10 mẹo để thiết lập phòng họp trực tuyến tại nhà hiệu quả

Hội nghị truyền hình được xem là giải pháp cứu cánh giành cho các doanh nghiệp trong khoảng thời gian dịch bệnh này. Nhờ có hội nghị truyền hình mà các doanh nghiệp có thể triển khai làm việc tại nhà giúp duy trì công việc kinh doanh của mình. Tuy nhiên, có lẽ vì chưa từng triển khai làm việc tại nhà nên nhiều người vẫn còn khá lúng túng khi thiết lập phòng họp trực tuyến tại nhà. Dưới đây chúng tôi xin giới thiệu đến các bạn 10 mẹo để thiết lập phòng họp trực tuyến tại nhà để có được buổi họp trực tuyến tại nhà hiệu quả nhất.

10 mẹo để thiết lập phòng họp trực tuyến tại nhà hiệu quả

1- Trang bị thêm các thiết bị công nghệ hỗ trợ

Để hình ảnh và âm thanh trong cuộc họp có được chất lượng tốt nhất, bạn cần phải trang bị thêm các thiết bị công nghệ hỗ trợ bởi webcam và micro của laptop thường cho hình ảnh và âm thanh chất lượng rất kém không thể nào đáp ứng đủ cho nhu cầu hội họp nhất là đối với các cuộc họp quan trọng như hội họp với đối tác, khách hàng,.. Bạn có thể trang bị tai nghe, loa tích hợp mic để hỗ trợ âm thanh, trang bị một chiếc webcam/ camera để hỗ trợ hình ảnh.

Để tiết kiệm bạn có thể trang bị ngay cho mình một chiếc webcam có tích hợp micro để hỗ trợ cho cả hình ảnh và âm thanh cho phòng họp của mình. Hơn nữa, những chiếc webcam được bán trên thị trường có giá khá mềm. Chiếc webcam Yealink UVC20 hiện đang có giá chưa tới 2 triệu đồng nhưng chất lượng nó đem lại thì cực kì tốt. Chiếc webcam này hẳn là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn khi làm việc tại nhà.

>>Xem thông tin chi tiết và mua ngay tại đây:  Webcam họp trực tuyến Yealink UVC20

2- Kiểm tra và thiết lập ánh sáng:

Chất lượng hình ảnh hiển thị trong cuộc họp ảnh hưởng khá nhiều từ vị trí đặt nguồn sáng. Một trong những sai lầm phổ biến đó là chọn nguồn sáng ở phía sau vì khi đó bạn chỉ là một hình bóng làm hình ảnh tối và mờ nhòe không rõ ràng. Bạn cũng không nên đặt nguồn sáng ở một bên vì bên còn lại sẽ bị tối làm gương mặt bạn không rõ ràng. Vị trí tốt nhất cho nguồn sáng là trước mặt bạn để có thể nhìn thấy rõ khuôn mặt của bạn. Bạn có thể chọn nguồn sáng là cửa sổ hoặc đèn chiếu sáng miễn là bạn ngồi đối diện với nguồn sáng là được.

3-  Kiểm tra âm thanh thiết bị

Trong một cuộc họp video, bạn không chỉ muốn được nhìn thấy; bạn cũng muốn được nghe rõ ràng. Nếu bạn đang ở trong một căn phòng yên tĩnh, bạn có thể sử dụng micrô trên máy tính xách tay của mình. Nếu không, bạn nên sử dụng micrô gần khuôn mặt hơn. Một cặp tai nghe hoặc loa tích hợp micro sẽ là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn, đặc biệt nếu chúng cho phép bạn nói chuyện ở mức độ đàm thoại bình thường.

Xem thêm: 4 Mẫu loa hội nghị giá rẻ dùng cho laptop tốt nhất tại TP HCM

4- Không quá gần và không quá xa webcam

Hãy nhớ rằng, bạn là tâm điểm của cuộc trò chuyện – những người ở đầu dây bên kia muốn nhìn rõ bạn để họ cảm thấy rằng họ đang nói chuyện trực tiếp với bạn. Định vị sao cho bạn có thể được nhìn thấy từ vai đến đầu hoặc từ thắt lưng đến đầu. Khi quá gần sẽ không cho hình ảnh không được hiển thị nhiều. Nếu quá xa có thể làm cho khuôn mặt của bạn quá khó nhìn. Một vị trí vừa phải không quá gần cũng không quá xa sẽ là sự lựa chọn tốt nhất dành cho bạn.

5- Giữ máy ảnh ngang tầm mắt của bạn

Trong giao tiếp đặc biệt là trong kinh doanh việc kết nối qua ánh mắt cũng khá quan trọng. Để có được điều đó bạn cần phải đặt webcam ngang tầm mắt của mình. Một mẹo được những người thường xuyên sử dụng máy ảnh là hãy nhìn vào máy ảnh khi bạn đang nói chuyện. Mặc dù điều đó có vẻ phản trực giác – bản năng của chúng ta là xem màn hình máy tính – bằng cách nhìn vào máy ảnh, bạn dường như đang bắt gặp ánh mắt của người đang nói chuyện. Nhưng nếu điều đó khiến bạn cảm thấy mất tự chủ, thì chỉ cần đặt màn hình và camera ngang tầm mắt là đủ.

6- Giữ cho môi trường xung quanh bạn đơn giản nhất có thể

Bạn nên cố gắng giữ cho môi trường xung quanh bạn được ít lộn xộn nhất có thể. Không phải là không có gì xung quanh nhưng cũng không nên đặt một đống đồ vật lên bàn làm việc. Background phía sau càng ít phức tạp càng tốt bởi nếu có ai đó nhìn qua background thấy những bức ảnh gia đình và tự hỏi bạn đã đi nghỉ ở đâu vào năm ngoái, điều đó có thể khiến cuộc thảo luận bị phân tâm.

7- Đừng lo lắng về việc trang điểm.

Đúng vậy, các phát thanh viên chuyên nghiệp trang điểm để họ trông đẹp hơn dưới ánh đèn rực rỡ, nhưng điều đó không áp dụng cho các cuộc họp video hàng ngày. Nếu bạn thường trang điểm, tốt. Nếu không, đừng lo lắng về nó.

8- Hầu hết các kiểu quần áo đều ổn

Tuy nhiên, có một số điều cần lưu ý một số vấn đề sau: tránh họa tiết sọc bởi có thể tạo ra các họa tiết kỳ quái gây mất tập trung trên máy ảnh. Ngoài ra, cố gắng không mặc quần áo màu trắng sáng hoặc màu đen đậm, vì nhiều webcam có cài đặt phơi sáng tự động và sẽ điều chỉnh theo những màu đó. Kết quả là, mặc một chiếc áo sơ mi trắng sáng có thể ” chặn đứng ” tiêu điểm của mọi thứ xung quanh, khiến hình ảnh trông tối và kém rõ ràng hơn, trong khi áo sơ mi đen có thể làm cho môi trường xung quanh trở nên quá sáng. Tốt nhất là bạn nên mặc những màu sắc trung tính hơn.

9- Chọn một chiếc ghế thoải mái

Bạn sẽ phải ngồi làm việc trong nhiều giờ đồng hồ do đó nên chọn cho mình một chiếc ghế đủ thoải mái để bạn có thể ngồi và trò chuyện trao đổi công việc với mọi người một cách thoải mái mà không phải loay hoay hay khó chịu.

10- Hãy chuẩn bị sẵn sàng và thử trước nếu cần

Nếu bạn chưa quen với cuộc họp video, thì hãy thực hành trước. Thiết lập ánh sáng và âm thanh của bạn và khi bạn hài lòng với nó, hãy gọi cho một người bạn và tìm hiểu mọi thứ trông như thế nào từ đầu bên kia. Sẽ tốt hơn nhiều nếu một người bạn phàn nàn về chất lượng âm thanh kém hơn là những khách hàng quan trọng đó. Bạn có dự đoán sẽ thực hiện nhiều cuộc họp video không? Tập hợp một “bộ video” có thể sẵn sàng sau một hoặc hai phút.

Bây giờ, nếu bạn nhận được cuộc gọi đột ngột từ đồng nghiệp cho một cuộc họp khẩn cấp trên Zoom, bạn không cần phải suy nghĩ về việc thiết lập của mình có hoạt động hay không – chỉ cần bật máy ảnh, đeo tai nghe, bật đèn bàn và treo Biển báo “Không làm phiền” trên cửa văn phòng của bạn. Cuối cùng, nếu kết nối Wi-Fi trong văn phòng của bạn chậm hoặc thỉnh thoảng bị giật,  bạn nên sử dụng kết nối internet bằng cáp khi có thể.

Trên đây là một vài những lưu ý dành cho bạn để có thể thiết lập phòng họp tại nhà được hiệu quả. Nếu bạn có bất kì thắc mắc gì hay liên hệ ngay đến chúng tôi theo sđt 028.7300.246 để được bộ phận sales của chúng tôi tư vấn và hỗ trợ.

THÔNG TIN LIÊN HỆ

Add: 215/56 Đường Nguyễn Xí, P.13, Q.Bình Thạnh, HCM
Phone：028-7300-0246
Hotline/Zalo: 0937 550 075 – Mr. Ẩn
Email: [email protected]

CHI NHÁNH HÀ NỘI

Add: 170 Đường Trần Duy Hưng, P.Trung Hòa, Q.Cầu Giấy, Hà nội
Hotline/Zalo: 0909 955 709 – Ms. Hồng
Email: [email protected]