kiện có thể giúp bạn tìm thấy các mối quan hệ đôi bên cùng có lợi có thể là một thách thức. Tuy nhiên, có nhiều sự kiện kết nối doanh nghiệp khác nhau mà bạn có thể tham dự để tạo giới thiệu doanh nghiệp, tăng doanh số bán hàng và chia sẻ kiến ​​thức. Ngoài ra còn có một số ý tưởng tổ chức sự kiện ảo cho mạng lưới mà bạn có thể tổ chức hoặc tham gia để hòa nhập với những người khác để giải trí trực tuyến.

Kết luận

Tổ chức một sự kiện ảo cho phép bạn tiếp cận nhiều đối tượng hơn. Ngoài ra, bạn có thể tận dụng các lợi ích khác của nó như tiết kiệm thêm chi phí, sử dụng thời gian tốt hơn và nhiều cơ hội kết nối hơn. Mặc dù việc lập kế hoạch cho một sự kiện trực tuyến đòi hỏi một lượng thời gian và nỗ lực đáng kể, nhưng một sự chuẩn bị kỹ lưỡng có thể mang lại cho bạn những kết quả vô giá hữu ích cho tổ chức của bạn.

Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu được tầm quan trọng của việc chạy một sự kiện ảo và biết được loại hình bạn nên xem xét nếu hiệp hội của bạn có kế hoạch sớm.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà nội

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Phone：028-7300-0246

Email: [email protected]