4 Cách để đảm bảo an toàn bảo mật khi tổ chức cuộc họp trên webex

Giờ đây, thế giới chuyên nghiệp gần như hoàn toàn trực tuyến,nhất là trong thời kì dịch bệnh bùng phát trên toàn thế giới việc sử dụng công cụ hỗ trợ để học tập, hội họp từ xa là điều không thể tránh khỏi. Nhiều doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm họp trực tuyến để có thể cộng tác và giao tiếp với nhau ngay khi ở những khoảng cách rất xa nhau. Nhưng đồng thời, các doanh nghiệp có thể đặt hoạt động, dữ liệu và nhân viên của họ vào tình thế rủi ro nếu họ phụ thuộc vào phần mềm hội nghị truyền hình có lỗ hổng bảo mật. Chính vì thế cần chọn một phần mềm có tính bảo mật toàn diện để đảm bảo an toàn cho cuộc họp.  Webex Meeting là một trong những hội họp trực tuyến có tính bảo mật tốt nhất hiện nay. Dưới đây là  4 Cách để đảm bảo an toàn bảo mật khi tổ chức cuộc họp trên webex.

Dưới đây là một số mẹo để tổ chức cuộc họp video an toàn và cách chọn giải pháp phù hợp để thúc đẩy năng suất khi làm việc từ xa – và quan trọng hơn là đảm bảo an ninh và bảo vệ quyền riêng tư.

1) Kiểm soát ai được mời vào cuộc họp

Những người không liên kết với công ty của bạn có thể tìm cách thực hiện phá cổng trực tuyến và làm gián đoạn cuộc họp của bạn nếu bằng cách nào đó họ nhận được URL hoặc liên kết mời họp. Chúng sẽ là một sự phiền toái khó chịu; tệ nhất, họ có thể gửi thư rác cuộc gọi của bạn với những tin nhắn thù địch và những hành vi gây rối, xúc phạm. Tuy nhiên, bạn có các điều khiển để ngăn chặn những kẻ xấu xa. Đảm bảo rằng bất kỳ ai bạn mời tham gia cuộc họp đều là nhân viên, khách hàng hoặc bên thứ ba đã xác minh. Khuyên tất cả những người tham gia này không chia sẻ liên kết cuộc họp. Ngoài ra, hãy đảm bảo khóa cuộc trò chuyện video của bạn sau khi cuộc trò chuyện bắt đầu để chỉ những người được mời được phê duyệt mới có thể tham gia.

Khóa cuộc họp là một vấn đề đối với các cuộc họp nội bộ, nhưng còn hơn là để bị gây rối bởi nỗ lực tham gia từ bên ngoài. Nếu bạn đang tổ chức hội thảo trên web công khai và không thực hiện các biện pháp phòng ngừa này, cuộc họp của bạn có thể bị . Điều đó cógây rối thể dẫn đến một số hậu quả, không ít nhất trong số đó là tổn hại đến danh tiếng của doanh nghiệp bạn.

2) Tận dụng các tùy chọn bảo mật quản trị

Ví dụ trên là một câu chuyện cảnh báo và nó nhấn mạnh tầm quan trọng của bạn khi có các biện pháp kiểm soát an ninh quản trị mạnh mẽ. Tuy nhiên, những khả năng như vậy sẽ rất thiếu trong hầu hết các công nghệ cấp tiêu dùng; và nếu một công cụ có các tính năng như vậy, nó có thể sẽ là cơ bản và hạn chế.

Duy trì kiểm soát các biện pháp bảo mật và quyền riêng tư là điều cần thiết. Hầu hết các công cụ miễn phí sử dụng không đủ tinh vi để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp của bạn. Danh sách mong muốn của bạn về các biện pháp kiểm soát bảo mật nên bao gồm các cách để bạn:

• Cho phép người dùng lưu trữ địa chỉ email và tên của họ một cách an toàn để họ có thể nhanh chóng tham gia trong tương lai.
• Yêu cầu xác thực cho tất cả các máy chủ và người tham dự muốn truy cập trang web.
• Thực thi các điều khiển khóa khác nhau và các giao thức loại bỏ người tham gia cuộc họp.
• Bật máy chủ để tùy chỉnh bảo mật truy cập cuộc họp trong các thông số được xác định trước.
• Cho phép các cuộc họp không được công khai khỏi lịch công khai.
• Kiểm soát các chức năng chia sẻ và ghi màn hình.
• Tự động kết thúc cuộc họp sau một thời gian nhất định hoặc nếu chỉ còn một người tham dự.
• Ủy quyền rằng những người tham dự có một tài khoản được phê duyệt để tham gia.

Nếu không có ít nhất những biện pháp kiểm soát này, doanh nghiệp của bạn có thể không được chuẩn bị trước một cách tồi tệ để thực thi bảo mật và quyền riêng tư trong hội nghị truyền hình, khiến hoạt động và nhân viên của bạn gặp rủi ro.

3) Xem lại chính sách bảo mật

Mẹo này đến từ Ủy ban Thương mại Liên bang, đã xuất bản danh sách các phương pháp hay nhất dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ * hiện dựa vào hội nghị truyền hình. Kiểm tra chính sách bảo mật là điều bắt  buộc và bạn thực sự không nên tiếp tục sử dụng một giải pháp mà không làm như vậy. Tuy nhiên, việc sắp xếp các kế hoạch dự phòng là một việc làm điên cuồng đối với nhiều doanh nghiệp và việc xem xét các chính sách bảo mật của các công cụ hội nghị truyền hình có thể đã bị bỏ qua. Điều này có thể gây ra các vấn đề nghiêm trọng nếu bạn cho rằng một công cụ lưu trữ dữ liệu của bạn theo một cách, nhưng nó không đáp ứng các yêu cầu về bảo mật hoặc kỳ vọng trên thực tế. Như FTC khuyên, hãy luôn kiểm tra loại dữ liệu mà phần mềm hội nghị thu thập, chính sách của nó về việc sử dụng dữ liệu của bạn và liệu nó có chia sẻ thông tin với bất kỳ bên thứ ba nào hay không. Đọc về lời hứa của Cisco với khách hàng của chúng tôi về bảo mật trong một thế giới cộng tác mở.

4) Tập trung vào mã hóa

Chọn giải pháp hội nghị truyền hình với mã hóa đầu cuối là cách thực sự duy nhất để đảm bảo an ninh cho các cuộc gọi và cuộc họp kinh doanh của bạn. Mã hóa không chỉ là một lợi thế đối với một số doanh nghiệp mà còn được yêu cầu đối với những người khác trong các ngành được quản lý cụ thể như luật, tài chính và chăm sóc sức khỏe. Hầu hết các giải pháp cấp người tiêu dùng đều thiếu trong bộ phận này và những gì mã hóa mà họ cung cấp khác xa với khả năng bảo vệ đầu cuối mạnh mẽ mà doanh nghiệp của bạn cần. Một công cụ cung cấp các tính năng như mã hóa mật khẩu, băm SHA-2 và Bản ghi dựa trên mạng là lựa chọn tốt nhất của bạn cho các cuộc họp an toàn.

Cách mã hóa đầu cuối cuộc họp trên webex

Sau khi các loại phiên mã hóa đầu cuối đã được bật trên trang web Webex của bạn, bạn phải đặt loại phiên mã hóa đầu cuối làm mặc định cho người dùng mới, sau đó bật các loại phiên cho người dùng hiện tại, tùy thuộc vào việc bạn quản lý hay không. Bạn phải bật thiết bị video cho cả trang Webex và người dùng của mình để mã hóa đầu cuối hoạt động.

Bước 1: Từ giao diện khách hàng trong https://admin.webex.com , hãy chuyển đến Services và trong Meeting , chọn Sites

Bước 2: Chọn trang Webex mà bạn muốn thay đổi cài đặt, sau đó chọn Configure Site.

Bước 3: Trong Common Settings , chọn Session Types .

Bước 4: Tìm các loại phiên có sẵn cho kế hoạch của bạn, chọn hộp kiểm Default for New Users, sau đó chọn Update..

• Pro-End to End Encryption_VOIPonly —Webex Starter, Plus, Business và Enterprise các kế hoạch cho Cuộc họp Webex.
• Pro 3 Free-End to End Encryption_VOIPonly — Gói miễn phí của Webex.
• SC-End to End Encryption_VOIPonly — Gói hỗ trợ của Webex Enterprise cho Webex.

Bước 5: theo tùy chọn, bạn có thể tùy chỉnh loại phiên để thêm hoặc xóa chức năng hoạt động với mã hóa đầu cuối.:

Bước 6: Để đảm bảo rằng các loại phiên này được bật cho những người dùng cụ thể:

• Đi tới Users và chọn người dùng.

• Trong bảng điều khiển mở ra ở bên phải, trong phần Services , hãy chọn Meeting.

• Trong Webex Meeting Sites , chọn trang Webex và đảm bảo rằng các hộp kiểm Pro 3 Free-End to End Encryption_VOIPonly , Pro-End to End Encryption_VOIPonly hoặc Webex Support SC-End to End Encryption_VOIPonly được chọn, sau đó chọn Save .

Lưu ý: Để bật các loại phiên này cho nhiều người dùng, hãy xem Nhập và xuất tệp CSV của Cisco Webex Meetings trong Trung tâm điều khiển Webex của Cisco .

Bước 7: Để làm cho các loại phiên này là bắt buộc, hãy bỏ chọn hộp kiểm cho tất cả các loại phiên khác. Khi người dùng lên lịch cuộc họp của họ, chỉ những loại phiên bạn đã bật mới có sẵn.

Nếu bạn đang Tìm kiếm một giải pháp hội nghị truyền hình kiểm tra tất cả các hộp bảo mật và quyền riêng tư để đảm bảo các cuộc họp của bạn diễn ra riêng tư và hiệu quả? Cisco Webex là sự lựa chọn hàng đầu trcho bạn. Chúng tôi đặt bảo mật và quyền riêng tư lên hàng đầu và với Webex, bạn không cần phải lo lắng về việc hy sinh tính dễ sử dụng hoặc trải nghiệm người dùng cho các biện pháp kiểm soát bảo mật.

 Để mua bản quyền cho tài khoản webex meeting của bạn vui lòng liên hệ ngay đến số điện thoại 028.7300.0246 để được tư vấn và hỗ trợ.

Xem thêm: Mua license webex meeting với giá ưu đãi cho doanh nghiệp

THÔNG TIN LIÊN HỆ

CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ DU HƯNG

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà nội

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Phone：028-7300-0246

Email: [email protected]