Cách setup phòng họp trực tuyến chi tiết nhất

Trong thời đại số hóa, việc sử dụng các phòng họp trực tuyến là không thể thiếu đối với các doanh nghiệp, tổ chức. Đây là một công cụ quan trọng giúp cho các công ty có thể liên lạc và họp trực tuyến với đối tác, khách hàng hay nhân viên ở bất kỳ đâu trên thế giới một cách dễ dàng và tiện lợi. Trong bài viết dưới đây, Du Hưng sẽ hướng dẫn cho các bạn cách setup phòng họp trực tuyến chi tiết nhất.

Cách setup phòng họp trực tuyến chi tiết nhất

Hội nghị truyền hình (VideoConferencing) là hệ thống thiết bị họp trực tuyến (bao gồm cả phần cứng và phần mềm) để hỗ trợ truyền tải hình ảnh và âm thanh hai chiều giữa hai hoặc nhiều địa điểm từ xa bằng cách kết nối qua đường truyền mạng Internet, WAN hay LAN để đưa tín hiệu của các phòng họp đến với nhau như đang ngồi họp trong cùng một phòng.

1/ Xác định chi phí lắp đặt

Chi phí luôn là vấn đề người dùng quan tâm nhất vì phải vừa lựa chọn bộ thiết bị đáp ứng được nhu cầu và vừa phù hợp với ngân sách hiện tại. Nếu phòng họp vừa và nhỏ hoặc dành cho cuộc họp nhóm cá nhân mà dùng những thiết bị đắt tiền thì hơi lãng phí cũng có thể là không tương thích được với các thiết bị sẵn có tại văn phòng.

Trường hợp cho hội nghị truyền hình lớn mà sử dụng thiết bị tầm trung thì không đủ tính năng để đạt chất lượng hiệu quả. Chính vì vậy cần xác định chi phí đầu tư để để có thể lựa chọn được bộ thiết bị phù hợp.

2/ Xác định nhu cầu sử dụng

Người sử dụng

• Cá nhân: vì tính chất chỉ một hay hai người sử dụng thì giải pháp tiết kiệm chi phí là chạy phần mềm được cài đặt trên điện thoại, laptop hay máy tính bảng cũng có thể tham gia cuộc họp.
• Nhóm dưới 10 người: thiết bị chuyên dụng cung cấp đầy đủ chức năng cần thiết
• Nhóm trên 10 người: Chọn các thiết bị trực tuyến cao cấp, có độ phân giải cao, camera sắc nét, thu toàn cảnh, zoom rộng, loa âm lượng lớn…

Việc tiếp theo bạn cần làm để chọn được bộ thiết bị phù hợp đó là xác định tầm quan trọng về chất lượng hình ảnh, âm thanh mà bạn cần cho phòng họp của bạn. Bạn phải xem xét thử bạn cần một bộ thiết bị hội nghị truyền hình như thế nào, có cần trông chuyên nghiệp với hình ảnh HD rõ nét và âm thanh chất lương cao không? bạn có cần hình ảnh đẹp để gây ấn tượng tốt với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh hay không? Hay bạn chỉ sử dụng nó để thực hiện các cuộc họp cá nhân trực tiếp với nhân viên hoặc các nhóm làm việc từ xa.

Sau khi đã xác định nhu cầu về một bộ thiết bị như thế nào rồi thì bạn có thể lựa chọn một bộ thiết bị hội nghị phù hợp. Điều này sẽ giúp cho bạn tránh lãng phí ngân sách để mua một bộ thiết bị quá đắt trong khi nhu cần thực sự thì không cần thiết.

3/ Xác định kích thước phòng họp

Tên thực tế, có rất nhiều kiểu dáng không gian làm việc và phòng họp khác nhau và không phải bộ thiết bị hội nghị nào cũng có thể phù hợp với tất cả các không gian phòng họp. Vì vậy, việc đầu tiên cần làm để chọn được bộ thiết bị hội nghị phù hợp cho phòng họp của bạn đó là xác định xem phòng họp của bạn thuộc loại nào.

Phòng họp của bạn có thể được chia làm nhiều loại như phòng họp tập trung, phòng họp nhóm, phòng họp nhỏ, phòng họp cỡ vừa,.. tùy thuộc vào số lượng người tham gia trong phòng họp. Kích thước phòng họp của bạn cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến ngân sách mà bạn cần chi trả cho bộ thiết bị hội nghị truyền hình của mình, thời gian để bạn chuẩn bị phòng. Vì vậy, bạn cần xác định chính xác kích thước phòng họp của mình trước khi bắt đầu tìm kiếm bộ thiết phù hợp.

4/ Chọn giải pháp thiết bị phù hợp cho phòng họp

Tiếp theo, bạn sẽ tìm kiếm để chọn cho mình một bộ giải pháp phù hợp nhất. Đây có thể xem là phần quan trọng nhất để bạn có thể biến không gian phòng họp của mình trở thành một không gian hội nghị truyền hình trong vòng vài phút. Vậy thì làm thế nào để có được giải pháp Hội nghị truyền hình phù hợp?

Có hai cách để đạt được mục tiêu của bạn: một là chọn thiết bị Hội nghị truyền hình trọn bộ của từng hãng khác nhau và hai là tận dụng thiết bị có sẵn trong phòng Hội nghị như camera, loa, micrô, và phần mềm Hội nghị truyền hình với nhau . So với lựa chọn đầu tiên, cái thứ hai thuận tiện hơn, dễ dàng hơn và giá cả phải chăng.

Cho dù bạn chọn cách nào, thì trong từng phương án sẽ cũng đều có những thành phần như sau, bạn cũng nên xem xét các thành phần:

• Camera: camera của bạn phải có chất lượng đủ cao để ghi lại rõ ràng tất cả những người có mặt khi bạn tổ chức cuộc họp video hoặc Hội thảo trên web.
• Micrô:  trong số các tùy chọn micrô có sẵn, bạn cần so sánh phạm vi chọn hiệu suất âm thanh, mảng micrô, … theo kích thước phòng của bạn.
• Loa:  Thiết bị Hội nghị truyền hình của bạn có được trang bị loa đủ cho việc tổ chức sự kiện không? Đối với các phòng lớn hơn hoặc yêu cầu phức tạp hơn, các loa bổ sung cũng cần được xem xét.
• Màn hình:  Tùy thuộc vào kích thước phòng và yêu cầu trình bày, người dùng có thể chọn từ nhiều loại màn hình bao gồm màn hình, màn hình plasma, máy chiếu và thậm chí cả màn hình kép.
• Thiết bị trung tâm: hỗ trợ khả năng xử lý (mã hóa + giải mã) mạnh mẽ với codec tích hợp

5/ Lên phương án lắp đặt, thực hiện demo

Để setup phòng họp trực tuyến cần có các thiết bị sau:

• Codec: Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh
• Camera: tiếp nhận hình ảnh
• Microphone: thu tín hiệu âm thanh
• Bộ nguồn và một số dây cáp đi kèm
• Một số thiết bị đi kèm

Đường truyền mạng là yếu tố bắt buộc vì ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Vì vậy băng thông của đường truyền phải đáp ứng các yêu cầu sau:

• Với giải pháp đầu cuối: Đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps để cho ra độ phân giải full HD
• Với giải pháp đa điểm: Đường truyền tại mỗi điểm nhánh có tốc độ tối thiểu 1 Mbps. Đường truyền tại điểm trung tâm phải đạt ít nhất bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh cộng lại

Màn hình hiển thị

Màn hình nên là tivi hoặc màn chiếu có độ phân giải cao để hiển thị hình ảnh và các nội dung chia sẻ được rõ ràng và đầy đủ nhất

Thiết bị hỗ trợ

Tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng và kích thước phòng họp mà bạn cần thêm 1 số thiết bị hỗ trợ khác như: mic, loa, bộ khuếch đại, bảng điện tử, thiết bị lưu trữ…

Tối ưu chi phí setup phòng họp trực tuyến

Để tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp có thể sử dụng các thiết bị all in one tích hợp tất cả mọi thứ chỉ trong một thiết bị duy nhất nhờ đó chi phí cho thiết bị thường rẻ hơn rất nhiều.

Khi sử dụng thiết bị all-in-one tất cả những gì bạn cần phải làm chỉ là kết nối thiết bị vào màn hình và máy tính của bạn là bạn có thể sử dụng ngay mà không cần trang bị thêm hay cài đặt thêm bất cứ gì nữa, rất đơn giản và nhanh chóng. Giải pháp này đặt biệt hiệu quả đối với các doanh nghiệp nhỏ, nó giúp tối ưu chi phí và tiết kiệm không gian bàn họp rất nhiều.

Lợi ích khi sử dụng thiết bị all-in-one

• Kích thước nhỏ gọn tiết kiệm không gian phòng họp
• Triển khai đơn giản, dễ dàng sử dụng mà không cần đến kĩ thuật
• Gọn gàng, Không gặp những rắc rối về dây dẫn
• Chi phí rẻ hơn nhiều so với các bộ thiết bị hoàn chỉnh

Cung cấp thiết bị và lắp đặt phòng họp trực tuyến trên toàn quốc

Du Hưng là đơn vị uy tín chuyên tư vấn hỗ trợ triển khai lắp đặt các giải pháp hội nghị truyền hình cho phòng họp với trang thiết bị hiện đại, chất lượng đảm bảo chính hãng. Với hơn 11 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ và thường xuyên hỗ trợ triển khai các giải pháp cho phòng họp các doanh nghiệp, tổ chức, Du hưng đảm bảo đem đến các sản phẩm chất lượng cùng giải pháp phù hợp nhất.

• Dẫn đầu chất lượng: là nhà phân phối của nhiều thương hiệu lớn trên thế giới với chất lượng sản phẩm luôn ở mức cao nhất
• Chuyên nghiệp: Chuyên môn hóa trong từng bộ phận, tính trách nhiệm cao, quy trình bài bản, đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật kinh nghiệm, phục vụ tận tâm.
• Dịch vụ tốt nhất: Trải nghiệm dịch vụ tốt nhất chỉ có tại Du Hưng từ khâu tư vấn, xây dựng giải pháp, thi công, bàn giao và lắp đặt.

Trên đây là một số thông tin về cách setup phòng họp trực tuyến, để được tư vấn lựa chọn thiết bị và setup cho phòng họp trực tuyến doanh nghiệp bạn vui lòng liên hệ qua Hotline dưới đây để được hỗ trợ nhanh nhất.

• Hotline/Zalo: 0937550075 – Mr.Ẩn

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

– TP. Hồ Chí Minh: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM.

– TP. Hà Nội: 21A3, 67/61 Phùng Khoang, P.Trung Văn, Q,Nam Từ Liêm, Hà Nội.

– Phone：028-7300-0246

– Zalo Official Acount: https://zalo.me/2773725485182598523

– Email: [email protected]