Cách chọn thiết bị đầu cuối hội nghị truyền hình cho doanh nghiệp

Nhờ sự tin cậy, tiện dụng và dễ dàng sử dụng mà số lượng các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng hội nghị truyền hình cũng ngày càng tăng lên. Cho dù dùng để thực hiện các cuộc họp từ xa hay gặp gỡ khách hàng, đối tác. Hội nghị truyền hình cho phép các tổ chức thực hiện các cuộc họp trực tuyến mà trước đây không thể nào thực hiện được. 

hội nghị truyền hình là gì? 

Hội nghị truyền hình cho phép bạn gặp gỡ và cộng tác với những người khác thông qua nguồn cấp dữ liệu video HD. Không giống như một cuộc gọi điện thoại, hội nghị truyền hình cho phép bạn nhìn thấy những người mà bạn đang gặp, giống như thể bạn đang ở trong cùng một phòng. Hội nghị truyền hình có thể được truy cập từ nhiều nơi, bao gồm cả máy tính và điện thoại thông minh có kết nối internet. Tùy thuộc vào nhu cầu của doanh nghiệp, bạn cũng có thể thiết lập hội nghị truyền hình ở một địa điểm cụ thể, chẳng hạn như phòng họp. Với tùy chọn này, máy ảnh được thiết lập để hiển thị toàn bộ căn phòng và micrô khuếch đại những người đang nói.

Thiết bị đầu cuối hội nghị truyền hình là gì?

Thiết bị đầu cuối Hội nghị truyền hình là các thiết bị truyền thông đa phương tiện, bao gồm camera/ webcam, thiết bị hiển thị hình ảnh(TV, máy chiếu), microphone, loa và đường truyền mạng, có thể có thêm các thiết bị liên quan khác để chia sẻ tệp, hình ảnh và tài liệu trong hội nghị. Mọi người cần các thiết bị đầu cuối này để có thể tham gia hội nghị truyền hình, vì thế đối với hệ thống Hội nghị truyền hình, thiết bị đầu cuối Hội nghị truyền hình có vị trí vô cùng quan trọng.

Chi phí cho thiết bị Hội nghị Truyền hình 

Hầu hết các ứng dụng hội nghị truyền hình đều tính phí trên cơ sở từng máy chủ. Điều này có nghĩa là nếu bạn muốn nhiều nhân viên tổ chức các cuộc họp của riêng họ, thì mỗi nhân viên cần bản quyền sử dụng. Với cấu trúc chi phí này, bạn chỉ phải trả cho mỗi máy chủ lưu trữ. Không có chi phí cho những người khác tham gia một cuộc họp. Nhờ đó mà cũng tiết kiệm khá nhiều kinh phí. Hầu hết các nhà cung cấp đều cung cấp một số cấp dịch vụ khác nhau dựa trên giá cả, số lượng người tham gia mà bạn có thể tổ chức trong một cuộc họp và các tính năng đi kèm.

Trước đây, chi phí và sự phức tạp của hệ thống hội nghị truyền hình khiến chúng trở nên phù hợp nhất cho các tổ chức lớn hơn. Tuy nhiên, các hệ thống ngày nay được cài đặt đơn giản, dễ sử dụng và tương đối rẻ, điều này đã mở ra khả năng sử dụng chúng cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô.

Cách chọn thiết bị đầu cuối hội nghị truyền hình phù hợp

Để có thể lựa chọn dịch vụ hội nghị truyền hình phù hợp cho doanh nghiệp của bạn thì bạn cần trả lời các câu hỏi dưới đây. Có bao nhiêu người sẽ thường xuyên tham gia trong cuộc họp của bạn? Bạn có cần tích hợp các ứng dụng khác, chẳng hạn như Zoom meetting hay microsoft Team? Bạn dự định lên lịch hội nghị truyền hình bao lâu một lần? Bạn cần xem xét tất cả các yếu tố này trước khi quyết định. Một nền tảng với hàng tá tính năng khi không cần thiết có thể lãng phí tiền bạc, nhưng một dịch vụ hội nghị truyền hình miễn phí đôi khi lại có thể cung cấp các tính năng mà bạn yêu cầu.

Cũng như khi lựa chọn bất kì các thiết bị hội nghị truyền hình nào khác, điều quan trọng là phải biết bạn cần gì từ hệ thống hội nghị truyền hình của mình trước khi chọn. Ví dụ: một công ty lớn có thể cần tiếp cận hàng chục người dùng cùng một lúc, trong khi một công ty nhỏ hơn có thể chỉ yêu cầu hội nghị 1-1.

1. Xác định số lượng người tham gia

Xem xét số lượng người tham gia có khả năng thường xuyên ngồi trong các hội nghị của bạn trước khi chọn thiết bị đầu cuôc hội nghị truyền hình bởi kích thước phòng họp của bạn cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến ngân sách mà bạn cần chi trả cho bộ thiết bị hội nghị truyền hình của mình, thời gian để bạn chuẩn bị phòng. Với số lượng người tham gia lớn bạn phải chuẩn bị một phòng lớn và bộ thiết bị phải có camera và micro, loa phù hợp sử dụng ghi hình và ghi âm nhiều người. Vì vậy, bạn cần xác định chính xác định chính xác số lượng người tham gia phòng họp của mình trước khi bắt đầu tìm kiếm bộ thiết phù hợp.

2. Xác định nhu cầu cuộc họp của bạn

Điều thứ 2 bạn cần phải xem xét đó là bạn cần một bộ thiết bị hội nghị truyền hình như thế nào, có cần trông chuyên nghiệp với hình ảnh HD rõ nét và âm thanh chất lương cao không? bạn có cần hình ảnh đẹp để gây ấn tượng tốt với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh hay không? Hay bạn chỉ sử dụng nó để thực hiện các cuộc họp cá nhân trực tiếp với nhân viên hoặc các nhóm làm việc từ xa. Sau khi đã xác định nhu cầu về một bộ thiết bị như thế nào rồi thì bạn có thể lựa chọn một bộ thiết bị hội nghị phù hợp. Điều này sẽ giúp cho bạn tránh lãng phí ngân sách để mua một bộ thiết bị quá đắt trong khi nhu cần thực sự thì không cần thiết.

3. Loại cuộc họp bạn thường xuyên sử dụng

Tùy theo loại cuộc họp bạn thường xuyên sử dụng mà bạn có thể lựa chọn các bộ thiết bị phù hợp hỗ trợ cho cuộc họp của bạn. Bạn có tổ chức diễn đàn mở Hỏi & Đáp nơi mọi người có thể đưa ra phản hồi không? Bạn đang thuyết trình hoặc bài giảng và muốn người tham gia bị tắt tiếng? Biết loại cuộc họp nào bạn thường tổ chức và nếu bạn tổ chức nhiều cuộc họp khác nhau, hãy tìm một dịch vụ đáp ứng mọi nhu cầu của bạn.

4. Tham khảo và lựa chọn giải pháp phù hợp cho phòng họp của mình

Việc lựa chọn một bộ giải pháp phù hợp có thể xem là phần quan trọng nhất để bạn có thể biến không gian phòng họp của mình trở thành một không gian hội nghị truyền hình trong vòng vài phút. Vậy thì làm thế nào để có được giải pháp Hội nghị truyền hình phù hợp? Có hai cách để đạt được mục tiêu của bạn: một là chọn thiết bị Hội nghị truyền hình trọn bộ của từng hãng khác nhau và hai là tận dụng thiết bị có sẵn trong phòng Hội nghị như camera, loa, micrô, và phần mềm Hội nghị truyền hình với nhau . So với lựa chọn đầu tiên, cái thứ hai thuận tiện hơn, dễ dàng hơn và giá cả phải chăng.

5.Tích hợp ứng dụng

Nhiều giải pháp hội nghị truyền hình cho phép bạn tích hợp các ứng dụng của bên thứ ba, chẳng hạn như Microsoft Teams, Zoom Meeting. Điều này giúp bạn thuận tiện hơn khi tổ chức cuộc họp khi không cần phải mua thêm ứng dụng để sử dụng, việc tích hợp như vậy không những đem lại sự tiện dụng giúp cho bạn tổ chức cuộc họp được hiệu quả hơn mà còn giúp bạn tiết kiệm khá nhiều chi phí mua bản quyền mỗi khi tổ chức cuộc họp.

Xem thêm: Giải pháp hội nghị cho mùa COVID 2021