Làm thế nào để có thể duy trì hệ thống voip hoạt động hiệu quả?

Là doanh nghiệp, bạn phải giám sát nhiều khía cạnh — từ hoạt động hàng ngày và tình trạng hệ thống, đến thiết bị của công ty. Một khía cạnh của công ty mà bạn có thể bỏ qua là hệ thống điện thoại voip của bạn. Duy trì hệ thống điện thoại của bạn là rất quan trọng và có thể giúp bảo vệ an ninh của công ty bạn đồng thời ngăn chặn việc sửa chữa tốn kém hoặc thời gian ngừng hoạt động kéo dài của điện thoại trong tương lai. Hệ thống voip rất quan trọng, sau đây là những giải pháp giúp duy trì hệ thống hoạt động hiệu quả hơn. 

Xây dựng giao thức bảo mật

Nếu công ty của bạn quản lý thông tin cá nhân cần mức độ bảo mật cao hơn, bạn sẽ cần thực hiện các quy trình bảo mật của công ty. Tùy thuộc vào nhu cầu của công ty bạn, bạn có thể cần các tính năng như thư thoại được bảo vệ bằng mật khẩu và đường dây điện thoại được mã hóa dữ liệu.

Các biện pháp giao thức bảo mật giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn không bị gián đoạn khi hệ thống điện thoại bị xâm nhập. Chúng cũng bảo vệ doanh nghiệp của bạn và khách hàng của bạn chống lại sự truy cập trái phép vào thông tin liên lạc — như liên quan đến việc nghe trộm hoặc ghi âm bất hợp pháp. Điều này cũng rất quan trọng đối với các tổ chức như công ty luật, văn phòng liên bang và cơ sở chăm sóc sức khỏe, những tổ chức có yêu cầu tuân thủ nghiêm ngặt hơn.

Tất cả các quy trình bảo mật này đều có thể được đề cập và nêu trong các giao thức đào tạo và sử dụng của bạn. Điều quan trọng là phải thường xuyên xem xét những điều này với nhân viên của bạn.

Lên lịch bảo trì định kỳ với nhà cung cấp hệ thống voip

Để duy trì hệ thống điện thoại VoIP của bạn qua từng năm, doanh nghiệp nên lên lịch bảo trì định kỳ. Đây cũng là cơ hội để bạn thảo luận về việc bảo mật và kinh nghiệm của nhân viên với nhà cung cấp hệ thống điện thoại của bạn. Bạn sẽ có thể đưa ra bất kỳ sự cố hoạt động nào với hệ thống điện thoại của mình, bao gồm:

• Thêm đường dây mới
• Nâng cấp hệ thống
• Thay thế những bộ phận bị lỗi
• Lập trình chương trình tiết kiệm ngoài khung giờ hành chính
• Đào tạo về tính năng và những cập nhật mới.
• Khắc phục những sự cố khi hệ thống mạng kết nối kém hoặc cuộc gọi bị gián đoạn

Giữ hệ thống hoạt động ổn đinh khi kết nối mạng thay đổi

Vì hệ thống điện thoại VoIP phải luôn sẵn sàng để đảm bảo doanh nghiệp của bạn tiếp tục hoạt động trơn tru, hãy lưu ý hệ thống điện thoại của bạn khi có bất kỳ thay đổi mạng nào. Đa phần hệ thống điện thoại của bạn sử dụng hết trung tâm dữ liệu, vì vậy các thay đổi về mạng có thể gây ra thời gian ngừng hoạt động ngoài kế hoạch.

Nếu bạn biết trung tâm dữ liệu hoặc mạng của mình cần nâng cấp hoặc sửa chữa, hãy thông báo cho kỹ thuật viên về tình trạng hệ thống của bạn rằng hệ thống kịp thời hoặc lên lịch bảo trì trong khoảng thời gian mà ít khách hàng sẽ gọi đến hoặc chờ cuộc gọi.

Backup hệ thống trước khi nâng cấp hoặc sửa chữa

Trong khi làm việc với một công ty cung cấp hệ thống điện thoại chuyên nghiệp, bạn nên ngăn chặn bất kỳ sự cố chính nào xảy ra trong quá trình nâng cấp hoặc dịch vụ sửa chữa, tốt nhất bạn nên sao backup hệ thống của mình trước đó.

Sự cố liên lạc có thể xảy ra trong quá trình nâng cấp hoặc sửa chữa, vì vậy trước bất kỳ cuộc họp bảo trì định kỳ hoặc nâng cấp thường xuyên theo lịch trình, hãy chuẩn bị sẵn phiên bản dự phòng để đảm bảo rằng cấu hình hệ thống của bạn có thể hoạt động trở lại để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển.