15 tính năng nổi bật của hệ thống tổng đài VoIP

Hệ thống tổng đài IP đã được sử dụng rộng rãi trong hầu hết các doanh nghiệp hiện nay với nhiều tính năng nổi bật so với các hệ thống tổng đài cũ. Hệ thống VoIP chính là công cụ hỗ trợ không thể thiếu nhằm đưa doanh nghiệp phát triển cùng thị trường và nổi bật trong những mối quan hệ cạnh tranh với mức chi phí thấp.  VoIP có rất nhiều tính năng hiện đại nhưng không phải tất cả số đó đều cần cho sự phát triển của doanh nghiệp bạn. Vậy đâu là những tính năng hữu ích nhất cho doanh nghiệp được tìm thấy ở hệ thống VoIP. Cùng Du Hưng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Chuyển tiếp cuộc gọi

Chuyển tiếp cuộc gọi nhằm giải quyết các mối quan tâm của khách hàng nhanh chóng, đúng bộ phận. Hệ thống VoIP cho phép người dùng định tuyến từ điện thoại văn phòng đến điện thoại di động hoặc các thiết bị đã được cài đặt phần mềm. Tính năng này giúp người dùng linh hoạt trong việc xử lý công việc, tiếp nhận cuộc gọi ở bất kì đâu, bất kỳ thời điểm nào.

2. Quản lý cuộc gọi nâng cao

Một hệ thống thoại chất lượng chắc chắn cần đến một cơ chế quản lý thông minh. Tuy nhiên bạn sẽ thực sự bất ngờ với tính năng quản lý cuộc gọi nâng cao của hệ thống tổng đài VoIP. Quản lý cuộc gọi nâng cao giúp bạn có thể ưu tiên, giữ, định tuyến hoặc chặn các cuộc gọi đến. Tính năng này hỗ trợ các hoạt động trao đổi của bạn và giảm sự thất vọng của khách hàng. và là bước đệm vững chắc giúp doanh nghiệp trở nên chuyên nghiệp.

3. Định tuyến cuộc gọi

Với tính năng định tuyến cuộc gọi nâng cao, Doanh nghiệp của bạn sẽ hệ thống hóa định hướng các cuộc gọi đến. Bạn có thể định tuyến một cuộc gọi đến theo loại khách hàng, mục đích, hiệu suất của Agents, sự sẵn sàng của nhân viên…

4. Ghi âm cuộc gọi

VoIP có thể ghi âm mọi cuộc điện thoại trên hệ thống. Có khả năng hiển thị đầy đủ các cuộc gọi của bạn có thể cải thiện dịch vụ khách hàng và hiệu suất kinh doanh.

5. Sự hiện diện cuộc gọi (Call Presence)

Nếu như cuộc gọi được chuyển tiếp qua quá nhiều bộ phận hay nhiều đầu máy sẽ khiến khách hàng cảm thấy khó chịu. Với hệ thống tổng đài VoIP bạn hoàn toàn không cần lo lắng vì điều đó bởi mô hình này có khả năng hiển thị về trạng thái của cả hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Bạn chỉ cần nhìn thoáng qua cũng có thể thấy được máy nào đang bận và máy nào có thể nhận cuộc gọi chuyển tiếp từ bạn.

6. Từ chối cuộc gọi ẩn danh

Không phải tất cả các cuộc gọi đều thực sự cần thiết. Bạn không muốn các cuộc gọi quấy rối khiến nhóm của bạn không giúp được những khách hàng thực sự có nhu cầu thực sự. Tính năng này ngăn các cuộc gọi từ ID người gọi ẩn danh hoặc bị chặn gọi đến Doanh nghiệp của bạn.

7. Conference Bridge

Conference Bridge là tính năng cho phép bạn thêm nhiều hơn 3 người vào 1 cuộc gọi. Trong số những thứ khác, tính năng này cho phép các cuộc trò chuyện nhiều bên, thúc đẩy làm việc theo nhóm và tăng cường hợp tác. Sử dụng nó để tổ chức các cuộc họp từ xa với hàng chục người tham gia ở các địa điểm khác nhau.

8. Ứng dụng di động

Một lợi thế giúp VoIP nổi bật hơn chính là được quản lý, điều khiển chủ yếu là phần mềm. Bạn hoàn toàn có thể tương tác bằng hệ thống điện thoại thông minh của mình khi cài đặt ứng dụng VoIP về máy. Không cần tới văn phòng hay vác theo chiếc điện thoại bàn, bạn hoàn toàn có thể trao đổi thông tin với các nhóm, đối tác và khách hàng ở bất cứ đâu, bất kì thời điểm nào với điều kiện thiết bị của bạn được kết nối Internet.

9. Xếp hàng cuộc gọi (Call Queueing)

Tính năng này rất quan trọng đối với các Doanh nghiệp nhận được khối lượng cuộc gọi lớn. Đối với những doanh nghiệp lớn hoặc doanh nghiệp có bộ phận chăm sóc khách hàng là chủ yếu thì đây chính là tính năng không thể thiếu. Hệ thống sẽ giúp bạn tự động hóa việc phân phối các cuộc gọi đến cho từng nhóm nhân viên, phòng ban. Từ đó có thể cẩn thận xử lý từng cuộc gọi mà không để lỡ bất cứ cuộc gọi nào.

10. Phản hồi giọng nói tương tác (IVR)

Với Phản hồi bằng giọng nói tương tác (IVR), người gọi tương tác với menu thoại của Doanh nghiệp. Người gọi chọn các tùy chọn bằng cách nhấn các chữ số trên điện thoại của họ hoặc nói bằng lời nói để giải quyết mối quan tâm của họ.

11. Chuyển đổi đầu số

Thay đổi số điện thoại tổng đài chăm sóc khách hàng là điều không nên với những doanh nghiệp đã hoạt động lớn mạnh và nhiều khách hàng quen đã kết nối tổng đài. Một số doanh nghiệp lo ngại điều này và vẫn cố thủ dùng hệ thống cũ bởi muốn giữ số. Tuy nhiên hệ thống VoIP hoàn toàn cho phép doanh nghiệp chuyển đổi đầu số hoặc giữ lại hiện tại và chuyển vào hệ thống VoIP. Thao tác chuyển đầu số cũng được thực hiện khá nhanh và đơn giản. Không làm mất đi thương hiệu hay tốn chi phí để quảng cáo, thông báo về việc này.

12. Trung kế SIP (SIP Trunking)

Trung kế SIP quy định kết nối qua IP giữa hệ thống điện thoại tại chỗ và mạng điện thoại chuyển mạch công cộng. Tính năng này là cần thiết nếu như bạn vẫn muốn giữ hệ thống cũ và phát triển mô hình tổng đài ảo mới.

13. Thư thoại tới Email

Hệ thống VoIP không cho phép bạn bỏ qua bất cứ thư thoại nào từ khách hàng. Toàn bộ hộp thư thoại sẽ được lưu trữ và giám sát thông qua tính năng chuyển thư thoại đến Email. Điều này giống như 1 lần nhắc nhở nhân viên “ Hãy xử lý vấn đề này”. Có tính năng này bạn sẽ không bỏ lỡ bất cứ yêu cầu nào từ phía khách hàng và giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh hơn.

14.Thư thoại

Đối với các tình huống khi bạn không thể nhận cuộc gọi, hãy luôn cung cấp cho người gọi tùy chọn để lại thư thoại.

Điều này làm cho người gọi cảm thấy rằng họ đã không lãng phí thời gian của họ để gọi cho bạn. Thư thoại cơ bản cho phép người gọi để lại một tin nhắn âm thanh ngắn. Sau đó, hệ thống sẽ thông báo cho các Agents khi có tin nhắn mới.

15. DND (Không làm phiền)

Không làm phiền tắt chuông điện thoại của bạn và chuyển hướng khách hàng đến thư thoại hoặc đường dây bận. Bạn có thể thiết lập nó theo bất kỳ cách nào bạn muốn.

Trên đây là 15 tính năng nổi bật của hệ thống tổng đài VoIP. Với việc phát triển mạnh mẽ của công nghệ, chắn chắn sẽ có thêm nhiều các tính năng mới được cập nhật nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của doanh nghiệp. Nếu bạn đang có nhu cầu sở hữu một giải pháp tổng đài IP cho doanh nghiệp mình thì hãy liên hệ ngay đến Du Hưng theo Hotline  0937550075.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

TP.HCM: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM

HÀ NỘI: 21A3, 67/61 Phùng Khoang, P.Trung Văn, Q,Nam Từ Liêm, Hà Nội

Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn

Phone：028-7300-0246

Zalo Official Acount: https://zalo.me/2773725485182598523

Email: [email protected]