Cách tổ chức và sắp xếp buổi họp trực tuyến – Video conference hiệu quả

Đối với các doanh nghiệp thành lập nhiều chi nhánh ở nhiều tỉnh thành khác nhau hoặc muốn mở rộng thị trường thì việc ứng dụng hội nghị truyền hình sẽ đem lại rất nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp. Giải pháp này sẽ giúp báo cáo kết quả kết quả công việc nhanh chóng và tiết kiệm chi phí đi lại đồng thời giúp cho việc kết nối với mọi người được nhanh chóng và hiệu quả hơn. Mặc dù giải pháp này đã khá phổ biến và được nhiều người biết đến tuy nhiên nhiều doanh nghiệp vẫn chưa nắm được cách set-up phòng họp trực tuyến sao cho đảm bảo cuộc họp được diễn ra tốt nhất. Dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn Cách tổ chức và sắp xếp buổi họp trực tuyến – Video conference hiệu quả.

Cách tổ chức và sắp xếp buổi họp trực tuyến – Video conference hiệu quả

Đối với các doanh nghiệp, việc tổ chức một buổi họp với nhiều người tham gia có thể khó kiểm soát và thi thoảng gặp những sự cố không mong muốn nếu không sắp xếp thật tốt. Dưới đây là một vài mẹo chuẩn bị trước cuộc họp:

• Nhiều địa điểm . Một trong những điều đầu tiên mà người tổ chức nên làm là đảm bảo rằng những người tham dự đã được sắp xếp thời gian chính xác cho cuộc họp. Điều này bao gồm việc kiểm tra với những người tham dự ở các múi giờ khác để đảm bảo thời gian họp của họ đã được tính toán chính xác.
• Nhiều thiết bị . Nhiều người tham dự có thể đang “gọi điện” bằng máy ảnh và máy tính của họ, nhưng một số người tham gia khi đang di chuyển có thể tham dự bằng cách sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng của họ. Đảm bảo rằng bạn có thể đưa ra hướng dẫn rõ ràng về cách tham gia cuộc họp trên một thiết bị thay thế.
• Nhiều nền tảng . Bạn có thể cần phải chuyển đổi giữa những người dùng, xem hai màn hình khác nhau cùng một lúc hoặc đăng nhập vào một chương trình khác trong cuộc họp. Bạn nên thực hiện một buổi diễn tập kỹ thuật đầy đủ trước cuộc họp để đảm bảo rằng tất cả các chương trình khác nhau sẽ hoạt động theo lệnh và sẽ hoạt động cùng nhau.

1. Đảm bảo các thiết bị công nghệ hoạt động tốt

Bạn cần thông báo cho các nhân viên làm việc từ xa phải chuẩn bị thật tốt để đảm bảo các yếu tố liên quan tới công nghệ cá nhân không ảnh hưởng tới cuộc họp. Điều này có thể bao gồm việc các nhân viên chuẩn bị sẵn sàng mật khẩu, đảm bảo chất lượng tai nghe, webcam,..

2. Có kế hoạch rõ ràng và theo sát kế hoạch ban đầu

Việc có kế hoạch sát sao và làm theo từng bước như kế hoạch có thể mang tới hiệu quả cao hơn cho các cuộc họp trực tuyến. Ví dụ, kế hoạch luôn cần xác định rõ mục tiêu của cuộc họp, có những gì cần phải hoàn thành trong cuộc họp, hoàn thành như thế nào và trong khung giờ nào. Chẳng hạn một nhiệm vụ mới có thể cần phải giải quyết sau khi các thành viên hội ý, brainstorm, hỏi đáp trong vòng 60 phút.

3. Ghi chép lại đầy đủ nội dung cuộc họp

Cuối mỗi cuộc họp, bạn bắt buộc phải xác định được các bước tiếp theo và lộ trình để đạt được những mục tiêu đã đặt ra. Việc tổng kết lại vấn đề có thể đóng vai trò tạo ra khuôn khổ cho một bản tóm tắt chính thức, toàn diện hơn dựa trên những ghi chú hay ý kiến được đưa ra bởi một trong các thành viên tham gia cuộc họp. Điều quan trọng là trước khi bắt đầu các cuộc họp, mọi người cần biết ai đang viết ghi chú và ai sẽ chịu trách nhiệm gửi bản tóm tắt chính thức.

Những điều cần lưu ý khi thiết lập phòng họp trực tuyến:

• Hạn chế trang trí

Nên hạn chế trang trí rườm rà bên trong phòng họp trực tuyến. Theo đó, phòng họp càng đơn giản càng tốt để không gây khó khăn trong quá trình ghi hình. Đặc biệt, không đặt những hình ảnh có khung kính trong phòng họp vì chúng sẽ gây chói mắt và ảnh hưởng chất lượng hình ảnh. Ngoài ra, bạn cũng nên hạn chế các cây cảnh, lọ hoa để tránh người tham gia bị mất tập trung.

• Lựa chọn tông màu phù hợp

Bạn nên tránh chọn những tông màu quá rực rỡ gây rối mắt và phản chiếu ánh sáng khi trình chiếu. Ngoài ra, bạn cũng không nên chọn màu trắng cho phòng họp vì chúng gây ảnh hưởng xấu đến kết quả hiển thị video. Tránh dán giấy dán tường nhiều hoa văn gây rối mắt khiến người tham gia mất tập trung, hoa mắt, chóng mặt. Bạn nên chọn những tông màu nhạt, trung tính như: màu ghi, nâu, xám nhạt, be,…để đảm bảo hiển thị tốt nhất cũng như tạo sự tập trung cho người dự họp.

Trên đây là Cách tổ chức và sắp xếp buổi họp trực tuyến – Video conference hiệu quả. Mọi thắc mắc vui lòng liên hệ ngay đến Hotline Du Hưng 028.7300.0246 để được bộ phận sales tư vấn và hỗ trợ.

 Xem thêm: Báo giá thiết bị Video conference chính hãng cho mọi doanh nghiệp

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà nội

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Phone：028-7300-0246

Email: [email protected]