Những thiết bị cần thiết để trang bị cho phòng họp trực tuyến

Với sự phát triển và bùng nổ của công nghệ thì ngày nay ngày càng nhiều các doanh nghiệp lựa chọn hình thức họp trực tuyến làm giải pháp cho phòng họp của mình. Tuy nhiên, việc thiết lập phòng họp trực tuyến vẫn còn khá xa lạ đối với các doanh nghiệp. Hiểu được điều đó, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn cho bạn cách lựa chọn các thiết bị cần thiết để trang bị cho phòng họp trực tuyến của mình.

Những thiết bị cần thiết để trang bị cho phòng họp trực tuyến

Trước khi chọn các thiết bị để sử dụng cho phòng họp trực tuyến bạn cần thực hiện xác định nhu cầu phòng họp và kích thước phòng họp của mình.

Xác định nhu cầu cho phòng họp của bạn?

Bạn có cần một bộ thiết bị cho hình ảnh đẹp để gây ấn tượng tốt với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh hay không? Hay bạn chỉ sử dụng nó để thực hiện các cuộc họp cá nhân trực tiếp với nhân viên hoặc các nhóm làm việc từ xa. Sau khi đã xác định nhu cầu về một bộ thiết bị như thế nào rồi thì bạn có thể lựa chọn một bộ thiết bị hội nghị phù hợp. Điều này sẽ giúp cho bạn tránh lãng phí ngân sách để mua một bộ thiết bị quá đắt trong khi nhu cần thực sự thì không cần thiết.

Xác định kích thước phòng họp

Phòng họp của bạn có thể được chia làm nhiều loại như phòng họp tập trung, phòng họp nhóm, phòng họp nhỏ, phòng họp cỡ vừa,.. tùy thuộc vào số lượng người tham gia trong phòng họp. Kích thước phòng họp của bạn cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến ngân sách mà bạn cần chi trả cho bộ thiết bị hội nghị truyền hình của mình, thời gian để bạn chuẩn bị phòng. Vì vậy, bạn cần xác định chính xác kích thước phòng họp của mình trước khi bắt đầu tìm kiếm bộ thiết phù hợp.

Những thiết bị cần thiết để trang bị cho phòng họp trực tuyến của bạn

Để có được một bộ thiết bị hội nghị truyền hình đầy đủ cho phòng họp của bạn, bạn cần trang bị các thiết bị bao gồm phần cứng, phần mềm, các thiết bị mạng,..

Phần cứng

• Thiết bị ghi hình: Video Camera hoặc Webcam
• Thiết bị hiển thị hình ảnh: Màn hình TV, máy chiếu
• Thiết bị âm thanh đầu vào: micro, CD/DVD, cassette player,.
• Thiết bị âm thanh đầu ra: Loa đi kèm với các thiết bị hiển thị
• Thiết bị điều khiển hay bộ điều khiển tín hiệu
• Các thiết bị kết nối mạng và đường truyền Internet
• Thiết bị lưu trữ: Ghi lại nội dung cuộc họp

Thiết bị cơ bản cần có bao gồm

• Camera: Thu tín hiệu hình ảnh.
• Micro: Thu tín hiệu âm thanh.
• DECODE: Xử lý mã hóa nhận và truyền tín hiệu âm thanh và hình ảnh và truyền qua đường truyền.
• Màn hình hiển thị: Hiển thị hình ảnh của các phòng họp từ xa.
• Loa: Phát tín hiệu âm thanh của các phòng họp từ xa., có thể tích hợp loa trên thiết bị màn hình cho tiện lợi.
• MCU: Thiết bị quản lý và xử lý đa điểm
• Lưu Trữ: Ghi lại nội dung cuộc họp.
• Show Present: Phần mềm giúp trình chiếu tài liệu tại một máy tính lên hình ảnh của hội nghị.

 Xem thêm: Thiết bị hội nghị truyền hình

Phần mềm

Các phần mềm họp trực tuyến được sử dụng phổ biến hiện nay:

• Zoom Cloud Meeting
• Microsoft Teams

Xem thêm: Phần mềm Zoom

Đường truyền mạng

Hệ thống thiết bị phòng họp trực tuyến hoạt động thông qua kết nối với đường truyền mạng. Để có thể bắt đầu cuộc họp. Đây là yếu tố cực kỳ quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng cuộc họp. Chính vì vậy, băng thông của đường truyền cũng phải đáp ứng một số yêu cầu nhất định:

• Với giải pháp đầu cuối: Đường truyền phải đạt ít nhất 1 Mbps để cho ra độ phân giải full HD

• Với giải pháp đa điểm: Đường truyền tại mỗi điểm nhánh có tốc độ tối thiểu 1Mbps. Đường truyền tại điểm trung tâm phải đạt ít nhất bằng tổng tốc độ đường truyền của các điểm nhánh cộng lại.

Chi phí phải chi trả cho bộ thiết bị

Ngoài chất lượng thì chi phí phải trả cho bộ thiết bị là điều được người mua quan tâm nhất. Vì vậy cần phải xem xét giá thật kĩ trước khi mua. Giá các bộ thiết bị thường phụ thuộc vào các yếu tố sau:

• Số điểm cầu: Tùy theo nhu cầu người dùng cần bao nhiêu điểm cầu mà lựa chọn thiết bị cho phù hợp, Các điểm cầu càng nhiều thì chi phí cần phải chi trả càng cao
• Thương hiệu: hiện nay có nhiều thương hiệu uy tín lâu đời trong lĩnh vực họp trực tuyến như Yealink, polycom, Logitech,.. Mỗi thương hiệu có mức giá khác nhau bạn có tham khảo giá và lựa chọn cho mình. Nhìn chung, các thiết bị hội nghị truyền hình hình của các thương hiệu trên có chất lượng rất tốt và bền hơn nên thường có giá khá cao. Tuy nhiên, việc đầu tư cho phòng họp của mình một bộ thiết bị chất lượng để sử dụng lâu dài hoàn toàn rất đáng để mua.

Có thể bạn chưa biết, hiện nay Du Hưng là nhà phân phối của các thương hiệu nổi tiếng về thiết bị hội nghị truyền hình do đó khi mua hàng tại đây đảm bảo bạn sẽ có thể mua được các sản phẩm chính hãng với giá tốt nhất. Để được tư vấn và mua hàng hãy liên lạc ngay với chúng tôi theo số Hotline của Du Hưng: 02873.000.246

Trên đây là hướng dẫn về những thiết bị cần thiết để trang bị cho phòng họp của bạn. Chúc bạn thiết lập phòng họp trực tuyến của mình thành công!

Xem thêm: thiết bị hội nghị truyền hình Yealink