Với tình hình dịch bệnh vẫn đang còn tiếp diễn trên thế giới như hiện nay thì việc sử dụng hội nghị truyền hình như một giải pháp cho các cuộc họp được rất nhiều công ty lựa chọn. Tuy nhiên, có lẽ nhiều công ty chỉ vừa mới ứng dụng giải pháp này gần đây nên khi sử dụng vẫn còn gặp khá nhiều khó khăn gây ảnh hướng lớn đến hiệu suất của cuộc họp. Hiểu được điều đó, dưới đây chúng tôi đưa ra 5 sự cố hội nghị truyền hình thường gặp và cách khắc phục để bạn có thể tham khảo và khắc phục nhanh các sự cố xảy ra trong cuộc họp, cho cuộc họp đạt hiệu suất cao hơn.

5 Sự cố hội nghị truyền hình thường gặp và cách khắc phục

Ngày nay, hội nghị truyền hình ngày càng trở nên phổ biến và đóng một vai trò vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ hội họp, trao đổi thông tin trong kinh doanh. Tuy nhiên, việc tổ chức các cuộc cuộc họp hội nghị truyền hình thường xảy ra nhiều sự cố bất ngờ gây ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp. Theo thống kê có đến 95% các cuộc họp trực tuyến bắt đầu muộn.

“Xin lỗi, chúng tôi sẽ sớm bắt đầu – chúng tôi đang gặp một số sự cố về kỹ thuật”.. Đây có thể là câu nói quen thuộc khi tham gia vào một cuộc họp hội nghị truyền hình. Các trục trặc kĩ thuật hay các vấn đề về phần mềm có thể là lý do tại sao mà hầu hết các cuộc họp đều bắt đầu muộn. Điều này không chỉ làm mất thời gian mà còn ảnh hưởng xấu đến hiệu suất của các cuộc họp.

Dưới đây là một số sự cố hội nghị truyền hình thường gặp và cách khắc phục mà bạn có thể tham khảo để xử lý nhanh khi gặp vấn đề:

Vấn đề liên quan đến người dùng

Khi người dùng cuối không quen với việc sử dụng các công cụ hội nghị truyền hình đang dùng, họ sẽ thường phải đối mặt với nhiều vấn đề khi cuộc họp đang diễn ra trực tiếp. Trong một số trường hợp, họ còn cố tránh sử dụng hội nghị truyền hình chỉ vì lý do là không quen.

Để chắc chắn bạn cảm thấy tự tin hơn khi sử dụng các thiết bị và phần mềm hội nghị truyền hình, tôi nghĩ bạn nên sắp xếp thời gian cho mọi người làm quen với hệ thống khi nó đã được lắp đặt triển khai. Để chắc chắn rằng người dùng cuối hiểu được mọi thứ về hệ thống trước khi họ bắt đầu sử dụng, họ cũng nên đọc qua những thắc mắc thường gặp của giải pháp.

Trước khi tiến hành tổ chức họp trực tuyến với hệ thống mới, hãy chạy thử hệ thống để chắc chắn rằng người dùng cuối hiểu được cách nó làm việc như thế nào. Điều này sẽ giúp mọi người tham gia hiểu được cách sử dụng mọi tính năng để cuộc họp được diễn ra hiệu quả và thuận tiện nhất.

Các vấn đề liên quan đến kết nối mạng

Các vấn đề về kết nối mạng và băng thông không đủ có thể làm cho trải nghiệm cuộc họp hội nghị kém đi đáng kể. Một số vấn đề chính như là âm thanh bị nhiễu, nguồn cấp video liên tục đóng băng,lỗi chia sẻ màn hình và độ trễ kéo dài,..

Để khắc phục các vấn đề này bạn có thể kiểm tra tốc độ kết nối Internet và yêu cầu băng thông của giải pháp hội nghị truyền hình mà bạn đang sử dụng. Sau đó, xác nhận xem kết nối Internet của bạn có thể đáp ứng được các yêu cầu của nhà cung cấp hay không. Bạn có thể hỏi bộ phận CNTT hoặc nhà cung cấp của bạn về điều này. Bạn cũng có thể yêu cầu bộ phận kĩ thuật kiểm tra xem có bất kì dây cáp, bộ định tuyến hoặc thiết bị nào khác đang sử dụng có thể là nguyên nhân gây ra các vấn đề về mạng. Thiếu băng thông và các vấn đề khác liên quan đến mạng có thể là một trong những sự cố thường gặp nhất liên quan tới mạng.

Các vấn đề liên quan đến âm thanh và hình ảnh

Nếu người dùng không thể nhìn thấy hoặc nghe thấy khi sử dụng giải pháp hội nghị truyền hình, thì giải pháp này sẽ chẳng có ích gì cho tổ chức của bạn. Sự chậm trễ trong hệ thống, âm thanh dội lại hoặc thậm chí âm lượng quá nhỏ đều có thể khiến giải pháp không sử dụng được.

Để khắc phục những sự cố như vậy, hãy bắt đầu bằng cách đảm bảo rằng người dùng có thiết bị phù hợp trong tay . Ví dụ, thiết bị khử tiếng ồn sẽ giúp giảm tối thiểu mọi gián đoạn âm thanh liên quan đến tiếng ồn xung quanh. Bất kỳ ai sử dụng máy tính đều nên có tai nghe, bộ đệm tai hoặc micrô được khuyến nghị để giảm thiểu tiếng vọng. Kiểm tra tất cả các kết nối, bao gồm cả tai nghe và máy ảnh, để đảm bảo rằng tất cả các cáp đều được kết nối chắc chắn với các cổng tương ứng.

Để khắc phục toàn diện các sự cố về video và âm thanh, bạn cũng nên kiểm tra số liệu thống kê chi tiết về hiệu suất hệ thống. Giải pháp phù hợp sẽ giúp nhân viên CNTT dễ dàng nhận được hồ sơ hoạt động toàn diện của hệ thống bất cứ khi nào cần thiết.

Vấn đề về khả năng tương thích

Ngày nay, nhân viên có thể tham gia hội nghị truyền hình bằng nhiều thiết bị khác nhau, bao gồm điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính xách tay và máy tính để bàn, để sử dụng hàng ngày, bao gồm cả hội nghị truyền hình trực tuyến. Nếu giải pháp bạn đang sử dụng không tích hợp tốt với các thiết bị này, người dùng cuối có thể không tham gia vào cuộc họp. Người dùng mong muốn được tận hưởng trải nghiệm giống nhau trên mọi thiết bị họ sử dụng, nếu không, họ có thể thấy giải pháp hội nghị truyền hình của mình là không thực tế.

Trước khi áp dụng giải pháp hội nghị truyền hình, chúng tôi khuyên bạn nên tìm hiểu về khả năng tương thích của nó với các thiết bị hiện có của bạn và bất kỳ ứng dụng được hỗ trợ nào khác, chẳng hạn như lịch, truyền tệp và nhắn tin – nếu không có trong chính giải pháp. Bằng cách đảm bảo giải pháp hội nghị truyền hình của nhà cung cấp tương thích với các thiết bị hiện có, bạn có thể tránh nhiều sự cố hội nghị truyền hình phổ biến hơn mà người dùng gặp phải.

Vấn đề về hệ thống và chức năng

Mọi hệ thống đều gặp phải một số vấn đề ở đây và ở đó. Tuy nhiên, nếu một số sự cố liên tục xảy ra mỗi khi hệ thống được sử dụng, khiến người dùng cuối cần liên tục liên hệ với nhân viên kĩ thuật để được trợ giúp, họ có thể không muốn sử dụng nó thường xuyên. Những sự chậm trễ này làm giảm nghiêm trọng những lợi ích được ghi nhận của hội nghị truyền hình.

Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng phần mềm hội nghị truyền hình bạn đang sử dụng luôn được cập nhật trên tất cả các thiết bị. Các phiên bản phần mềm mới hơn thường loại bỏ các lỗi đã biết gây ra sự cố lặp lại. Nếu bạn đang sử dụng giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến dựa trên trình duyệt, đây không phải là vấn đề, vì các loại hệ thống này luôn hoạt động trên phiên bản mới nhất của phần mềm và không yêu cầu bạn thực hiện bất kỳ cập nhật hoặc vá lỗi nào của riêng mình.

Đào tạo người dùng cuối tự giải quyết các vấn đề chung cũng giúp loại bỏ sự chậm trễ không cần thiết. Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một hệ thống giám sát cho phép người dùng gắn cờ các trục trặc ngay lập tức khi phát hiện thấy chúng, cảnh báo cho nhân viên kĩ thuật xử lý ngay lập tức.

Trên đây là một vài sự cố hội nghị truyền hình thường gặp và cách khắc phục, nếu bạn còn nhiều thắc mắc về những sự cố và cần tư vấn sâu hơn thì hãy liên lạc ngay với chúng tôi tại đây theo số hotline của Du Hưng 02873.000.246.

Xem thêm: Những lưu ý để tổ chức hội nghị truyền hình hiệu quả